Как создать сводную таблицу в excel. 2 способа создания сводной таблицы в эксель

Сводная таблица

Определение 1

Сводной таблицей является интерактивная таблица, которая позволяет выполнять анализ данных с помощью быстрого объединения больших объемов данных и расчета итогов на их основе (рисунок 1).

Использование сводных таблиц позволяет довольно просто выполнять сложный анализ данных.

Чтобы получить различные итоги по исходным данным необходимо в созданном макете сводной таблицы выбрать значения в поле столбцов Наименование договора, Номер покупателя, поле строк Наименование товара и поле фильтра (страницы) Дата отгрузки по месяцам.

С помощью сводных таблиц можно осуществлять динамическое изменение макета для выполнения всестороннего анализа данных. При их создании возможно изменение заголовков столбцов, строк, а также полей, которые определяют страницу. Создание и быстрая модификация макета возможно посредством выбора и перетаскивания поля в рабочую область из списка полей, который раскрывается. При выполнении каждого изменения макета в сводной таблице мгновенно выполняются вычисления заново соответственно новому расположению данных.

Сводные диаграммы предназначены для того, чтобы наглядно графически представить анализируемую информацию, тем самым облегчая пользователям сравнение и выявление закономерностей и тенденций в данных (рисунок 2).

Microsoft Access предоставляет возможность открывать в режимах сводной диаграммы и сводной таблицы формы, запросы и таблицы.

Таким образом, в качестве источника записей для режима сводной диаграммы и режима сводной таблицы может выступать как таблица, так базовый источник данных для формы. Источником записей в базе данных Microsoft Access может быть инструкция SQL, запрос или таблица; в проекте Microsoft Access – инструкция SQL, представление, таблица, табличная функция или хранимая процедура.

Сводные таблицы в Excel 2003

Описанные выше действия подходят для современных редакторов (2007, 2010, 2013 и 2016 года). В старой версии всё выглядит иначе. Возможностей, разумеется, там намного меньше.

Для того чтобы создать сводную таблицу в Экселе 2003 года, нужно сделать следующее.

1. Перейти в раздел меню «Данные» и выбрать соответствующий пункт.

2. В результате этого появится мастер для созданий подобных объектов.

3. После нажатия на кнопку «Далее» откроется окно, в котором нужно указать диапазон ячеек. Затем снова нажимаем на «Далее».

4. Для завершения настроек жмем на «Готово».

5. В результате этого вы увидите следующее. Здесь нужно перетащить поля в соответствующие области.

6. К примеру, может получиться вот такой результат.

Становится очевидно, что создавать подобные отчеты намного лучше в современных редакторах.

Свойства и форматирование

Кроме непосредственного отображения данных, имеется большой набор возможностей по отображению внешнего вида сводных таблиц. Лишние данные можно скрывать, используя фильтры. Для единичного элемента или поля проще пользоваться пунктом контекстного меню Удалить
(в версии 2000-2003 Скрыть
).

Задавать отображение других элементов сводной таблицы также желательно не через форматирование ячейки, а через настройку поля или элемента сводной таблицы. Для этого необходимо подвести указатель мыши к нужному элементу, дождаться появления специальной формы курсора (в виде стрелки), затем через одинарный клик выделить выбранный элемент. После выделения можно изменять вид через ленту, контекстное меню или вызывать стандартный диалог формата ячейки:

Кроме того, в Excel 2007 появилось множество предопределенных стилей отображения сводной таблицы:

Обратите внимание, что в диаграмме активны управляющие фильтры и области перетаскивания

Как работать со сводными таблицами в Excel

Начнем с простейшего: добавления и удаления столбцов. Для примера рассмотрим сводную табличку продаж по разным отделам (см. выше).

Справа от сводной таблицы у нас была область задач, где мы выбирали столбцы в списке полей. Если она исчезла, просто щелкаем мышью по табличке.

Добавим в сводную таблицу еще одно поле для отчета. Для этого установим галочку напротив «Даты» (или напротив «Товара»). Отчет сразу меняется – появляется динамика продаж по дням в каждом отделе.

Сгруппируем данные в отчете по месяцам. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по полю «Дата». Нажимаем «Группировать». Выбираем «по месяцам». Получается сводная таблица такого вида:

Чтобы изменить параметры в сводной таблице , достаточно снять галочки напротив имеющихся полей строк и установить у других полей. Сделаем отчет по наименованиям товаров, а не по отделам.

