Основные особенности
Смета обычно составляется в рамках строительства. Само такое понятие появилось в плановой экономике. Но оно осталось актуальным и в рамках рыночной экономики. Смета – это ориентир для определения цены, которая устроит заказчика. Она также нужна для качественного анализа расходов обеих сторон. Документ потребуется для осуществления расчетов между участниками проекта в процессе его воплощения. Сметная стоимость – это предполагаемый объем расходов, нужных для полноценной реализации проекта.
Функции сметы:
- Распределение вкладов по стадиям строительства.
- Установление источников появления средств.
- Определение цен на материалы/инструменты, которые устраивают и заказчика, и исполнителя.
При оформлении соглашения подряда смету составлять не обязательно. Но всегда составляется протокол, устанавливающий договорную стоимость. Но смета может быть затребована заказчиком. Как правило, она и запрашивается с целью детализации расходов на строительства. Обязательно составляется смета, если заказчик – это государственное учреждение.
Шаг 6. Операционная поддержка программы
Запуск программы лояльности — это проект.
Его реализует проектная команда — как правило, она состоит из менеджеров направлений, являющихся бизнес-заказчиками проекта и функционально вовлеченных в него. У команды проекта должен быть лидер. Хорошо, если лидером станет тот человек, который в дальнейшем возглавит работу подразделения лояльности.
У проекта есть цель, сроки и критерии реализации. Как правило, проект внедрения программы лояльности завершается после того, как прошла интеграция и настройка интернет-платформы, в операционные процессы включены технологические процессы поддержания программы, штат подразделения сформирован, сотрудники, задействованные в выполнении функций программы лояльности, обучены (включая персонал фронт-офиса или торговый персонал магазинов), информационно-рекламная кампания подготовлена, необходимые идентификаторы и материалы выпущены (например, карты, анкеты), тестовые испытания и пилотный проект на ограниченном количестве объектов завершились и ИТ-система передана в эксплуатацию.
К моменту запуска должны быть решены следующие организационные задачи:
- функции описаны;
- штат сформирован;
- в процессы (ИТ, логистики, сервиса) включены и формализованы необходимые изменения;
- все сотрудники, вовлеченные в новые или измененные процессы, мотивированы и обучены, знания проверены;
- есть система устранения технических и организационных ошибок.
Функция управления программой лояльности может входить в структуру маркетинга, коммерческого блока или другую структуру бизнеса
В любом случае, важно, чтобы у проекта был бюджет и необходимый ресурс.. Внедрение программы лояльности — это сложная организационно-техническая перестройка работы части процессов компании
Для проверки ее работоспособности и устранения критических ошибок обычно применяют пилотный запуск — запуск на одном или нескольких объектах или в отдельном регионе.
Внедрение программы лояльности — это сложная организационно-техническая перестройка работы части процессов компании. Для проверки ее работоспособности и устранения критических ошибок обычно применяют пилотный запуск — запуск на одном или нескольких объектах или в отдельном регионе.
Ошибка № 9. Отказ от пилотного исследования.
Часто, стремясь успеть запустить программу к высокому сезону, компании отказываются от проведения пилотного проекта. Между тем, такое решение содержит в себе серьезные организационные и финансовые риски, поэтому принимать его следует взвешенно.
Предусмотрите ресурсы на развитие программы.
После запуска довольно скоро перед вами станет задача развития программы лояльности: анализа покупок клиентов и дальнейшего обогащения правил программы. Заранее продумайте, кто будет анализировать данные, выявлять новые закономерности клиентского поведения, создавать новые клиентские сегменты, а также кто будет проверять эти выводы и разрабатывать новые правила. Если штатных сотрудников недостаточно, эту работу можно передать внешним подрядчикам. Консалтинговые, аналитические компании или поставщики ИТ-решения могут оказывать вам подобные услуги.
Если вы решили работать своими силами, обратите внимание, что сегментирование клиентских правил — это очень ресурсоемкая задача. Даже если вы идете по очень простому пути, работая с социально-демографическими сегментами (пол, возраст, доход, регион), то на выходе у вас получится сотни сегментов
По каждому из них должна быть своя политика и набор правил, и они должны меняться.
