Если таблицы неодинаковые или в разных файлах
Если исходные таблицы не абсолютно идентичны, т.е. имеют разное количество строк, столбцов или повторяющиеся данные или находятся в разных файлах, то суммирование при помощи обычных формул придется делать для каждой ячейки персонально, что ужасно трудоемко. Лучше воспользоваться принципиально другим инструментом.
Рассмотрим следующий пример. Имеем три разных файла (Иван.xlsx, Рита.xlsx и Федор.xlsx) с тремя таблицами:
Хорошо заметно, что таблицы не одинаковы – у них различные размеры и смысловая начинка. Тем не менее их можно собрать в единый отчет меньше, чем за минуту. Единственным условием успешного объединения (консолидации) таблиц в подобном случае является совпадение заголовков столбцов и строк. Именно по первой строке и левому столбцу каждой таблицы Excel будет искать совпадения и суммировать наши данные.
Для того, чтобы выполнить такую консолидацию:
- Заранее откройте исходные файлы
- Создайте новую пустую книгу (Ctrl + N)
- Установите в нее активную ячейку и выберите на вкладке (в меню) Данные – Консолидация (Data – Consolidate). Откроется соответствующее окно:
- Установите курсор в строку Ссылка (Reference) и, переключившись в файл Иван.xlsx, выделите таблицу с данными (вместе с шапкой). Затем нажмите кнопку Добавить (Add) в окне консолидации, чтобы добавить выделенный диапазон в список объединяемых диапазонов.
- Повторите эти же действия для файлов Риты и Федора. В итоге в списке должны оказаться все три диапазона:
Обратите внимание, что в данном случае Excel запоминает, фактически, положение файла на диске, прописывая для каждого из них полный путь (диск-папка-файл-лист-адреса ячеек). Чтобы суммирование происходило с учетом заголовков столбцов и строк необходимо включить оба флажка Использовать в качестве имен(Use labels)
Флаг Создавать связи с исходными данными (Create links to source data) позволит в будущем (при изменении данных в исходных файлах) производить пересчет консолидированного отчета автоматически.
После нажатия на ОК видим результат нашей работы:
Наши файлы просуммировались по совпадениям названий из крайнего левого столбца и верхней строки выделенных областей в каждом файле. Причем, если развернуть группы (значками плюс слева от таблицы), то можно увидеть из какого именно файла какие данные попали в отчет и ссылки на исходные файлы:
Способ 3: Создание таблицы в Word
Этот метод не совсем относится к рассматриваемой сегодня задаче, но может пригодиться в некоторых случаях. На вкладке «Вставка» вы видите меню «Таблица», из которого можно сформировать таблицу на определенное количество ячеек, вставить ее по заданным параметрам, использовать шаблоны или выбрать тип «Таблица Excel». В последнем случае произойдет такая же вставка, о которой я рассказал в завершении предыдущего метода. Используйте любой из предложенных вариантов, когда понадобится оформить таблицу в простом текстовом документе.
Единственная проблема, которая может возникнуть при переносе таблицы из Эксель, – некорректное отображение данных в случае их большого количества, то есть когда таблица широкая, о чем я уже писал в начале статьи. Если ситуацию не получится решить форматированием, попробуйте разбить таблицу на две или более части, после чего последовательно вставьте на лист в Ворде.
Связывание источника данных в слиянии
Чтоб связать приготовленную электрическую таблицу Excel с документом Word:
Нажми на Mailings табуляция из лента.
Изберите Начать слияние писем для доступа к падать.
Так как мы будем писать наши данные в письмо для этого примера, мы выберем Письмо вариант из падать.
Изберите Изберите получателей для доступа к падать.
Мы желаем импортировать наши данные из сохраненного листа Excel, потому изберите Применять имеющийся перечень … вариант.
В диалоговом окне, отыскать и избрать файл Excel.
Нажмите Отлично продолжать.
От Изберите таблицу диалоговое окно, изберите лист с вашей таблицей, и нажмите Отлично клавиша.
Если в Excel есть заглавия столбцов, 1-ая строчка данных содержит заглавия столбцов функция отмечена.
НажмитеОтлично.
Сейчас, когда источник данных связан с главным документом, вы сможете начать вводить текст либо редактировать документ Word. Но вы не сможете внести конфигурации в собственный источник данных в Excel. Если для вас нужно внести конфигурации в данные, вы должны закрыть документ в Word, до этого чем вы можете открыть источник данных в Excel.
