Фильтрация с помощью временных шкал
В Excel доступен еще один способ фильтрации данных, находящихся в сводных таблицах, — с помощью временных шкал. Представляйте временные шкалы как срезы, созданные на основе полей даты. С помощью подобных полей можно отфильтровывать данные сводной таблицы, которые не относятся к определенному периоду времени. Это позволит заметить и отследить определенные тенденции, в соответствии с которыми изменяются данные в сводных таблицах.
Чтобы создать временную шкалу для сводной таблицы, выберите ячейку сводной таблицы и щелкните на кнопке Вставить временную шкалу. Эта кнопка находится в группе Фильтр контекстной вкладки Анализ, относящейся к группе контекстных вкладок Работа со сводными таблицами. На экране появится диалоговое окно Вставка временных шкал, включающее список полей сводной таблицы, на основе которых может создаваться временная шкала. Установите флажок, соответствующий полю типа “дата”, которое будет использовано для создания временных шкал, и щелкните на кнопке ОК.
В результате выполнения соответствующих действий Excel создает “плавающую” временную шкалу Дата, разделенную на годы и месяцы, и полосу, соответствующую выбранному периоду времени. По умолчанию в качестве единиц измерения временной шкалы используются месяцы, хотя можно выбрать годы, кварталы или даже дни. Чтобы изменить единицу измерения времени, щелкните на кнопке раскрывающегося списка МЕСЯЦЫ и выберите требуемую единицу измерения.
С помощью временной шкалы можно выбрать период, для которого отображаются данные сводной таблицы. Как показано на скриншоте, данные сводной таблицы были отфильтрованы таким образом, чтобы отображать расходы и доходы на 1-2 января 2019 года. Чтобы выполнить подобную фильтрацию, перетащите ползунок временной шкалы Дата таким образом, чтобы охватить период от 1 января 2019 года по 2 января 2019 года включительно. Чтобы изменить выбранный ранее период, выберите для него другие начало и конец, перетаскивая ползунок Дата.
Создание сводной таблицы Excel — алгоритм для новичков
Excel как программа работы с таблицами выпускалась и функционирует в нескольких версиях. Пользуется популярностью версия 2007 г. и 2016 г., хотя при переходе от предыдущих версий для некоторых пользователей функционал видится несколько непривычным. Но вне зависимости от того, в какой версии программы работает пользователь, создать сводную таблицу не трудно даже новичкам. Рассмотрим процесс создания сводной таблицы.
Сводная таблица строится на основе данных, которые уже имеются в распоряжении пользователя. Такие таблицы могут быть очень объёмными, особенно если содержат сведения за большой промежуток времени, например несколько месяцев или лет.
В качестве примера рассмотрим алгоритм создания сводной таблицы из продаж кафе за неделю. Исходные данные — таблица с данными продаж за семь дней. При открытии программы выбиваем функцию «Вставка», где из выпадающего меню указываем «Сводная таблица». При её создании необходимо указать ту таблицу, где содержатся нужные данные или диапазон ячеек.
Если искомая таблица содержится в другом файле Excel, то этот файл будет внешним источником данных. Создаваемая таблица может располагаться как в отдельном файле, так и в том же где находится первоначальная таблица. Это пользователь также может выбрать в процессе создания.
Основное условие для исходной таблицы — все ячейки, в которых содержатся необходимые данные должны быть озаглавлены. А попадающие для анализа данные ячеек и столбцов не должны быть пустыми.
Выполнив перечисленные действия, пользователь получает шаблон сводной таблицы, где может настраивать нужные ему строки и столбцы, фильтры. Сведения в текстовом формате будут служить объединяющим элементом, на основе которого можно построить выборку.
Пластичность созданной сводной таблицы позволяет пользователю свободно перемещать строки и столбцы, менять их местами, раздвигать границы ячеек. Функции, которые доступны в созданной таблицы позволяют не только суммировать имеющиеся значения, но и выбирать максимальное и минимальное число, либо отдельные значения. Все зависит от той задачи, которая стоит перед пользователем.
Сводные таблицы в Excel: Анализ данных с помощью сводных таблиц
Сводные таблицы носят универсальный характер благодаря тому, что позволяют подытоживать данные с помощью множества функций (хотя итоги, создаваемые с помощью функции СУММ, на практике остаются самыми востребованными). При создании исходной сводной таблицы приходится принимать несколько решений: какую итоговую функцию использовать, к каким столбцам (полям) ее применить и по каким столбцам (полям) вычисленные значения должны формировать таблицу.
Сводные таблицы идеальны для перекрестного сравнения двух наборов данных. Например, можно создать сводную таблицу на основе базы данных сотрудников, суммирующую зарплату сотрудников разных подразделений под каждой категории должностей.
Фильтрация отдельных полей строк и столбцов
Кнопки фильтра в полях строк и столбцов, прикрепленные к названиям, позволяют фильтровать записи в конкретных группах значений источника данных. Для фильтрации данных в столбцах или строках сводной таблицы щелкните на такой кнопке и установите флажок равным значению (Выделить все) в верхней части раскрывающегося списка. Затем установите флажки всех групп или отдельных записей, итоговые значения которых вам нужны в сводной таблице, и щелкните на кнопке ОК.
