Что нужно для создания дашборда в Excel
Чаще всего дашборды используются для анализа каких-то финансовых показателей, но их можно применять к абсолютно любым данным. Главное понять алгоритм их создания.
Итак, у нас есть данные по продажам определенных товаров за определенный период времени, а именно за 2020-ый год (скачать файл).
Необходимо создать интерактивный отчет по продажам за этот год.
Стоит помнить, что дашборд — это всего лишь инструмент, помогающий принимать правильные решения на основе представленных на нем данных. По этой причине дашборд всегда должен давать ответы на конкретные вопросы. Эти вопросы должны быть сформулированы в самом начале и тогда можно будет спроектировать дашборд, четко соответствующий поставленным задачам.
Давайте сформулируем ряд вопросов.
- Какова была динамика продаж в течение года? Так как нам нужен отчет за год, то в нем должен быть общий график продаж по месяцам.
- Каковы были объемы продаж отдельных категорий товаров по месяцам, торговым сетям и городам?
- Составить товаров, принесших наибольшую выручку.
Думаю, этих вопросов будет достаточно, чтобы ответить на них простым, но функциональным дашбордом.
В начале стоит прикинуть структуру дашборда на бумаге. Такой эскиз позволит спланировать всю работу.
Итак, я использую три диаграммы, каждая из которых будет отвечать на отдельный вопрос. Также я воспользуюсь тремя фильтрами — временной шкалой и срезами по городам и торговым сетям. Фильтры позволят сделать отчет интерактивным и быстро получать данные в соответствии с выбранными критериями.
Итак, план готов и переходим ко второму этапу — подготовка данных.
Продуктовый подход
В отличии от проекта, продукт развивается циклично и итерационно: от гипотезы через её валидацию к проектированию и разработке, тестированию и внедрению со сбором обратной связи. В данном подходе вполне возможно начинать с MVP (минимально жизнеспособного продукта) с базовой функциональностью. А затем в ходе итераций-спринтов дашборд или система в целом «обрастает» новыми возможностями. Зачастую это позволяет в короткие сроки (иногда даже быстрее, чем в проекте) получить работающий инструмент, и за счет дальнейшего развития сделать его максимально эффективным.
Допустим, у компании есть специализированное подразделение, ответственное за информационно-аналитическое обеспечение деятельности организации; в этом подразделении в частности и в организации в целом, соответственно, постоянно идёт работа по совершенствованию и поддержке системы отчетности (ответы на новые вызовы, реакция на новые требования бизнеса). Тогда работа с конкретными дашбордами становится всего лишь одним из шагов в развитии продукта в целом, а не отдельной автоматизацией.
Подход хорош тем, что позволяет не спешить и на каждом этапе внимательно исследовать потребности пользователей. В таком случае функциональность и интерфейс создаются или адаптируются под конкретные потребности бизнес-заказчиков, выявленные в ходе исследований.
Наиболее же очевидный минус – это издержки. Их легче обосновать, когда компания запускает новую систему. И, очевидно, сложнее – если нужно что-то изменить в информационно-аналитическом обеспечении деятельности организации и процессах принятия управленческих решений.
Набор отчетов
Прежде чем вы начнете строить что-либо в Excel, подумайте о своей аудитории. Кто будет использовать панель? Что они захотят на ней увидеть? Не полагайтесь лишь на свою интуицию. Если есть возможность, спросите у пользователей. Их точка зрения важнее вашей. Не делайте в Excel что-то оригинальное, о чем вы недавно прочли, и считаете, что это круто. Вы можете подумать, что создадите имидж эксперта. Но, если вы не решите проблемы пользователя, ваши усилия будут бесполезны. И именно такой имидж может за вами закрепиться.
Панели, как правило, не существуют изолированно; они являются частью набора отчетов. Один дашборд не ответит на все вопросы. Возможно, нужна еще одна панель с более глубоким уровнем детализации. А затем еще и отчет, который раскроет нюансы, не отраженные на дашборде.