Как скачать и протестировать программу
Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу
Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус
Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов
Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 5 дней бесплатного использования , в течение которых вы можете протестировать работу программы.
Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе
Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию
Лицензия (для постоянного использования) стоит 1600 рублей .
В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома). Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 500 рублей за каждый дополнительный компьютер.
747362 просмотра
Слияние документов Word и Excel
Слияние документов Word и Excel
Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.
Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.
Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.
Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.
Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.
Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!
У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.
- создадим пустой документ;
- перейдём на вкладку «Рассылки»;
- в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
- выбираем пункт «Обычный документ Word».
Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».
Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».
В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».
Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.
Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».
Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.
Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.
Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».
Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.
Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».
Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».
Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.
Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA.
Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.
Как объект Excel
Таблицу еще можно вставить и другим способом – с помощью опции «специальная вставка». Как и в предыдущем пункте, копируем область в Excel, затем переходим в Word, где в разделе меню «Главная» кликаем иконку «Вставить» и выбираем пункт «Специальная вставка».
В появившемся меню выбираем объект «Лист Microsoft Excel», жмем «ОК».
Таблица вставлена в Word. Однако теперь если ее два раза щелкнуть мышкой, она откроется как встроенный объект Excel, и ее теперь можно будет редактировать как обычную таблицу в Excel.
С сохранением связи с исходным *.xlsx-файлом
Есть вариант вставки таблицы таким образом, чтобы оставалась связь с исходной таблицей. То есть, при изменении таблицы в Excel, она автоматически изменится и в документе Word. Чтобы это сделать, снова копируем нашу таблицу в Excel и, как в предыдущем пункте, выбираем в меню Word пункт «Специальная вставка».
Переключаемся на кнопку «Связать» и снова выбираем «Лист Microsoft Excel», жмем «ОК».
Теперь мы можем изменять данные непосредственно в Excel, и изменения будут автоматически отображаться в Word. Двойной клик мышкой по таблице автоматически запустит Excel с открытой в нем связанной таблицей.
В контекстном меню вставленной таблицы теперь добавился новый пункт «Обновить связь». Щелкнув его, мы обновим таблицу до последней ее сохраненной версии в связанном *.xlsx файле на диске.
Помните – при удалении или переименовании исходного *.xlsx-файла связь теряется, и данные в Word будут отображаться некорректно.
Многие пользователи Microsoft Office используют в повседневной работе таблицы. При этом некоторые в процессе составления определенных документов предпочитают не открывать сразу несколько программ, а сразу делать таблицы непосредственно в программе Word. Однако после того, как потребуется использование каких-либо дополнительных функций, доступных только в программе Excel, могут возникнуть некоторые сложности, так как не все умеют правильно переносить таблицы между этими утилитами.
Если нужно переместить информацию из таблицы в программе Microsoft Word в Excel, вовсе не обязательно полностью переписывать эти данные повторно, а просто перекопировать нужную информацию. В процессе копирования данных информация, которая хранится в каждой отдельной ячейке, будет размещаться в отдельной ячейке и в программе Excel, после чего вы сможете осуществлять уже дополнительное форматирование и внесение каких-либо корректировок.
При этом сразу стоит сказать о том, что после вставки данных иногда нужно провести в них небольшую чистку для того, чтобы получить возможность использования специальных функций исчисления в программе Excel. Таким образом, к примеру, ячейки могут хранить в себе ненужные пробелы, числа могут вставляться в виде текста вместо числовых значений, которые могут быть использованы в процессе выполнения определенных вычислений, или же даты могут некорректно отображаться.
Как перенести отдельные значения из Excel в Word?
Для автозаполнения документов Word данными из Excel можно использовать готовые решения (надстройки) как для Word, так и для Excel. Эти решения позволяют автоматически генерировать документы Word на основе данных, содержащихся на листе рабочей книги Excel. В этих решениях предусмотрена возможность пакетного заполнения документов (для случаев, когда на основе одного набора исходных данных нужно заполнять несколько различных документов, например, договор, доп. соглашение, доверенность и так далее).
Надстройка для Excel
Обе надстройки имеют примерно одинаковый функциал и различаются незначительно.