Как и в случае фильтрации по полю фильтра, Excel заменяет стандартный значок конусообразной пиктограммой фильтра, свидетельствующей о том, что поле в настоящий момент отфильтровано по одному или нескольким своим значениям, которые и отображаются в сводной таблице. Чтобы снова отобразить все значения поля столбца или строки, щелкните на кнопке фильтра, а затем — на пункте (Выделить все) в самом верху раскрывающегося списка.
На скриншоте ниже показан пример сводной таблицы после фильтрации по дате (выбрана дата 1 января) и категории (выбраны Одежда, Питание и Хоз. Расходы).
Категория Хоз. Расходы не отображается в списке по причине отсутствия этой категории расходов за 1 января.
Помимо отдельных записей, в сводной таблице можно фильтровать группы записей, которые соответствуют определенным критериям (например, названия городов начинаются с заданных букв или величина зарплаты находится в определенных рамках). Для выполнения подобной фильтрации используются фильтры по подписи или фильтры по значению, доступные в дополнительных меню.
Как создается сводная таблица в Excel
Для начала мы проверяем правильно сформирована ли наша таблица: все столбцы имеют правильное название, имеют соответствующий формат ячеек, кто текстовое, кто числовое ну т.д… Проверьте обязательно если хотите получить отличный результат. И если всё отлично приступаем:
На панели управления выбираем вкладку «Вставка» и получаем на выбор 2 варианта создания вашей сводной таблицы:
- Рекомендуемые сводные таблицы (этот пункт рекомендуется использовать начинающим, но не бойтесь, это ненадолго, уловите суть создания, попрактикуетесь и всё, будете работать по второму пункту).
- Сводная таблица (используется при ручной настройке таблицы в основном используется опытными пользователями)
Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов
Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).
Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.
Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.
Гораздо сложнее сделать сводную таблицу на основе разных по структуре исходных таблиц. Например, таких:
Первая таблица – приход товара. Вторая – количество проданных единиц в разных магазинах. Нам нужно свести эти две таблицы в один отчет, чтобы проиллюстрировать остатки, продажи по магазинам, выручку и т.п.
Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.
Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.
- В ячейке-мишени (там, куда будет переноситься таблица) ставим курсор. Пишем = — переходим на лист с переносимыми данными – выделяем первую ячейку столбца, который копируем. Ввод. «Размножаем» формулу, протягивая вниз за правый нижний угол ячейки.
- По такому же принципу переносим другие данные. В результате из двух таблиц получаем одну общую.
- Теперь создадим сводный отчет. Вставка – сводная таблица – указываем диапазон и место – ОК.
Открывается заготовка Сводного отчета со Списком полей , которые можно отобразить.
Покажем, к примеру, количество проданного товара.
Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.
Прочие настройки сводных таблиц в Excel
Иногда приходится фильтровать данные по датам. Например, в нашем списке торговых операций присутствует много-много дат. Excel предоставляет инструмент для группировки данных по дням, месяцам, годам и т.д. Давайте посмотрим, как это делается.
Для начала уберите запись Payment Method из области Column Labels (Колонны). Для этого перетащите его обратно к списку заголовков, а на его место переместите заголовок Date Booked (Дата бронирования):
Как видите, это временно сделало нашу сводную таблицу бесполезной. Excel cоздал отдельный столбец для каждой даты, в которую была совершена торговая операция. В итоге мы получили очень широкую таблицу!
Чтобы исправить это, кликните правой кнопкой мыши по любой дате и выберите из контекстного меню пункт Group (Группировать):
Появится диалоговое окно группировки. Мы выбираем Months (Месяцы) и жмём ОК:
Вуаля! От такой таблицы намного больше пользы:
Кстати, эта таблица практически идентична той, которая была показана в начале статьи, где итоги продаж были составлены вручную.
Есть еще один очень важный момент, который необходимо знать! Вы можете создать не один, а несколько уровней заголовков строк (или столбцов):
… а выглядеть это будет так…
То же самое можно проделать с заголовками столбцов (или даже с фильтрами).
Вернёмся к исходному виду таблицы и посмотрим, как вывести средние значения вместо сумм.
Для начала кликните на Sum of Amount и из появившегося меню выберите Value Field Settings (Параметры полей значений):
В списке Summarize value field by (Операция) в диалоговом окне Value Field Settings (Параметры поля значений) выберите Average (Среднее):
Заодно, пока мы здесь, давайте изменим Custom Name (Пользовательское имя) с Average of Amount (Количество по полю Amount) на что-нибудь покороче. Введите в этом поле что-нибудь вроде Avg:
Нажмите ОК и посмотрите, что получилось
Обратите внимание, все значения изменились с итоговых сумм на средние значения, а заголовок таблицы (в левой верхней ячейке) поменялся на Avg:
Если захотеть, то можно получить сразу сумму, среднее и количество (продаж), размещённые в одной сводной таблице.