Когда следует использовать панель, а когда отчет? Панель предназначена для быстрого визуального отображения фактов. Отчет содержит более подробные данные в структурированном формате. Отчет может содержать панель, а вот панель не может включать отчет.
Различают три типа панелей.
Стратегические – панели высокого уровня, используемые менеджерами для отслеживания ключевых показателей. Такие панели не содержат деталей, а их структура изменяется редко. Например, для торговой компании KPI могут включать объем и рентабельность продаж, размер дебиторской задолженности.
Аналитические – панели, выявляющие тенденции и причины, лежащие в их основе. Анализ, как правило, охватывает несколько периодов времени и несколько переменных. Такие панели часто используют интерактивные элементы, добавляющие гибкости при анализе.
Операционные – панели, предоставляющие подробную информацию; часто в реальном времени. Они информируют пользователей о состоянии конкретного процесса и выявляют отклонения от нормы. Чтобы создать такие панели в Excel потребуется подключение к внешним данным.
Какие показатели эффективности должны отражаться на дашборде?
Дашборд может включать столько показателей, сколько мы посчитаем нужным. Однако всегда стоит помнить, что мы хотим отслеживать выбирать соответствующие индикаторы
Например, для эффективности продаж, нам важно знать информацию по клиентам и сделкам. Для хода выполнения проекта, нам важно понимать сколько времени прошло и какой путь еще впереди
Для финансов важна маржа. Именно с этой точки зрения, предлагаю несколько вариантов ключевых параметров для отслеживания, которые стоит разместить на дашборде.
Прежде чем определить наши ключевые показатели для дашборда необходимо ответить на единственный вопрос: «Какую проблему бизнесам я пытаюсь решить?». Ответ сам расставит всё на свои места.
Метрики для дашборда отдела маркетинга
Хороший маркетинговый дашборд быстро внесет ясность по эффективности рекламы, контент маркетингу, доходности проводимых акций, поэтому наш маркетинговый дашборд должен включать некоторые из следующих элементов:
- показатель отказов
- средняя продолжительность посещения сайта
- глубина посещения
- показатель отказов
- % достижения целей
- доход на пользователя / ТТ / клиента
- рост товарооборота
- изменение Offtake
- текущая доля компании / продукта
Дашборд отдела продаж
Показатели на таком дашборде позволяют следить за эффективность продаж и отслеживать их в одном месте. Ниже некоторые из KPI, которые вполне можно разместить на дашборд управления продажами:
- товарооборот (тут возможны варианты и детализация)
- количество сделок
- число новых клиентов
- лидеры среди отдела / категории / клиентов
- выполнение плана
- оборачиваемость
Финансовый дашборд
Финансы очень важная составляющая любой деятельности, поэтому нужно точно и оперативно знать обо всех изменениях в этой сфере. Ниже важные KPI показатели для финансового дашборда:
- маржа
- расходы компании
- дебиторская задолженность
- доход на сумму инвестиций
- окупаемость проекта
Дашборд отдела коммуникаций / поддержки клиентов
То как мы коммуницируем с клиентами очень важно для компании. Можно и эти показатели отслеживать на дашборде:
- уровень сервиса
- количество новых сделок / клиентов
- продление / перезаключение старых контрактов
- средняя длительность общения
- рейтинг лидеров
Показатели универсального дашборда
Эти показатели целесообразно разместить на общем дашборде:
- доходы
- количество клиентов
- выполнение плана
- детализация по категории / отделам /клиентам / менеджерам
- количество новых пользователей / сотрудников
- представленность товара по каналам сбыта / сетям / источникам
- рейтинг лучший / худший …
Не важно, какой показатель необходимо отслеживать, важно, чтобы вы всегда знали, находитесь ли вы на правильном пути к достижению своих бизнес-целей или давно с него свернули. Тем самым вы всегда сможете оперативно корректировать свои усилия по достижению целей в режиме реального времени, повышая шансы на успех
Описание структуры презентации дашборда в Excel
В самом центре дашборда находится интерактивный элемент инфографики World Map Chart представлен в виде левитирующей планеты земля. Он предназначен для отображения локализации всех отделов поставок во всей логистической цепи по всему миру:
При изменении данных на дашборде планета вращается соответственно изменяется время выборки из базы данных для презентации показателей на текущий момент. Метки на основании под планетой символизируют начало и середину суток, то есть 0:00 и 12:00 часов. Разные стороны основания окрашены разными цветами. Так показана первая и вторая половина суток.