Ни один маркетолог, даже самый вовлеченный, не сможет работать с пятью сотнями сегментов каждый день. Для того, чтобы ваша программа лояльности работала и была сегментирована, вам необходимо автоматизировать эти правила.
Правила, даже определенные на основании статистических данных, стоит тестировать на небольшой выборке. Например, сделать ограниченную рассылку и посмотреть на реакцию клиентов. Действуют те же принципы A/В тестирования, что и в интернет-продвижении.
Составление бюджетов предприятия в Excel с учетом лояльности
Проект бюджета в Excel состоит из двух листов:
- Продажи – содержит историю движения средств за прошлый год по конкретному клиенту.
- Результаты – содержит условия начисления бонусов и простой счет результатов деятельности дистрибьютора, определяющий прогноз показателей привлекательности клиента для фирмы.
Структура таблицы «Продажи за 2015 год по клиенту:» на листе «продажи»:
Модель бюджета предприятия
На втором листе устанавливаем границы для достижения бонусов соответствующие им проценты скидок.
Следующая таблица – это базовая форма бюджета доходов и расходов в Excel с общими финансовыми показателями фирмы за годовой период.
Структура таблицы «Условия бонусной системы» на листе «результаты»:
- Граница бонусной планки 1. Место для установки уровня граничной планки по количеству.
- Бонус % 1. Место для установки скидки при преодолении первой границы. Как рассчитывается скидка для первой границы? Хорошо видно на листе «продажи». С помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 1 бонусной планки; Объем продаж * процент 1 бонусной скидки; 0).
- Граница бонусной планки 2. Более высокая граница по сравнению с предыдущей границей, которая дает возможность получить большую скидку.
- Бонус % 2 –скидка для второй границы. Рассчитывается с помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 2 бонусной планки; Объем продаж * процент 2 бонусной скидки; 0).
Структура таблицы «Общий отчет по обороту фирмы» на листе «результаты»:
Пример БДДС и БДР в Excel
Бюджет движения денежных средств (БДДС) – документ, в котором собраны все движения денежных средств (безналичные и наличные), произведена группировка денежных потоков по их целям, представлена информация о планируемых в компании свободных денежных средствах.
Планирование денежных потоков состоит из следующих блоков:
- План остатков денежных средств на начало месяца.
- План поступления денежных средств от основной деятельности (выручка от продаж, бонусы от поставщиков, доходы от субаренды помещений и др.).
- План операционных расходов, который состоит из двух частей:
- план оплат поставщикам за товар;
- план оплат по прочим расходам по операционной деятельности.
- План потока по финансовой деятельности: сальдо между кредитами к получению и гашению минус проценты по кредитам к уплате.
- План потока по инвестиционной деятельности: разница между доходами от продажи основных средств и платежами по приобретению и ремонту основных средств.
Помимо прямого способа (разнесение по статьям движений денежных средств) раздел операционной деятельности БДДС может быть составлен косвенным методом. При формировании таблицы БДДС этим методом операционный денежный поток рассчитывается на основании БДР с учетом неденежных поправок (амортизация, изменения кредиторской и дебиторской задолженности и пр.). Данный метод показывает, как связаны денежные потоки с финансовыми показателями фирмы.
В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и прогноз остатка денежных средств на конец периода.
Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки, бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат, либо увеличения плана привлечения финансирования. Для повышения удобства анализа бюджета можно добавить в БДДС дополнительные таблицы с расшифровкой информации о текущей задолженности перед поставщиками, плановыми постоянными затратами, а также прогнозной задолженностью на конец месяца с учетом заложенных в бюджет сумм оплат.
Бюджет доходов и расходов (БДР) – демонстрирует планируемые финансовые результаты деятельности предприятия. В нет отражаются выручка компании, ее прямые и операционные расходы, налоги, прочие доходы и расходы (включая проценты по кредитным ресурсам и т.д.), прибыль от деятельности (рассчитанная с учетом применяемой системы, например, РСБУ или МСФО), а также налог на прибыль и чистая прибыль.
БДР можно формировать по-разному, например, по рассматриваемым периодам времени (недели, месяцы, годы) либо по ЦФО (центрам финансовой ответственности). В качестве ЦФО могут выступать отдельные магазины, офисы, проекты и другие структурные подразделения компании.
