Расширенный фильтр в excel. как применять, как отменить расширенную фильтрацию

Пример создания собственного фильтра

Предположим, что нам нужно создать фильтр, отбирающий задачи стоимостью больше $1000 или длительностью не менее недели. В созданный фильтр (назовем его Фильтр 1) поместим два условия: Cost is greater than $1000 (Стоимость больше $1000) и Duration is greater than or equal to Iw (Длительность больше или равна 1н.). Второе условие должно быть связано с первым с помощью оператора Or (Или). Установим флажки Show related summary rows (Показать относящиеся к задачам фазы) и Show in menu (Показывать в меню). Настройки этого фильтра представлены на рис. 4.16 (файл б.mpp). Теперь применим фильтр, выбрав его в меню Project > Filtered for: (Проект > Фильтр), и взглянем на таблицу (рис. 4.17, файл 6.mрр).

Как мы видим, задачи в таблице отображаются внутри структуры плана проекта. Не во всех случаях это удобно, поэтому отредактируем наш фильтр так, чтобы он не отображал названия фаз в результате фильтрации.

Выберем команду меню Project > Filtered for > More Filters (Проект > Фильтр > Другие фильтры), где уже выделен курсором Фильтр 1, и нажмем кнопку Edit (Изменить). В открывшемся диалоговом окне сбросим флажок Show related summary rows (Показывать связанные суммарные строки) и нажмем ОК. Теперь в диалоговом окне со списком фильтров, в которое мы автоматически вернулись, нажмем кнопку Apply (Применить). Однако результат действия модифицированного фильтра остался тем же.

Рис. 4.17. После применения созданного нами Фильтра 1 в таблице отображаются только задачи длительностью более недели и стоимостью более $1000

Проблема в том, что в MS Project фазы считаются видом задач (суммарной задачей). Следовательно, фазы, содержащие задачи, отвечающие условиям фильтрации, в нашем случае тоже удовлетворяют условиям фильтрации (так как стоимость или длительность фазы всегда больше или равна цене или длительности задачи).

Для того чтобы устранить фазы из результатов фильтрации, нужно добавить в фильтр дополнительное условие. Это условие будет использовать поле Summary (Суммарная задача), которое у фаз имеет значение Yes (Да), а у задач — No (Нет). В диалоговом окне определения свойств Фильтра 1 добавим условие Summary equals No (Суммарная задача равна Нет). Поскольку это условие должно выполняться одновременно с первым и вторым условием, а они соединены оператором Or (Или), то для связи нового условия с предыдущими стоит воспользоваться групповой связью условий.

Групповая связь условий — это возможность соединить с помощью логической связи (И или Или) не одно условие с другим, а группу условий с другой группой. Группа условий — это несколько условий, объединенных различными типами связи.

Для реализации такой связи в строке, следующей после группы условий, вставляется только оператор логической связи, а в строке, следующей за этой, продолжается размещение условий. В таком случае фильтр осуществляет сортировку сначала по одной группе условий, а затем по другой (если того требует связь между группами).

Для того чтобы связать наше новое условие с группой из двух предыдущих условий, вставим между ним и вторым условием из группы строку и в ней в поле And/Or (И/Или) выберем подходящее нам условие (И). Такой фильтр настроен на рис. 4.15, а результаты его действия видны на рис. 4.18 (файл 7.mрр).

Рис. 4.18. Модифицированный Фильтр 1 отбирает только задачи, игнорируя фазы проекта

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel

Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.

Заполняем меню расширенного фильтра:

Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:

Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.

Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.

Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» — значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.

Результат формулы – это критерий отбора.
Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.

Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.

Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).

В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.

Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».

Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.

Отбор по столбцу с текстовыми значениями

Если столбец содержит текстовые значения, то меню фильтра будет иметь следующий вид.

Сначала отобразим только те строки, которые содержат в столбце Товар слово Гвозди ( Регистр букв не имеет значения). Сделаем это 2-мя способами.

Способ 1. Нажмем стрелку раскрытия фильтра. Затем нажмем на значение (Выделить все) — снимутся все галочки. Затем установите галочку напротив значения гвозди .

Нажмите ОК. В итоге отобразятся только те строки, которые содержат в столбце Товар значение Гвозди (т.е. строки со значениями Лучшие Гвозди или Гвозди 10 мм отобраны не будут). Понять, что применен фильтр очень просто: стрелка раскрытия фильтра изменит свой вид (на ней появится маленькая воронка), а номера отобранных строк станут синими. Если подвести курсор к стрелке раскрытия фильтра столбца, в котором используется фильтрация, отобразится всплывающая подсказка с фильтром, который используется в данном столбце, например, Товар : «Равно Гвозди». В строке состояния (внизу листа) отображается информация о примененном фильтре: «Найдено записей: 13 из 76».