А вот что получится, если мы уберем «дату» и добавим «отдел»:

А вот такой отчет можно сделать, если перетащить поля между разными областями :

Чтобы название строки сделать названием столбца, выбираем это название, щелкаем по всплывающему меню. Нажимаем «переместить в название столбцов». Таким способом мы переместили дату в столбцы.

Поле «Отдел» мы проставили перед наименованиями товаров. Воспользовавшись разделом меню «переместить в начало».

Покажем детали по конкретному продукту . На примере второй сводной таблицы, где отображены остатки на складах. Выделяем ячейку. Щелкаем правой кнопкой мыши – «развернуть».

В открывшемся меню выбираем поле с данными, которые необходимо показать.

Когда нажимаем на сводную таблицу, становится доступной закладка с параметрами отчета. С ее помощью можно менять заголовки, источники данных, группировать информацию.

Как работать со сводными таблицами в Excel

Начнем с простейшего: добавления и удаления столбцов. Для примера рассмотрим сводную табличку продаж по разным отделам (см. выше).

Справа от сводной таблицы у нас была область задач, где мы выбирали столбцы в списке полей. Если она исчезла, просто щелкаем мышью по табличке.

Добавим в сводную таблицу еще одно поле для отчета. Для этого установим галочку напротив «Даты» (или напротив «Товара»). Отчет сразу меняется – появляется динамика продаж по дням в каждом отделе.

Сгруппируем данные в отчете по месяцам. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по полю «Дата». Нажимаем «Группировать». Выбираем «по месяцам». Получается сводная таблица такого вида:

Чтобы изменить параметры в сводной таблице, достаточно снять галочки напротив имеющихся полей строк и установить у других полей. Сделаем отчет по наименованиям товаров, а не по отделам.

А вот что получится, если мы уберем «дату» и добавим «отдел»:

А вот такой отчет можно сделать, если перетащить поля между разными областями:

Чтобы название строки сделать названием столбца, выбираем это название, щелкаем по всплывающему меню. Нажимаем «переместить в название столбцов». Таким способом мы переместили дату в столбцы.

Поле «Отдел» мы проставили перед наименованиями товаров. Воспользовавшись разделом меню «переместить в начало».

Покажем детали по конкретному продукту. На примере второй сводной таблицы, где отображены остатки на складах. Выделяем ячейку. Щелкаем правой кнопкой мыши – «развернуть».

В открывшемся меню выбираем поле с данными, которые необходимо показать.

Когда нажимаем на сводную таблицу, становится доступной закладка с параметрами отчета. С ее помощью можно менять заголовки, источники данных, группировать информацию.

«Информационные технологии. Работа с электронными таблицами Excel» от Российского экономического университета им. Г.В.Плеханова

Язык: русский.

Длительность: 5 часов видео, 25 видеоуроков + 113 тестов.

Формат обучения: видеоуроки + тесты.

Уровень сложности: средний.

Обратная связь: нет.

Программа обучения:

1. Цели и задачи курса.
2. Пользовательский интерфейс Excel.
3. Рабочая книга, рабочий лист. Операции с рабочими листами.
4. Ввод и типы данных.
5. Редактирование данных.
6. Форматирование и печать электронной таблицы.
7. Выполнение расчетов в электронных таблицах.
8. Создание формул. Адресация.
9. Категории функций.
10. Вложенные функции.
11. Формулы массивов.
12. Аудит формул в Excel.
13. Графическая интерпретация данных.
14. Элементы визуализации.
15. Диаграммы.
16. Спарклайны.
17. Условное форматирование.
18. 3D-карта.
19. Анализ данных.
20. Сортировка.
21. Промежуточные итоги.
22. Фильтры.
23. Консолидация данных.
24. Сводные таблицы и диаграммы.
25. Анализ «что если». Поиск решения.
26. Подбор параметра.
27. Таблица подстановки данных.
28. Сценарии.
29. Решение задач оптимизации.

Особенности курса:

• Курс создан в РЭУ им. Г.В.Плеханова.
• Целевая аудитория — студенты экономических вузов.
• Для прохождения курса необходимо обладать знаниями по математике и информатике на уровне школьной программы.

О преподавателях:

• Марина Романовна Меламуд — кандидат педагогических наук, доцент, заместитель декана Факультета дистанционного обучения Российского экономического университета им. Г.В. Плеханова
• Вера Григорьевна Герасимова — доцент кафедры Информатики Российского Экономического Университета им. Г.В. Плеханова
• Павел Евгеньевич Коваль — доцент кафедры Информатики Российского Экономического Университета им. Г.В. Плеханова
• Наталья Женова — старший преподаватель кафедры информатики Российского Экономического Университета им. Г. В. Плеханова.