Составные части бюджета доходов и расходов принято разделять на две части:
- доходная;
- расходная.
Доходная
В нее включается следующее:
- прибыль от продажи основной продукции, отток которой запланирован в бюджетной фазе;
- прибыль от других типов реализации какой-либо продукции;
- прибыль, полученная от внереализационных доходов. Сюда включается и полученная денежная сумма от займов, которые были предоставлены другим организациям. Также прибыль может поступить от смены курса валюты.
Расходная часть состоит из показателей:
- производственных затрат. Берутся эти данные из затрат, связанных с производственным бюджетом;
- расходов, связанных с коммерцией и управлением;
- расходов на прочие нужды. Сюда включаются процентные выплаты по взятому кредиту и т.д.
Доходную часть бизнеса в БДР можно представить по видам (например, розничная торговля, оптовая торговля, оказание транспортных услуг и т.д.).
Расходную часть распределяют, в основном, по статьям бюджета доходов и расходов предприятия. Такое разделение позволяет проводить анализ бюджета доходов и расходов по видам затрат:
- Производственные/Административные/Коммерческие
- Основные/Накладные
- Прямые/Косвенные
- Переменные/Постоянные
Идеального шаблона бюджета движения денежных средств организации и БДР в природе не существует. Подготовленный нашими специалистами образец бюджета организации в Excel поможет получить общее представление о том, как выглядят подобные отчеты.
Считаем расходы
На общем семейном совете придумываем названия для основных статей расходов. Первое, что приходит в голову: «Питание», «Коммуналка», «Связь» (телефон, интернет), «Развлечения», «Одежда», «Транспорт» (общественный/такси/расходы на личное авто), «Школа/детский сад/институт», «Домашние животные», «Здоровье», «Красота», «Кредиты» и т.д. В каждой семье перечень таких статей будет индивидуальным.
Чересчур дробить расходы тоже не стоит – десятка категорий вполне достаточно. В компьютерной программе «Домашняя бухгалтерия» я заметил, что расходы на продукты делятся на «Хлеб», «Молочные продукты», «Мясо и колбасы», «Овощи и фрукты» и другие. Особого смысла я в этом не вижу. Тем более если учет будет вестись вручную. Ведь еда – она и в Африке еда.
Забегая вперед, поделюсь еще одной хитростью. Вести учет личных (карманных) расходов очень сложно – и технически, и морально. Поэтому можно ввести раздел «Личные деньги Пети/Васи/Маши». В этой графе фиксируем сумму, которая выдается Пете/Васе/Маше на карманные расходы (раз в неделю или раз в месяц).
А уж они могут тратить ее по своему усмотрению: покупать батончики и чипсы или копить на ролики. Самое главное, что выданная на руки сумма уже отображена в Excel.
Кстати, карманные деньги нужны всем: и школьникам, и студентам, и домохозяйке, и главе семьи. Этот как с личным пространством и временем – какой-то кусочек должен принадлежать только тебе.
Да, и не забываем выделить такую статью расходов как «Форс-мажор». Сюда относим все, что выходит за рамки ежедневного бюджета: ремонт машины или квартиры, отпуск на море, лекарства в случае серьезной болезни и поездку на бабушкин юбилей.
Ну, а дальше выдаем каждому члену семьи крошечный блокнотик. И в течение дня Петя/Вася/Маша фиксирует в нем траты по категориям. Вечером собрались все вместе – перенесли расходы в общую табличку на компьютере. По времени «сведение дебета с кредитом» занимает, максимум, десять минут.
Что даст учет расходов?
- У Вас накапливается конкретная статистика по месяцам, которую можно корректировать и использовать как ориентир на будущее
- Вы наглядно видите, куда и на что уходят деньги
- Результаты первых же месяцев позволяют эффективно оптимизировать расходы
Кстати, если Вы и без всяких таблиц и записей знаете свои «слабые места», на которых стоило бы сэкономить, советую выделить их для наглядности в отдельную категорию. Мой друг, например, вел учет по статье «Сигареты». По его записям получилось, что за год вредная привычка обошлась ему примерно в $600. Курить он в итоге бросил.