Снять примененный фильтр можно несколькими способами:

Нажмите стрелку раскрытия фильтра. Выберите пункт Снять фильтр с «Товар» или;
Нажмите стрелку раскрытия фильтра, затем нажмите на значение (Выделить все) или;
Выберите команду Очистить ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Очистить ) или;
Выберите команду Очистить , но в другом меню ( Главная/ Редактирование/ Сортировка и фильтр/ Очистить ) или;
Нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+L (должна быть выделена любая ячейка таблицы). При этом фильтр будет выключен.

Способ 2. Нажмем стрелку раскрытия фильтра. Выберем Текстовый фильтр Равно.. . Появится диалоговое окно, введем значение гвозди или выберем его из выпадающего списка.

В результате получим тот же результат.

Примечание: Если в столбце содержится и текстовые значения и числа (пример «неправильной» таблицы), то MS EXCEL будет отображать меню Числовые фильтры только в том случае, если количество чисел в столбце больше чем текстовых значений. В противном случае будут отображено меню Текстовые фильтры .

Теперь используя Способ 2 рассмотрим настройку других текстовых фильтров. Например, установим фильтр для отбора строк, которые содержат в столбце Товар значения начинающиеся со слова Гвозди . В этом случае будут строки со значениями Гвозди и Гвозди 10 мм.

Для этого нажмем стрелку раскрытия фильтра. Выберем Текстовый фильтр Начинается с.. .

Введем значение Гвозди, в результате получим:

Аналогично можно настроить фильтр для отображения строк, у которых в столбце Товар значения заканчиваются на ; содержат или не содержат определенные значения.

Более того, в диалоговом окне Настраиваемый фильтр возможно использование Подстановочных знаков , которые могут сделать настройку фильтра очень гибкой. Но, как правило, сложные критерии фильтра не используются, т.к. их невозможно сохранить, в отличие от Расширенного фильтра . Единственное, что можно сделать — это использовать отмену последнего действия ( CTRL+Z ), который запоминает настройки фильтра. Например, применив последовательно 3 условия фильтрации можно используя комбинации CTRL+Z и CTRL+Y отменять и заново применять условия фильтрации (не выполняйте при этом никаких других действий кроме настройки фильтра!).

СОВЕТ : Т.к. условия отбора записей (настройки автофильтра) невозможно сохранить, то чтобы сравнить условия фильтрации одной и той же таблицы в разных случаях, скопируйте лист с исходной таблицей, затем примените нужные фильтры для оригинала таблицы и ее копии. Для сравнения результатов фильтрации используйте 2 окна (для каждой из таблиц). Для этого создайте новое окно ( Вид/ Окно/ Новое окно ), перейдите в новый лист, затем выберите требуемый вид отображения окон ( Вид/ Окно/ Упорядочить все/ Рядом ).

Настройка фильтрации

Для настройки фильтрации используйте:

кнопку «Фильтрация» на вкладке «Конструктор» ленты инструментов (также на вкладке «Главная» или «Данные» для экспресс-отчета);
вкладку «Фильтрация» боковой панели.

Примечание. Для применения расширенных настроек фильтрации используйте язык программирования Fore.

Доступны следующие варианты фильтрации:

Скрывать пустые значения. Будут скрыты строки/столбцы, не содержащие никакой информации;
Скрывать нулевые значения. Будут скрыты строки/столбцы, содержащие нулевые значения;
Скрывать нечисловые значения. Будут скрыты строки/столбцы, содержащие только нечисловые значения;
Оставлять владельцев неисключенных элементов. Родительские элементы неисключенных фильтрацией строк/столбцов не будут скрыты;
Скрывать по условию. Будут скрыты строки/столбцы, все данные ячеек которых соответствуют заданному в раскрывающемся списке условию. Большинство условий использует одно или два числа для сравнения с результатом ячейки:

- равные А;
- не равные А;
- большие А;
- меньшие А;
- большие или равные А;
- меньшие или равные А;
- между А и В включительно;
- меньшие А или большие В;

Для задания сложной формулы используйте вариант «выражение». При использовании данного пункта доступна подстановка «value», соответствующая значению ячейки. При использовании выражения доступны стандартные арифметические операции, объединение выражения скобками. В регламентных отчетах доступно использование функций прикрепленных модулей>;

Скрывать по формуле. Будут скрыты строки/столбцы, соответствующие формуле, заданной через «Редактор выражения>»;
Исключить отмеченные из фильтрации. Будут скрыты выбранные элементы измерения. Настройка доступна при раздельной фильтрации строк и столбцов.