Пример создания сводной таблицы Excel – алгоритм для чайников

Ознакомившись с базовыми теоретическими нюансами про сводные таблицы в Excel, давайте перейдем к применению их на деле. Для старта создания сводной таблицы в Excel 2016, 2010 или 2007 необходимо установить программное обеспечение. Как правило, если вы пользуетесь программами системы Microsoft Office, то Excel уже есть на вашем компьютере. Запустив его, перед вами откроется обширное поле, разделенное на большое количество ячеек. Более детально о том, как делать сводные таблицы в Excel, вам подскажет видеоурок выше.

С помощью следующего алгоритма мы детально рассмотрим пример, как построить сводную таблицу в Excel. На панели вверху окна переходим на вкладку «Вставка», где слева в углу выбираем «Сводная таблица». Далее на экране открывается диалоговое окошко, где требуется указать соответствующие параметры. На этом этапе создания сводных таблиц в Excel есть несколько важных моментов. Если перед тем, как начать формирование реестра, вы установили значок курсора на листе, то заполнение пустых строчек окна произойдёт автоматически. Иначе адрес диапазона данных нужно обозначить самостоятельно. Рассмотрим детальней самостоятельное заполнение пунктов диалогового окна.

Первую строку не оставляем пустой, иначе программа выдаст ошибку. Если есть источник, с которого планируете переноситься данные, то выберите его в пункте «Использовать внешний источник данных». Под внешним источником подразумевается другая книга Excel или набор моделей данных из СУБД.

Выберите место, где будет располагаться будущая рамка с ячейками. Это может быть новое окно или же этот лист, рекомендуем использовать другой лист. Закрепив все настройки, получаем готовую основу. По левую сторону располагается область, где размещена основа будущей рамки. В правой части есть окно с настройками, которое помогает управлять реестром. Теперь необходимо разобраться, как строится вся эта конструкция. В окне настроек «Поля свободной таблицы», вы обозначаете данные, которые будут присутствовать. Вся структура строится таким образом, чтобы текстовые данные играли роль объединяющих элементов, а числовые показывали консолидированные значения. Например, объединим все поступления по отделам и узнаем на какую сумму получил товары каждый. Для этого поставим галочку у двух заголовков: отдел и стоимость товара в партии

Обратите внимание, как расположились эти данные в нижней области панели настройки. Отдел автоматически ушел в строки, а числовые данные в значения

Если попробовать щелкнуть по любому столбцу с числами, они будут появляться в этой области. А в самой таблице добавится новый столбец. При этом происходит суммирование. Сейчас мы можем узнать из нашего отчета, сколько товаров поступило в каждый отдел и их общую стоимость.

Вы можете свободно корректировать ширину столбиков для оптимального расположения данных. Просто раздвигайте ширину столбцов или высоту строк так, как вы привыкли в Excel. Если вам не нравится такая ориентация, вы можете перетащить мышкой названия строк в область столбцов — просто наведите мышь, нажмите левую кнопку и тяните. Что касается подсчета результатов, то сумма – далеко не единственная функция. Чтобы посмотреть, какие Excel предлагает еще, нажмите на название в области значений и выберите последнюю команду. В параметрах полей значений вы найдете множество вариантов для анализа. Для каждого значения можно выбрать свою функцию. Например, добавим поле «Цена» и найдем максимальную цену товара в каждом отделе. Фактически, узнаем сколько стоит самый дорогой. Теперь мы видим, что в отдел «Аксессуары» поступило товаров на сумму 267660 рублей, при этом самый дорогостоящий имеет цену 2700 рублей. Область «Фильтры» позволяет установить критерий отбора записей. Добавим поле «Дата поступление», просто поставив около него галочку. Сейчас сводная таблица в Excel выглядит неудобно, если нам необходимо провести анализ по дате. Поэтому переместим дату из строк в фильтры — просто перетяните, как было указано выше. Итогом этих действий стало появление еще одного поля сверху. Чтобы выбрать дату, нажмем на стрелочку около слова «Все». Теперь нам доступен выбор конкретного дня, чтобы открыть список, щелкайте по треугольнику в правом углу. Также можно выбрать и значения для отдела. Снимите галочки с тех, которые вас не интересуют, и вы получите только нужную информацию.