Шаг 4. Финансовая модель программы лояльности
До начала технической реализации, вам нужно понять экономическую модель будущей программы, защитить ее и установить контрольные показатели.
P&L программы лояльности (пример)
| Profit | Loss |
|---|---|
|
|
Подумайте, как будет финансироваться программа. Будет ли ее финансирование происходить из маркетингового бюджета или закладываться в показатели маржинальности? Возможно, вознаграждение в программе можно будет полностью или частично формировать за счет партнеров или поставщиков. Оцените необходимый объем финансирования и ваши возможности.
Подсчитайте все расходы по программе, как затраты на внедрение, так и операционные расходы.
Самая крупная и болезненная для бизнеса статья расходов — это стоимость вознаграждения (общая стоимость всех скидок, подарков и т. д.). Обычно эта статья расходов согласовывается с руководством компании в процентах от оборота, а руководитель программы лояльности отвечает за то, чтобы согласованный уровень не был превышен.
Общая стоимость вознаграждения редко выше 3 % от оборота по картам. Если не добавлять средств из маркетингового бюджета или от партнеров, то эти 3 % или меньше — и есть общий бюджет на все вознаграждения программы. Учтите это ограничение при разработке правил программы.
Индивидуальные скидки, отдельные предложения могут намного превышать среднее значение. Но только за счет ограниченного применения.
Например, можно ограничить выборку клиентов для применения повышенной скидки. Вместо того, чтобы предоставлять скидку 2 % всем покупателям, можно установить скидку 1 % для 90 % клиентов, а 10 % клиентов скидку 10 %.
Также можно ограничить ассортимент применения скидки, но повысить ее процент. Например, скидка 20 % на любимый товар, выбираемый клиентом заранее.
Ошибка № 7. Недостаточно проработанная или несогласованная финансовая модель.
Не забывайте, современный бизнес стремится к максимальной эффективности. Любая деятельность, не показывающая финансового результата в компании становится объектом оптимизации. Будьте готовы в любой момент предъявить финансовую модель, прогноз и статус достижения поставленных целей и ваш проект будет защищен.
Ошибка № 8. Ставить амбициозные финансовые цели на первый год работы программы после запуска.
Внедрение программы лояльности, вовлечение в нее клиентов, сбор данных, настройка и уточнение правил требуют времени и профессиональных усилий. Программа, грамотно построенная и достаточно профинансированная на этапе внедрения, позже даст хорошую экономическую отдачу. Попытка запускать проект программы лояльности в режиме экономии и завышенных финансовых ожиданий, скорее всего, не позволит получить необходимую поддержку ваших клиентов и приведет к разочарованию руководства.
Чтобы избежать потери темпа и снижения эффективности на первом этапе, для этого этапа применяются нефинансовые показатели, такие как: количество клиентов присоединившихся к программе, полнота заполнения клиентских профилей, соотношение списанных бонусных баллов к начисленным и другие. Эти показатели должны подтвердить, что проект запущен корректно, интересен клиентам и развивается необходимыми темпами.
S-кривая проекта
Для графического отображения изменения затрат во времени принято использовать кривую затрат проекта. Форма кривой затрат типична для большинства проектов и напоминает букву S, поэтому её еще называют S-кривой проекта.
S-кривая показывает зависимость суммы затрат от сроков проекта. Так, если работы начинаются «Как можно раньше» S-кривая смещается к началу проекта, а если работы начинаются «Как можно позже» соответственно к окончанию проекта.
Рис. 7. Кривая затрат проекта в зависимости от сроков задач
Планируя задачи «Как можно раньше» (это установлено в Microsoft Project 2016 автоматически при планировании от начала проекта) мы снижаем риски нарушения сроков, но при этом необходимо понимать график финансирования проекта, иначе на проекте может быть кассовый разрыв. Т.е. затраты на наши задачи превысят доступные финансовые ресурсы, что грозит рисками остановки работ на проекте.
Планируя задачи «Как можно позже» (это установлено в Microsoft Project 2016 автоматически при планировании от окончания проекта) мы подвергаем проект большим рискам срыва сроков.