Вот пошаговая инструкция, как сделать это, начиная с пустой сводной таблицы:
- Перетащите заголовок Salesperson (Торговый представитель) в область Column Labels (Колонны).
- Трижды перетащите заголовок Amount (Стоимость) в область Values (Значения).
- Для первого поля Amount измените название на Total (Сумма), а формат чисел в этом поле на Accounting (Финансовый). Количество десятичных знаков равно нулю.
- Второе поле Amount назовите Average, операцию для него установите Average (Среднее) и формат чисел в этом поле тоже измените на Accounting (Финансовый) с числом десятичных знаков равным нулю.
- Для третьего поля Amount установите название Count и операцию для него – Count (Количество)
- В области Column Labels (Колонны) автоматически создано поле Σ Values (Σ Значения) – перетащите его в область Row Labels (Строки)
Вот что мы получим в итоге:
Общая сумма, среднее значение и количество продаж – всё в одной сводной таблице!
Создание сводной таблицы в Excel
Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.
Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.
Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).
Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.
Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.
В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.
Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.
Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.
В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.
В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.
Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.
Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.
Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.
С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.
Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».
В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.
На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.
Как создать сводную таблицу?
Для начала убедитесь, что у Вас есть какие-то исходные данные на листе Excel. Перечень финансовых операций – самое типичное, что встречается. На самом деле, это может быть перечень чего угодно: контактные данные сотрудников, коллекция компакт-дисков или данные о расходе топлива Вашей компании.
Итак, запускаем Excel… и загружаем такой список…
После того, как мы открыли этот список в Excel, можем приступить к созданию сводной таблицы.
Выделите любую ячейку из этого списка:
Затем на вкладке Insert (Вставка) выберите команду PivotTable (Сводная таблица):
Появится диалоговое окно Create PivotTable (Создание сводной таблицы) с двумя вопросами для Вас:
- Какие данные использовать для создания новой сводной таблицы?
- Куда поместить сводную таблицу?
Так как на предыдущем шаге мы уже выбрали одну из ячеек списка, то для создания сводной таблицы будет выделен весь список автоматически. Заметьте, что мы можем выбрать другой диапазон, другую таблицу и даже какой-нибудь внешний источник данных, например, таблицу базы данных Access или MS-SQL. К тому же нам необходимо выбрать, где разместить новую сводную таблицу: на новом листе или на одном из существующих. В данном примере мы выберем вариант – New Worksheet (На новый лист):
Excel создаст новый лист и разместит на нем пустую сводную таблицу:
Как только мы кликнем по любой ячейке в сводной таблице, появится ещё одно диалоговое окно: PivotTable Field List (Поля сводной таблицы).
Список полей в верхней части диалогового окна – это перечень всех заголовков из исходного списка. Четыре пустые области в нижней части экрана позволяют указать сводной таблице, как требуется обобщить данные. Пока эти области пусты, в таблице тоже ничего нет. Всё, что от нас требуется, это перетащить заголовки из верхней области в пустые области внизу. При этом автоматически формируется сводная таблица, в соответствии с нашими инструкциями. Если мы допустили ошибку, то можно удалить заголовки из нижней области либо перетащить другие им на замену.
Область Values (Значения), вероятно, самая важная из четырёх. То, какой заголовок помещён в эту область, определяет, по каким данным будут подводиться итоги (сумма, среднее, максимум, минимум и т.д.) Это, почти всегда, численные значения. Отличный кандидат на место в этой области – данные под заголовком Amount (Стоимость) нашей исходной таблицы. Перетащим этот заголовок в область Values (Значения):
Обратите внимание, что заголовок Amount теперь отмечен галочкой, а в области Values (Значения) появилась запись Sum of Amount (Сумма по полю Amount), указывающая на то, что столбец Amount просуммирован. Если мы посмотрим на саму сводную таблицу, то увидим сумму всех значений из столбца Amount исходной таблицы
Если мы посмотрим на саму сводную таблицу, то увидим сумму всех значений из столбца Amount исходной таблицы.
Итак, наша первая сводная таблица создана! Удобно, но не особо впечатляет. Вероятно, мы хотим получить больше информации о наших данных, чем есть сейчас.
Обратимся к исходным данным и попробуем определить один или несколько столбцов, которые можно использовать, чтобы раздробить эту сумму. Например, мы можем сформировать нашу сводную таблицу таким образом, чтобы итоговая сумма продаж подсчитывалась для каждого продавца по отдельности. Т.е. в нашу сводную таблицу добавятся строки с именем каждого продавца компании и его итоговой суммой продаж. Чтобы достичь такого результата, достаточно перетащить заголовок Salesperson (Торговый представитель) в область Row Labels (Строки):
Становится интересней! Наша сводная таблица начинает обретать форму…
Видите преимущества? За пару кликов мы создали таблицу, которую вручную пришлось бы создавать очень долго.
Что ещё мы можем сделать? Ну, в определённом смысле, наша сводная таблица уже готова. Мы создали полезную сводку по исходным данным. Уже получена важная информация! В оставшейся части статьи мы разберём некоторые способы создания более сложных сводных таблиц, а также узнаем, как их настраивать.