Пример разработки планеты в Excel пошагово и с картинками описан здесь:
В левой части дашборда расположены 3 диаграммы для отображения текущей нагрузки по трем видам транспортирования грузов с посылками:
- Авиаперевозки.
- Транспортные грузоперевозки.
- Морские логистические пути транспортировки грузов.
Пример как создавать красивые комбинированные диаграммы подробно описан и проиллюстрирован в этой статье:
Внизу под планетой расположен Bar Chart для сравнительного анализа продуктивности всей логистики на текущее время суток в каждом месяце на протяжении года.
Например, какая была текущая продуктивность по состоянию времени 14:00 в январе, феврале, марте… и т.д. А также какой ее потенциал максимальной продуктивности? Данный блок гистограммы дает ответ на эти вопросы.
В нижнем правом углу дашборда расположен элемент управления часовым периодом суток на дашборде. И блок из 5-ти важных показателей нагрузки на складскую, комплектовочную и транспортную логистику:
- Transport load – уровень загрузки транспорта. Количество принятых упаковок. Объем и вес общего груза.
- Successful – процент успешно транспортированного груз в соответствии со всеми нормативами внутренней политики обслуживания перевозок без компромиссов, ограничений и других непредвиденных условий.
- System load – нагрузка логистической системы обслуживания. Показатели с датчиков погрузчиков, весов и других измерительных устройств.
- Warehouse load – загруженность складских помещений. Процент использования общего объема пространства временного хранения груза.
- Workload – процент использования рабочей силы.
В верхнем левом углу дашборда находится блок с базовыми показателями состояния логистики на текущий период суток:
- Общая логистическая эффективность. Показатель вычисляется на основе общей транспортной нагрузки.
- Процент успешно доставленных грузов без ошибок и исправлений. Обратная метрика к показателю доли проблемных грузов с ошибками.
- Соотношения импорта и экспорта по состоянию на текущее время суток.
И рассмотрим последний блок еженедельных значений:
Слева показано средняя пропускная способность логистических портов в конкретный день недели, относительно выбранного времени суток. Чем шире расстояние между точками, тем больше пропускная способность. Гистограмма применяется для относительного визуального анализа.
Справа индикатор уровня стоимости временного хранения грузов в процессе комплектации на складе. Также Chart Bar применяется для сравнительного визуального анализа относительно дней недели по текущему времени.
Все блоки дашборда гармонично сочетаются в эффектную презентацию ключевых показателей эффективности логистики:
Что такое логистическая цепь
Определение
Логистическая цепь представляет собой линейно-упорядоченное множество юридических и физических лиц, выполняющих функционал логистики и мероприятия, направленные на организацию материального и информационного потоков от поставщика к потребителю.
Термин «логистическая цепь» широко используется совместно с определением «логистическая система». Распространены такие понятия, как «логистический канал» и «цепь поставок». Нередко они употребляются в качестве синонимов.
Определение
Логистическим каналом называют частично упорядоченное множество разных посредников, реализующих процесс транспортировки материального потока от определенного производителя до потребителей.
Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут
В данном понятие множество упорядочено отчасти до того момента, пока не будут определены конкретные субъекты, принимающие участие в продвижении материального потока между поставщиком и потребителем. Когда процесс распределения завершен, логистический канал трансформируется в логистическую цепь. Возможность выбирать логистический канал представляет собой значительный резерв, с помощью которого удается повысить эффективность логистических процессов.