Исходя из этого, руководитель должен найти «золотую середину», другими словами, некий баланс между рисками нарушения сроков и рисками наступления кассового разрыва проекта.
Рис. 8. Кривая затрат проекта в MS-Excel путем выгрузки информации из MS-Project
Использование шаблона персонального бюджета в Smartsheet
Smartsheet представляет собой надёжный инструмент на основе электронных таблиц для совместной работы и сотрудничества. Заранее отформатированный шаблон персонального бюджета упрощает создание бюджета, осуществление проверок здоровья бюджета и улучшение отчётности. В данном шаблоне вы можете указать свой бюджет на месяц, а затем отслеживать фактические траты. С помощью имеющихся формул вы сможете работать с годовыми общими расходами, годовыми запланированными расходами и их разницей. Эти данные будут автоматически высчитываться по мере изменения данных таблицы. Мощные функции Smartsheet для совместной работы позволяют вам прикреплять вложения, настраивать напоминания и предоставлять доступ к бюджету заинтересованным лицам.
Вот каким образом можно использовать шаблон персонального бюджета в Smartsheet:
1. Выберите шаблон персонального бюджета
- Перейдите на сайт ru.smartsheet.com и выполните вход в вашу учётную запись (или воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией).
- Перейдите во вкладку «Домашняя», нажмите «Создать» и выберите опцию «Просмотр шаблонов».
- Введите слово «Бюджет» в поле «Поиск шаблонов» и нажмите на иконку в виде увеличительного стекла.
- Отобразится список шаблонов. Для нашего примера мы воспользуемся шаблоном «Планирование семейного бюджета по месяцам». Нажмите на синюю кнопку «Использовать шаблон» в правом верхнем углу.
- Назовите ваш шаблон, выберите, куда его сохранить, и нажмите кнопку «ОК».
2. Введите данные для вашего бюджета
Откроется заранее отформатированный шаблон, содержащий контент для образца, а также уже готовые разделы, категории и подкатегории. В Smartsheet вы можете без труда добавлять или удалять строки, в зависимости от данных вашего бюджета.
Просто щёлкните правой кнопкой мыши по строке и выберите «Вставить выше» или «Вставить ниже», чтобы добавить строку, или «Удалить», чтобы удалить строку.
- Обновите названия разделов и подразделов в основном столбце в соответствии с вашими данными.
*Обратите внимание, что раздел «Сбережения и накопления» в этом шаблоне включается в раздел «Расходы». Вы можете перенести этот раздел в более подходящее для вас место, выбрав нужные строки, щёлкнув правой кнопкой мыши по ним и выбрав «Вырезать»
Затем щёлкните правой кнопкой мыши по строке, куда вы хотите вставить выбранные строки, и нажмите «Вставить».
Введите данные ваших доходов, сбережений и расходов для соответствующих категорий вашего бюджета в столбце «Месячный бюджет»
Обратите внимание, что иерархия уже была заранее настроена для вас, а формулы будут автоматически высчитывать итоговые значения для категорий на основании данных, указанных в подразделах. В левой части каждой строки вы можете прикреплять файлы непосредственно к элементам бюджета (идеально подходит для прикрепления банковских выписок, налоговых документов и т.д.)
Добавляйте важные детали в столбце «Комментарии», например, сведения об счетах или ссылки на определённые счета.
3. Обновляйте фактические данные месячного бюджета
- Вводите фактические суммы в рублях для каждого из элементов бюджета в течение соответствующего месяца. Вы можете настроить получение напоминаний, открыв вкладку «Оповещения» в нижней части страницы и выбрав «Новое напоминание». Дополнительную информацию см здесь.
Как правильно переносить домашнюю бухгалтерию в Excel?
Самый простой способ: разместить все статьи доходов и расходов в первом столбце, а даты – по горизонтали (или наоборот).
Можно делать на каждый месяц отдельные Excel-листы в одном документе, но в разных вкладках («Январь 2015», «Февраль 2015» и т.д.). Можно для наглядности переносить в Excel итоговые суммы за месяц, а ежедневный учет вести в обычном бумажном еженедельнике.