Во время работы вы можете столкнуться с подобным сообщением «недопустимое имя сводной таблицы Excel». Это означает, что первая строка диапазона, откуда пытаются извлечь информацию, осталась с незаполненными ячейками. Чтобы решить эту проблему, вы должны заполнить пустоты колонки.

Оформление сводной таблицы

Если мы поставим галочку, которая подтверждает выделение сразу нескольких объектов, то сможем обрабатывать данные сразу по нескольким продавцам.
Применение фильтра возможно для столбцов и строк. Поставив галочку на одной из разновидностей товара, можно узнать, сколько его реализовано одним или несколькими продавцами.
Отдельно настраиваются и параметры поля. На примере мы видим, что определенный продавец Рома в конкретном месяце продал рубашек на конкретную сумму. Нажатием мышки мы в строке «Сумма по полю…» вызываем меню и выбираем «Параметры полей значений».
Далее для сведения данных в поле выбираем «Количество». Подтверждаем выбор.
Посмотрите на таблицу. По ней четко видно, что в один из месяцев продавец продал рубашки в количестве 2-х штук.
Теперь меняем таблицу и делаем так, чтобы фильтр срабатывал по месяцам. Поле «Дата» мы переносим в «Фильтр отчета», а там где «Названия столбцов», будет «Продавец». Таблица отображает весь период продаж или за конкретный месяц.

Выделение ячеек в сводной таблице приведет к появлению такой вкладки как «Работа со сводными таблицами», а в ней будут еще две вкладки «Параметры» и «Конструктор».
На самом деле рассказывать о настройках сводных таблиц можно еще очень долго. Проводите изменения под свой вкус, добиваясь удобного для вас пользования. Не бойтесь нажимать и экспериментировать. Любое действие вы всегда сможете изменить нажатием сочетания клавиш Ctrl+Z.

Надеюсь, вы усвоили весь материал, и теперь знаете, как сделать сводную таблицу в excel.

Первый интерфейс сводных таблиц, называемых также сводными отчеты, был включен в состав Excel еще в 1993м году (версии Excel 5.0). Несмотря на множество полезных функциональных возможностей, он практически не применяется в работе большинством пользователей Excel. Даже опытные пользователи зачастую подразумевают под термином «сводный отчет» нечто построенное с помощью сложных формул. Попробуем популяризировать использование сводных таблиц в повседневной работе экономистов. В статье обсуждаются теоретические основы создания сводных отчетов, даются практические рекомендации по их использованию, а также приводится пример доступа к данным на основе нескольких таблиц.

Как создавать таблицы в эксель. Обучение работе в excel.

В состав которого входит Excel. Рассмотрим, как создавать таблицы в Майкрософт Эксель, самым простым языком для большего понимания пользователями компьютеров.

Сегодня мы рассмотрим:

Что такое таблица в Excel

Смотрим предоставленный скриншот листа Эксель и видим, что он уже изначально выглядит как некая таблица. В этой таблице можно хранить разные значения, делать вычисления.

Кроме этого работать с листом Excel, можно преобразовывая каждую ячейку в необходимую таблицу, что упрощает систематизацию данных, дает преимущества для будущих вычислений.

Часто обращаются к таблицам для лучшего восприятия предоставляемого материала в виде статьи или книги. Даже начинающий пользователь, работая с Эксель, используя инструменты, может оформить их в разных стилях. В Экселе можно создавать не просто таблицы в форме набора ячеек со значениями, а делать «умные», функциональные таблицы.

Делаем таблицу в Майкрософт Эксель

Первое что надо сделать в открытом листе Excel, это выделить курсором нужный диапазон ячеек, которые затем преобразуем в таблицу. Для ознакомления выделим ячейки с A1:F7.

Перейдем на вкладку «Главная» и в открывшемся листе выбираем «Форматирование таблиц».

В окне, которое открывается, выбираем нужный нам стиль таблицы.

После этого откроется окно программы, которое уточняет параметры будущей таблицы, а именно когда необходимо делать таблицу с заголовками это надо указать, потом нажать «ОК».

Мы увидим, что выбранные ячейки для преобразования стали в стиле, который пользователь определил для себя.

В заголовках есть стрелочные кнопки, которыми можно пользоваться для фильтрации данных. Можно сразу для своих данных изменить название в заголовках.

Как изменить таблицу в Эксель

Всегда пользователь может, работая с таблицей поменять ее внешний вид, таблицу можно настроить, добавить в нее строки и столбцы, а также проводить сложные действия с данными в таблице.