Примечание
Исследование логистических цепей представляет интерес для ученых и бизнесменов. Существует множество определений логистики, которые отражены в печатных изданиях и активно обсуждаются в рамках различных форумов.
Известно и другое определение термина «логическая цепь». Альтернативная интерпретация понятия заключается в совокупности логистических операций, которые выполняют последовательно, начиная с момента возникновения, заканчивая моментом затухания потока товаров, работ, услуг в рамках соответствующего потребительского рынка. Можно отметить, что в зарубежных литературных источниках понятие «цепь поставок» наиболее распространено, но экономический смысл этого термина аналогичен определению «логистическая цепь».
Логистические цепи соединяют логистические звенья. Таким образом, можно проиллюстрировать организацию и структурный состав логистических систем. Наиболее простым примером является логистическая система в виде системы, включающей прямые связи, такая, как цепь логистики, состоящая из поставщика и потребителя. Более сложные случаи при условиях работы эшелонных систем можно представить, как цепь с древовидной структурой или в виде ориентированного графа с циклами, то есть гибкая система логистики.
Цепь, по которой транспортируются материальные и информационные потоки между поставщиком и потребителем, состоит из основных звеньев:
- поставка ресурсов таких, как материалы, сырье, полуфабрикаты;
- хранение продукции и сырья;
- изготовление товаров;
- распределение, в том числе, отправка товаров со склада готовой продукции;
- потребление готовой продукции.
Совершенный заказ
Мы уже рассказывали про один из ключевых сервисных KPI транспортной логистики – (perfect order). Кратко пройдемся по основным тезисам.
Заказ считается совершенным, если все логистические операции выполнены без ошибок и в строгом соответствии с условиями договора. Индекс совершенного заказа (perfect order index или POI) рассчитывается в процентах от общего количества заказов.
Обычно индекс рассчитывают, перемножая три показателя:
- своевременность (OTD), об этом чуть ниже;
- укомплектованность: клиент получил тот же объем товара, что заказывал;
- безошибочность: нет повреждений и отклонений в транспортировке, документация составлена корректно.
К примеру, если из 1000 заказов 64 прибыли с опозданием, 67 – в неполной комплектации, а 18 – с некорректно составленными документами, то совершенный заказ составит 85,8%.
5 причин важности дашборда для бизнеса
В бизнесе сотни процессов, а учитывая огромное количество данных, доступных в наши дни, управлять ими и извлекать из них ценность может быть довольно сложно. Упрощение анализа и распространения данных с помощью таких инструментов, как дашборд, — это способ помочь руководителям компаний обновить свои механизмы и принимать более разумные, лучшие и быстрые решения на основе данных. А хорошо разработанная информационная панель повышает уровень управления информацией и принятия решений. Почему же дашборд так важен для бизнеса?
- Дашборды объединяют и визуализируют данные из нескольких источников, таких как базы данных, локально размещенные файлы и веб-службы и позволяют отслеживать информацию в реальном времени. Нет необходимости перемещаться по разным базам, отчетам, метрикам — всё в одном, легкодоступном месте. При этом есть возможность одновременно измерять и отслеживать несколько KPI и метрик, порой разнонаправленных (например, уровень сервиса, складские остатки, продажи, статистика посещений сайта) в режиме одного окна.
- Легкость понимания. Хороший дашборд четко показывает ряд ключевых показателей, поэтому вам не нужно быть экспертом в области аналитики, чтобы понять их. Если вы хотите глубже изучить конкретный набор данных, у вас всегда есть возможность использовать более конкретные инструменты.
- Отчетность становится более эффективной. Наличие дашборда сэкономит вам много времени. Вместо того, чтобы собирать данные из разных источников и строить диаграммы самостоятельно, информационные панели делают всю эту работу за вас. Вам просто нужно потратить некоторое время в начале, чтобы настроить показатели и решить, как их представить. С этого момента отчеты создаются автоматически.