Популярный табличный процессор Excel – это лишь одно из нескольких приложений, входящих в состав офисного пакета Microsoft Office. Все его компоненты тесно связаны между собой и имеют ряд общих функций, возможностей. Так, текстовый редактор Word тоже позволяет работать с таблицами, создавать их с нуля и редактировать. Но иногда возникает задача переноса элементов данного типа из одной программы в другую. О том, как это делается, мы расскажем сегодня.
Как выборочно перенести данные из Excel в Word (автоматически)?
В отдельных случаях, когда возникает необходимость заполнить отдельные строки/столбцы таблицы в документе Word данными из Excel, от исполнения многократного действия «Скопировать/Вставить» поможет уйти надстройка для Word по автоматическому заполнению таблиц Word данными из Excel.
Например, при заполнении спецификаций к проектной документации, необходимо выборочно перенести информацию из базы данных рабочей книги Excel в документ Word. При этом нужно перенести не всю таблицу Excel, а только некоторые её строки, при том, что они не расположены в одном диапазоне, который можно было бы скопировать и вставить за одно действие. Надстройка позволяет автоматизировать процесс выборочного переноса данных из таблицы Excel в таблицу Word.
После выбора книги Excel (базы данных) и рабочего листа, содержащего данные для переноса в таблицу документа Word, в диалоговом окне отображаются значения ячеек из первых двух столбцов листа базы данных. Количество отображаемых столбцов пользователь может регулировать самостоятельно, изменяя номера первого и последнего столбца. В зависимости от этого изменяется и содержимое диалогового окна. Первая строка рабочего листа файла базы данных служит заголовками для столбцов в диалоговом окне. Для того, чтобы перенести данные из диалогового окна, необходимо выделить нужные строки, используя левую кнопку мыши и клавиши Ctrl и/или Shift на клавиатуре.
После пуска программы значения всех выделенных в диалоговом окне строк переносятся в ячейки таблицы документа Word, начиная с той ячейки, в которой находится курсор мыши. Надстройка дает возможность выборочного заполнения таблиц в редакторе Word данными из Excel. Примером использования этой надстройки может служить заполнение спецификаций оборудования и материалов к проектной документации, когда для заполнения документов по разделам необходимо выборочно перенести данные из баз данных, созданных на базе рабочих книг Excel в таблицу документа Word.
Для пользователей, использующих широкоформатные мониторы, предусмотрена возможность изменения размеров диалогового окна под ширину окна приложения Word.
Как объединить листы Excel с различным порядком столбцов.
Когда вы имеете дело с файлами, созданными разными пользователями, порядок столбцов в них часто отличается. Как же их объединить? Будете ли вы копировать вручную или перемещать столбцы, чтобы упорядочить их в каждой книге? Это совсем не выход.
Используем инструмент объединения листов Combine Sheets.
Запускаем надстройку через меню Ablebits Data – Combine Sheets.
Выбираем и отмечаем галочками те листы, данные с которых мы хотим объединить. Затем программа анализирует их и предлагает нам список найденных столбцов с указанием того, сколько раз столбец с подобным названием был обнаружен.
Вы должны указать те столбцы, данные из которых вы хотели бы объединить. Можете выбрать их все, можете – только самые важные.
Затем определяем, как нужно вставить собранные данные: целиком с формулами или только значения, либо сформировать ссылки на источники, чтобы обеспечить постоянное обновление и актуальность информации в случае внесения изменений в исходные таблицы.
Также можно указать, что необходимо сохранить исходное форматирование, если оно уникально в каждой таблице. Так вам, кстати, будет проще определить, откуда появились сведения в общем массиве, какая таблица является их источником.
И данные будут идеально скомпонованы по заголовкам столбцов:
Мы получили своего рода сводную таблицу с необходимой информацией.
Как скопировать несколько листов Excel в один.
Как мы уже убедились, встроенная функция консолидации умеет суммировать данные из разных листов, но не может объединять их путем копирования данных на какой-то итоговый лист. Для этого вы можете использовать один из инструментов слияния и комбинирования, включенных в надстройку Ultimate Suite для Excel.
Для начала давайте будем исходить из следующих условий:
- Структура таблиц и порядок столбцов на всех листах одинаковы.
- Количество строк везде разное.
- Листы могут в будущем добавляться или удаляться.
Итак, у вас есть несколько таблиц, содержащих информацию о различных товарах, и теперь вам нужно объединить эти таблицы в одну итоговую, например так, как на рисунке ниже:
Три простых шага — это все, что нужно, чтобы объединить выбранные листы в один.