Главное, чтобы это не отнимало у Вас слишком много времени. Да, и кстати, по итогам каждого месяца стоит проводить «семейные собрания» — с разбором полетов и составлением плана на будущее. Кстати здесь вы сможете скачать шаблон для Excel.
Напоследок скажу, что раньше я сам вел бюджет в экселе, но это оказалось не удобно.
Сейчас я использую специальные программы, которые позволяют делать это лучше и тратить на занесение данных гораздо меньше времени. К тому же они могут строить графики и аналитику по историческим данным, что облегчает процесс контроля за своими средствами. В общем, рекомендую!
А в какой форме Вы ведете свой семейный бюджет? Подписывайтесь на обновления и делитесь лучшими постами с друзьями!
Составление бюджетов предприятия в Excel с учетом лояльности
Проект бюджета в Excel состоит из двух листов:
- Продажи – содержит историю движения средств за прошлый год по конкретному клиенту.
- Результаты – содержит условия начисления бонусов и простой счет результатов деятельности дистрибьютора, определяющий прогноз показателей привлекательности клиента для фирмы.
Движение денежных средств по клиентам
Структура таблицы «Продажи за 2015 год по клиенту:» на листе «продажи»:
- Товар – Наименование товаров.
- Закупочная цена – цены, по которым дистрибьютор закупает продукцию у поставщиков.
- Закупочная сумма – это количество товара умножено на его цену.
- Количество продаж – количество товара проданного конкретному клиенту за 1 год.
- Цена реализации – закупочная цена + 15% наценки. Формула наценки:
- Объем продаж – сумма, на которую было продано товара.
- Бонус % — размер скидки на определенный товар, который преодолел по количеству определенную граничную планку скидок. Формула: результаты!$B$2;ЕСЛИ(D7>результаты!$B$4;результаты!$B$5;результаты!$B$3);0)» >
- Бонус-сумма – суммы скидок, которые клиент получает при преодолении количественной границы конкретного товара (значение ячеек этой колонки получены ссылкой из ячейки расчета бонусов на листе «Результаты») . Формула расчета скидки в Excel: результаты!$B$2;ЕСЛИ(D7>результаты!$B$4;F7*результаты!$B$5;F7*результаты!$B$3);0)» >
- Прибыль – рассчитывается: Объем продаж — Закупочная сумма — Бонус.
Модель бюджета предприятия
На втором листе устанавливаем границы для достижения бонусов соответствующие им проценты скидок.
Следующая таблица – это базовая форма бюджета доходов и расходов в Excel с общими финансовыми показателями фирмы за годовой период.
Структура таблицы «Условия бонусной системы» на листе «результаты»:
- Граница бонусной планки 1. Место для установки уровня граничной планки по количеству.
- Бонус % 1. Место для установки скидки при преодолении первой границы. Как рассчитывается скидка для первой границы? Хорошо видно на листе «продажи». С помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 1 бонусной планки; Объем продаж * процент 1 бонусной скидки; 0).
- Граница бонусной планки 2. Более высокая граница по сравнению с предыдущей границей, которая дает возможность получить большую скидку.
- Бонус % 2 –скидка для второй границы. Рассчитывается с помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 2 бонусной планки; Объем продаж * процент 2 бонусной скидки; 0).
Структура таблицы «Общий отчет по обороту фирмы» на листе «результаты»:
- Суммарный объем продаж. Общая сумма проданного товара.
- Суммарная закупка. Общая сумма, на которую приобретено товара у поставщиков.
- Суммарный бонус. Общая сумма скидок.
- Прибыль БРУТТО: Суммарный объем продаж — Суммарная закупка – Суммарный бонус.
- Маржа 1: Прибыль БРУТТО / Суммарный объем продаж (в процентном выражении грязной прибыли) .
- Расходы по реализации – сумма расходов на дистрибуцию товара (логистика, доставка, реклама и т.п.) .
- Расходы на управление – суммарные расходы на зарплату сотрудникам, налоги и т.п.
- Прибыль НЕТТО (чистая прибыль) – Прибыль БРУТТО — Расходы по реализации — Расходы на управление.
- Маржа 2 – Прибыль НЕТТО / Суммарный объем продаж (в процентном выражении) .