- Обеспечение легкого доступа. Если вы автоматически синхронизируете панель мониторинга в облаке, вы можете подключать разных пользователей независимо от их удаленности, чтобы вся ваша команда могла получать доступ к одной и той же информации из любого места и любого устройства.
Связав конкретные ключевые показатели эффективности, которые соответствуют вашим бизнес-целям, вы можете углубляться в детали информации, создавать эталоны и сравнивать свой успех на постоянной основе.
Ускорение оборачиваемости запасов
Известно, что ускорение оборачиваемости запасов приводит к росту доходности активов. Данный анализ товарных запасов и пути ускорения оборачиваемости позволяют выявить те группы ТМЦ, расход которых увеличился за последнее время. Одновременно показываются позиции с замедленной скоростью реализации. Подход применим не только к продукции, приобретенной организацией для реализации. Методика используется и при анализе оборота материально-сырьевых ценностей.
Иногда важно видеть какова скорость расхода материалов относительно друг друга. Эта статистика коррелирует со статистикой продаж
Например, предприятие торгует двумя моделями стиральных машин. Объем продаж одной модели растет, а на другой падает. Компания наращивает объем закупок первой модели и сокращает объем закупок второй, однако закупки происходят через определенный интервал времени и не всегда учитывают сезонность продаж. В результате может возникнуть дефицит первой модели на складе, или наоборот затоваривание и лишние расходы на хранение. Сравнительный анализ оборачиваемости материалов относительно друг-друга помогает решить эту проблему. Например, на рисунке видно, что материалы выбранной группы закупаются медленнее, чем расходуются. При этом данная тенденция не относится к другим видам материалов, также находящимся на данном складе.
По итогам расчетов предприятие может изменять частоту, объем, сроки и структуру закупок. За основание при этом берется анализ динамики изменений складских запасов. Главное – сохранять неизменным показатель фиксированных остатков, что достигается заданной периодичностью закупок. При внедрении системы управления еще одним бонусом для пользователей обычно становятся экономия транспортных издержек и появление свободных средств на отрезке между приобретением и реализацией продукции конечному покупателю.
Как следует пользоваться инструментом
Отслеживать фактические результаты работы цепочки поставок довольно легко. Для этого можно воспользоваться датчиками и данными, поступающими с разных этапов изучаемой цепочки. Эти данные могут поступать от телематических систем, устанавливаемых на автофургонах, от датчиков слежения GPS, устанавливаемых на судах и грузовых автомобилей, а также от уже упоминавшихся датчиков радиочастотной идентификации, которыми снабжаются поддоны и продукты, и от видеокамер. Это позволяет компаниям отслеживать прохождение продуктов от производственного процесса до их поступления конечному потребителю
Затем полученные указанными способами данные могут быть сопоставлены с другими показателями цепочки поставок: такими как продолжительность цикла выполнения заказа (order fulfilment cycle time — OFCT), под которым понимается непрерывное измерение, в ходе которого определяется время от подтверждения полученного заказа до получения товаров или услуг; или поставка в полном объеме и в установленные сроки (delivery in full on time — DIFOT), при применении которого особое внимание уделяется процессу исполнения заказа, т. е
тому главному элементу, который в любом случае всегда действительно интересует заказчика.
Оптимизировать маршруты доставки и выявить узкие места и риски в цепочке поставок можно по результатам анализа указанных данных, что можно сделать с помощью некоторых инструментов, в том числе нейросетевого анализа, линейного программирования и моделирования методом Монте-Карло.
3.1 Разработка основных алгоритмов ввода информации
Информационный поток «Набор в спортивную секцию» (Рисунок 19):
Рисунок 19 — Информационный поток «Набор в спортивную секцию»
3.2 Разработка основных алгоритмов вывода информации
Информационный поток «Присвоение разряда»:
Рисунок 20 — Информационный поток «Присвоение разряда»:
3.3 Разработка основных алгоритмов обновления информации
Основными блоками, которые будут обновляться в информационной системе,
являются блоки «Регистрация», «Соревнования» и «Отчетность».