1. Запустите мастер копирования листов.
На ленте перейдите на вкладку AblebitsData, нажмите «Копировать листы (Copy Sheets) и выберите один из следующих вариантов:
- Скопировать листы из каждой книги на один лист и поместить полученные листы в одну книгу.
- Объединить листы с одинаковыми названиями в один.
- Скопировать выбранные в одну книгу.
- Объединить данные из выбранных листов на один лист.
Поскольку мы хотим объединить несколько листов путем копирования их данных, то выбираем последний вариант:
1. Выберите листы и, при необходимости, диапазоны для объединения.
Мастер копирования листов отображает список всех имеющихся листов во всех открытых книгах. Выберите те из них, которые хотите объединить, и нажмите « Далее».
Если вы не хотите копировать все содержимое определенного рабочего листа, используйте специальный значок, чтобы выбрать нужный диапазон, как показано на скриншоте ниже.
В этом примере мы объединяем первые три листа нашей книги:
Совет. Если рабочие листы, которые вы хотите объединить, находятся в другой книге, которая в данный момент закрыта, нажмите кнопку «Добавить файлы …» , чтобы найти и открыть эту книгу.
2. Выберите, каким образом произвести объединение.
На этом этапе вы должны настроить дополнительные параметры, чтобы ваша информация была объединена именно так, как вы хотите.
Как вставить :
- Вставить все – скопировать все данные (значения и формулы). В большинстве случаев это правильный выбор.
- Вставлять только значения – если вы не хотите, чтобы переносились формулы, выберите этот параметр.
- Создать ссылки на исходные данные – это добавит формулы, связывающие итоговые ячейки с исходными. Выберите этот параметр, если вы хотите, чтобы результат объединения обновлялся автоматически при изменении исходных файлов. Это работает аналогично параметру «Создать ссылки на исходные данные» в стандартном инструменте консолидации в Excel.
Как расположить :
- Разместите скопированные диапазоны один под другим – то есть вертикально.
- Расположить скопированные диапазоны рядом – то есть по горизонтали.
Как скопировать :
-
Сохранить форматирование
Разделить скопированные диапазоны пустой строкой – выберите этот вариант, если вы хотите добавить пустую строку между сведениями, скопированными из разных листов. Так вы сможете отделить их друг от друга, если это необходимо.
Скопировать таблицы вместе с их заголовками. Установите этот флажок, если хотите, чтобы заголовки исходных таблиц были включены в итоговый лист.
– понятно и очень удобно.
На скриншоте ниже показаны настройки по умолчанию, которые нам подходят:
Нажмите кнопку «Копировать (Copy), и у вас будет содержимое трех разных листов, объединенное в один итоговый, как показано в начале этого примера.
Быть может, вы скажете, что подобную операцию можно произвести путем обычного копирования и вставки. Но если у вас будет десяток или более листов и хотя бы несколько сотен строк на каждом из них, то это будет весьма трудоемкой операцией, которая займет довольно много времени. Да и ошибки вполне вероятны. Использование надстройки сэкономит вам много времени и избавит от проблем.
Как обновить данные в связанных документах MS Word и Excel
Самое время проверить самую “вкусную” часть – обновление данных. И как оказывается, здесь есть интересная особенность:
- Если просто открыть файл-донор (“Данные” или “Дополнительный”) для редактирования, внести изменения и закрыть их – в “Основном” не будет никаких изменений до его закрытия. Вот если его закрыть, а потом открыть снова – да, все данные автоматом обновятся.
- Если открыть файл-донор двойным щелчком из основного документа, то при внесении изменений и сохранении, обновленные данные отобразятся в “Основном” мгновенно, без необходимости закрывать и открывать его.
Что будет если документ с word- и excel- связями перенести в другое место, например в другую папку?
При открытии перемещенных документов со связями, система предложит вам восстановить связи
Ничего особенного не будет – если переносите в пределах того же компьютера, то при новом открытии этого файла, появится информационная табличка: “Документ содержит связи с другими файлами”. Если нажать “Ок”, система сама найдет эти файлы и обновит связи (при этом данные в вашем документе также обновятся).
Если же файл был перенесен на другой компьютер или одна из его “составляющих” была удалена с компьютера, ничего страшного тоже не произойдет – встроенный ранее текст будет отображаться как и прежде, просто перестанет обновляться, так как связь с файлом будет нарушена.
Как сделать слияние документов Word и Excel? Ответы на вопросы про обучение и работу
Слияние документов – это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащего переменную часть. Для обработки данных научного исследования может понадобиться выполение процедуры слияния.
Google Документы, Таблицы и Презентации
Платформы: веб, Chrome.
Набор офисных веб-приложений от Google идеально подходит для людей, работающих в командах. Проект разработан с прицелом на совместное редактирование документов в режиме реального времени, но и для одиночного пользователя он может стать полноценной заменой продукции Microsoft.
Благодаря полной кросс-платформенности вы или ваши коллеги можете использовать любые устройства. В отличие от Microsoft Office Online, документы можно редактировать в офлайне, но для этого нужно скачать расширение для Chrome. Приложения Google удобно интегрируются с другими сервисами компании вроде «Google Диска», «Календаря» и Gmail.
Хотя эти веб-приложения поддерживают форматы Microsoft, сохранённые в Word или Power Point файлы иногда теряют часть форматирования при открытии в сервисах Google. Кроме того, последним не хватает некоторых настроек оформления и прочих функций. Но большинство пользователей этого даже не заметит.
Создание связи между текстовым документом Word, другими документами и excel-таблицами
Первым делом открываю «Основной» файл, и ниже «статичного» текста который у меня меняться не будет, ставлю курсор на новую строку. Перехожу на панель «Вставка», и в группе «Текст» нахожу кнопку «Объект». Здесь в выпадающем меню выбираю «Объект«.
Откроется окно «Вставка объекта», здесь необходимо перейти на вторую вкладку с неочевидным названием «Создание из файла» и осмотреться. Хотя название «создание из файла» как бы подразумевает создание нового файла, речь как раз таки о присоединении уже готового.
Обратите внимание на флажок «Связь с файлом» — он тут очень важен. Если его не ставить, содержимое выбранного файла вставится в ваш документ в том виде, в котором оно там есть сейчас и не будет обновляться. А вот если его поставить, то каждый раз при открытии вашего «общего» документа, MS Word будет проверять связанные файлы на предмет изменений, и если изменения были — обновит и содержимое общего документа
Так-то!
Итак, щелкаем на кнопку «Обзор» и выбираем нужный файл (в моем случае это DOC файл «дополнительный» со списком фамилий). Ставим галочку «Связь с файлом» и нажимаем «Ок.»
Если флажок стоит — связанные файлы будут обновляться, флажка нет — данные вставятся всего один раз
Как видите — текст из дополнительного файла успешно вставился в том виде, в котором я ввел его в исходный документ. Правда отредактировать его теперь нельзя — если щелкнуть по вставленному тексту курсором мыши, он отобразиться не как текст, а как объект.
Двойной щелчок на этом объекте откроет в режиме редактирования исходный файл, т.е. наш документ «Дополнительный».
Продолжаем. Под только что вставленным текстом заголовка, вновь ставлю курсор на пустую строку и снова вызываю окно «Вставка объекта». Указываю в качестве источника свой второй файл — excel-документ «Данные» с таблицей, ставлю флажок «Связь с файлом» и нажимаю «Ок».
Да, все тоже самое — содержимое документа XLS вставилось как объект, если щелкнуть по нему два раза, откроется Excel и предложить отредактировать нашу таблицу.
Экспорт данных из Access в шаблон Word
Вся разработка делится на две части, это:
- Настройка шаблона Word;
- Настройка выгрузки данных в шаблон.
Сущность опции шаблона состоит в том, чтоб проставить нужные поля в тех местах шаблона, где необходимо выводить те либо другие данные. Это делается при помощи полей формы.
Примечание! Я использую Microsoft Word 2003.
Открываем шаблон Word, для начала добавим нужную панель инструментов, для этого жмем «Вид -> Панель инструментов» и ставим галочку «Формы». Сейчас у Вас отобразилась панель инвентарем «Формы». Все, что осталось создать — это вставить в местах, в каких нужно выводить данные, элементы «Текстовое поле», которые доступны на лишь что добавленной панели инструментов.
Опосля прибавления поля, у Вас покажется сероватая область, которая свидетельствует о том, что поле добавлено. Сейчас нужно задать имя этого поля, для того чтоб позже из access вставлять в него значения (обычное наименования не весьма комфортное). Для этого щелкните правой клавишей мыши по полю и нажмите «Характеристики». В поле закладка напишите хотимое имя этого поля, я в примере именовал его MyTestPole.