Блок «Регистрация» обновляется за счет желающих записаться на занятия
(Рисунок 21).
Рисунок 21 — Обновление блока «Регистрация»
Блок «Соревнования» будет обновляться за счет регистрации достижений спортсмена.
Все спортсмены, достигшие успеха в процессе занятий, будут отправлены на
соревнования (Рисунок 22).
Рисунок 22 — Обновление блока «Соревнования»
Блок «Отчетность» будет обновляться на основе результатов, полученных
после соревнований (Рисунок 23).
Использование информационных систем делает любое производство более
конкурентоспособным за счет повышения его управляемости и адаптируемости.
Подобная автоматизация позволяет повысить эффективность управления за
счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и
достоверной информацией на основе единого банка данных.
В ходе выполнения данной курсовой работы была разработана информационная
система «Спортивные организации города», которая позволяет узнавать информацию
о спортивных учреждениях в сети Интернет.
В данной курсовой работе были построены диаграммы работы информационной
системы в целом и отдельных сценариев работ, отражающих логику и взаимоотношение
подсистем, диаграмма потоков данных, описывающая движение информации в системе.
Следующим этапом было создание логической схемы, используя диаграммы
классов с соответствующими атрибутами и взаимодействиями между классами.
Результаты проектирования являются основой для разработки информационной
системы «Спортивные организации города», которая может быть использована в
дальнейшем для помощи тем, кто хочет заняться спортом, но не знает какую
спортивную организацию выбрать.
Библиографический список
Маклаков, С.
В., Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite./ С. В. Маклаков
— М.: Диалог-МИФИ, 2003. — 432 с.
Вендров, A.
M., Проектирование программного обеспечения экономических информационных
систем: Учебник./ А. М. Вендров — М.: Финансы и статистика, 2006. — 544 с.
Смирнов, Н.
В., Методические рекомендации по дисц. «Проектирование информационных
систем»./ Н. В. Смирнов — СПб: БГТУ «Военмех», 2008. — 217 с.
Смирнова, Г.
Н., Проектирование экономических информационных систем: Учебник./ Г. Н. Смирнова,
А. А. Сорокин, Ю. Ф. Тельнов — М.: Финансы и статистика, 2003. — 512 с.
Грекул, В.
И., Проектирование информационных систем. Курс лекций. Учебное пособий./ В. И.
Грекул, Г. Н. Денищенко, Н. Л. Коровкина — М.: Интернет — Ун — т Информ.
технологий, 2005. — 304 с.
Балдин, К.
В., Информационные системы в экономике./ К. В. Балдин, В. Б. Уткин — М.:
Издательский центр Академия, 2005 — 288 с.
Маняшек, Г.,
Анализ требований и проектирование систем с использованием UML./ Г. Маняшек, А.
Лешек — М.: Издательский дом «Вильямс», 2009. — 570 с.
Бутко, В. Р.,
CASE — технологии моделирования и проектирования АИС — Учебн. пособие./ В. Р.
Бутко, В. П. Дерябкин — Самара: Самарск. Гос. Экон. академ., 2008. — 105 с.
Диаграмма прецедентов
— <http://bourabai.kz/> (дата обращения —
7.12.2013).
Спортивные организации города
Шахты — <http://www.shakhty.su/> (дата обращения —
7.12.2013).
Спортивное
сооружение/организация в городе Шахты —
<http://shakhty.wikimapia.org/tag/163/> (дата обращения — 7.12.2013).
Архитектура информационных
систем — <http://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=587298>(дата
обращения — 7.12.2013).
Диаграммы вариантов
использования —
<http://starik2222.narod.ru/trpp/2s/lec/23.htm> (дата обращения —
7.12.2013).
Построение диаграммы
прецедентов — <http://www.ami.nstu.ru/~vms/method9/lab4.htm>
(дата обращения — 7.12.2013).