Сделайте столько полей, сколько Для вас необходимо.
На этом настройка шаблона закончена, рекомендую создать этот шаблон лишь для чтения, а то юзер возьмет, сформирует документ и сохранит его, и шаблон тем потеряется, а если создать его лишь для чтения, то у него таковой способности не будет, лишь сохранять через «Сохранить как».
Перебегаем к наиболее увлекательной задачки, это к реализации самой выгрузки из Access в этот шаблон на VBA.
Примечание! Я использую Access в связке с MS SQL 2008, потому и данные буду брать от туда.
Код VBA для выгрузки данных в шаблон Word
Допустим, у Вас есть форма, сделайте на ней клавишу (я именовал ее testbutton) и в событие нажатие клавиши вставьте последующий код VBA:
Код прокомментирован, потому сложностей появиться не обязано. Тут весь смысл сводится к созданию объекта word.document и word.application. А опосля мы уже работаем с нашими объектами, т.е. заполняем их.
Начало слияния
Откройте Word и создайте новый документ. Перейдите на вкладку « Почтовые рассылки » и щелкните раскрывающийся список « Начать слияние», чтобы выбрать нужный проект.
Здесь процесс может немного отличаться, в зависимости от того, что вы хотите сделать. Если бы я делал этикетку или что-то еще, что могло бы быть напечатано на нестандартной бумаге, у меня был бы другой экран, который позволял бы мне предусмотреть некоторые дополнительные параметры печати.
В этом случае выберите лоток по умолчанию , если у вас нет причин поступать иначе, а затем выберите соответствующий номер продукта, чтобы Word мог применить правильный шаблон.
Excel и Word: при слиянии из таблицы дата отображается не корректно
В Word не отображается поле с датой (полученной с использованием функции IIF) при слиянии запроса из AccessЗдравствуйте. Помогите пожалуйста разобраться в проблеме: При слиянии Access и Word пропадает поле.
беда! с правами при слиянии с документом WordВообщем дела обстаят так: я пользователь сетевого ресурса — диски z, x, k. имею права на запись.
Неправильное отображение даты в Word при слиянии таблиц. Помогите, кто может, пропадаю. При слиянии таблицы Access с Word неправильно отображаются.
Создание таблицы в Word при занесении информации из ExcelЗдравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как создать таблицу в Word. Запускаю новый Word из.
Первый вариант: Надо вручную добавить к каждому полю форматирование даты. Вот пример: < MERGEFIELD «Дата»\@ «dd.MM.yyyy» >
Примечание: если надо много таких действий делать, то можно, наверное, использовать VBA (другими словами — макросы), который автоматически добавит текст к полям.
Второй вариант: В самом Excel сделайте в столбце с датами тип данных Текстовый. Тогда даты не будут восприниматься как даты и не будет никаких умных действий со стороны программ MS Office.
Консолидация данных из нескольких листов на одном.
Самый быстрый способ консолидировать данные в Excel (в одной или нескольких книгах) — использовать встроенную функцию Excel Консолидация.
Рассмотрим следующий пример. Предположим, у вас есть несколько отчетов из региональных офисов вашей компании, и вы хотите объединить эти цифры в основной рабочий лист, чтобы у вас был один сводный отчет с итогами продаж по всем товарам.
Как вы видите на скриншоте ниже, четыре объединяемых листа имеют схожую структуру данных, но разное количество строк и столбцов:
Чтобы объединить всю эту информацию на одном листе, выполните следующие действия:
-
Правильно расположите исходные данные. Чтобы функция консолидации Excel работала правильно, убедитесь, что:
- Каждый диапазон (набор данных), который вы хотите объединить, находится на отдельном листе. Не помещайте данные на лист, куда вы планируете выводить консолидированные данные.
- Каждый лист имеет одинаковый макет, и каждый столбец имеет заголовок и содержит похожие данные.
- Ни в одном списке нет пустых строк или столбцов.
- Запустите инструмент «Консолидация». На новом листе, где вы планируете поместить результаты, щелкните верхнюю левую ячейку, начиная с которой должны отображаться консолидированные данные, затем на ленте перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Консолидация».
Совет. Желательно объединить данные в пустой лист. Если на вашем основном листе уже есть данные, убедитесь, что имеется достаточно места (пустые строки и столбцы) для записи результатов.
-
Настройте параметры консолидации. Появляется диалоговое окно «Консолидация», и вы делаете следующее:
- В поле «Функция» выберите одну из функций, которую вы хотите использовать для консолидации данных (количество, среднее, максимальное, минимальное и т. д.). В этом примере мы выбираем Сумма.
- В справочном окне, нажав в поле Ссылка на значок , выберите диапазон на первом листе. Затем нажмите кнопку «Добавить», чтобы присоединить его к списку диапазонов. Повторите этот шаг для всех листов, которые вы хотите объединить.
Если один или несколько листов находятся в другой книге, используйте кнопку «Обзор», чтобы найти эту книгу и использовать ее.
-
Настройте параметры обновления. В том же диалоговом окне Консолидация выберите любой из следующих параметров:
- Установите флажки «Подписи верхней строки» и / или «Значения левого столбца» в разделе «Использовать в качестве имён», если вы хотите, чтобы заголовки строк и / или столбцов исходных диапазонов были также скопированы.
- Установите флажок «Создать связи с исходными данными», если нужно, чтобы консолидированные данные обновлялись автоматически при изменении исходных таблиц. В этом случае Excel создаст ссылки на ваши исходные листы, а также схему, как на следующем скриншоте:
Если вы развернете какую-либо группу (щелкнув значок плюса), а затем установите курсор на ячейку с определенным значением, в строке формул отобразится ссылка на исходные данные.Если флажок не устанавливать, то вы получаете просто таблицу с итоговыми цифрами без всяких формул и ссылок:
Как видите, функция консолидации Excel очень полезна для сбора данных. Однако у нее есть несколько ограничений. В частности, он работает только для числовых значений и всегда обрабатывает эти числа тем или иным образом (сумма, количество, среднее и т. д.). Исходные цифры вы здесь не увидите.
Если вы хотите объединить листы в Excel, просто скопировав и объединив их содержимое, вариант консолидации не подходит. Чтобы объединить всего парочку из них, создав как бы единый массив данных, то вам из стандартных возможностей Excel не подойдёт ничего, кроме старого доброго копирования / вставки.
Но если вам предстоит таким образом обработать десятки листов, ошибки при этом будут практически неизбежны. Да и затраты времени весьма значительны.
Поэтому для подобных задач рекомендую использовать один из перечисленных далее нестандартных методов для автоматизации слияния.
Как в Excel 2013 выполнить слияние или объединение ячеек
Бывают случаи, когда нужно объединить несколько ячеек, например, при создании шапок таблиц. Microsoft Excel 2013 позволяет это сделать. При этом должно соблюдаться условие: заполнена может быть только левая ячейка выделенного диапазона, а остальные ячейки должны быть пустыми. Для слияния нескольких ячеек в одну надо выделить их, а затем щелкнуть мышью на кнопке Объединить вкладки Главная. Выделенные ячейки объединятся в одну, а данные в объединенной ячейке разместятся с выравниванием по центру (рис. 1.14).
Рис. 1.14. Слияние ячеек
Воспользоваться другими вариантами объединения ячеек, а также отменить объединение можно, если щелкнуть на стрелке в правой части кнопки и выбрать соответствующую команду в появившемся меню. Отменить слияние можно одним из двух способов.
Щелкните мышью на объединенной ячейке, а затем — на стрелке в правой части кнопки Объединить. В появившемся меню выберите пункт Отменить объединение ячеек. Щелкните правой кнопкой мыши на объединенной ячейке и в появившемся контекстном меню выберите левой кнопкой мыши пункт Формат ячеек. В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Выравнивание и сбросьте флажок Объединение ячеек (галочки в квадратике быть не должно). Щелкните мышью на кнопке OK.
Выравнивание содержимого ячеек
Для любой одиночной ячейки и для группы выделенных ячеек можно установить выравнивание содержимого как по горизонтали, так и по вертикали. Для установки нужного вам выравнивания по горизонтали воспользуйтесь кнопками на вкладке Главная. Для выбора выравнивания по вертикали предусмотрены кнопки на той же вкладке.
Как скачать и протестировать программу
Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу
Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус
Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов
Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 5 дней бесплатного использования , в течение которых вы можете протестировать работу программы.
Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе
Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию
Лицензия (для постоянного использования) стоит 1600 рублей .
В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома). Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 500 рублей за каждый дополнительный компьютер.
747328 просмотров