Примечание. При наличии нескольких измерений по строкам/столбцам будут применены настройки последнего включенного измерения.

Отключение фильтрации

Для отключения фильтрации отожмите верхнюю часть кнопки «Фильтрация» на вкладке ленты «Данные» или «Конструктор» (в экспресс-отчете) или «Конструктор» (для выделенного блока аналитической панели).

Пример 1. Фильтрация данных по одному критерию (регион)

Предположим, у вас есть набор данных, показанный ниже, и вы хотите отфильтровать все записи только для США.

Ниже приведена формула ФИЛЬТРА, которая сделает это:

= ФИЛЬТР ($ A $ 2: $ C $ 11, $ B $ 2: $ B $ 11 = "США")

В приведенной выше формуле набор данных используется в качестве массива, а условие — $ B $ 2: $ B $ 11 = «США».

Это условие заставит функцию FILTER проверять каждую ячейку в столбце B (ту, которая имеет область), и будут отфильтрованы только те записи, которые соответствуют этому критерию.

Кроме того, в этом примере у меня есть исходные данные и отфильтрованные данные на одном листе, но вы также можете иметь их на отдельных листах или даже в книгах.

Функция фильтра возвращает результат, который является динамическим массивом (что означает, что вместо возврата одного значения она возвращает массив, который распространяется на другие ячейки).

Чтобы это работало, вам нужно иметь область, где результат будет пустым. В любой из ячеек в этой области (E2: G5 в этом примере) что-то уже есть, функция выдаст вам ошибку #SPILL.

Кроме того, поскольку это динамический массив, вы не можете изменить часть результата. Вы можете удалить весь диапазон, в котором есть результат, или ячейку E2 (где была введена формула). В обоих случаях будет удален весь результирующий массив. Но вы не можете изменить какую-либо отдельную ячейку (или удалить ее).

В приведенной выше формуле я жестко запрограммировал значение региона, но вы также можете поместить его в ячейку, а затем ссылаться на эту ячейку, которая имеет значение региона.

Например, в приведенном ниже примере у меня есть значение региона в ячейке I2, и оно затем упоминается в формуле:

= ФИЛЬТР ($ A $ 2: $ C $ 11, $ B $ 2: $ B $ 11 = I1)

Это делает формулу еще более полезной, и теперь вы можете просто изменить значение региона в ячейке I2, и фильтр автоматически изменится.

У вас также может быть раскрывающийся список в ячейке I2, где вы можете просто сделать выбор, и он мгновенно обновит отфильтрованные данные.

Как сделать (наложить) фильтр на таблицу Excel

Это очень просто! Допустим, у нас есть таблица с заголовками. Поскольку фильтр на таблицу Эксель накладывается на определённую часть таблицы, то эту самую часть нужно сначала выделить. Сам Excel ни за что не догадается, что вы хотите, поэтому выделяем в строке с заголовками таблицы нужные ячейки.

Обратите внимание:

После того как выделили нужные столбцы, нужно собственно установить фильтр. Самый простой способ — это зайти на вкладке ленты “Главное” / “Фильтр и сортировка” и нажать фильтр. Привожу скриншот из Office 2010, в прочих версиях Excel фильтр на таблицу накладывается аналогично.

После нажатия этой кнопки в выделенные ячейки добавится фильтр.

В моём примере из трёх показанных на картинке столбцов фильтр добавится только на два, ячейки которых были предварительно выделены.

Показанный пример включения фильтра у таблицы является самым простым. Давайте посмотрим как он работает.

Функция расширенного фильтра в Microsoft Excel

авло они были) и место привычная, спору нет, можно сформировать несколько будет искать всю другой лист; которые будут выводиться из основной таблицы. образом.OK него только шампуни можно его сохранить денежный формат.История продаж и взаиморасчетов

Создание таблицы с условиями отбора

в заново применяет расширенныйпозволит фильтровать список и для большинства таблиц условий на информацию по товарам,задать условие любой сложности отфильтрованные данные. Можно В нашем конкретномНажмите на кнопку со. В нашем примере

или крема, а как один изОбратите внимание! Вместо стандартной по клиентам: логическим операторомЯ, фильтр к таблице не прямо тут случаев вполне сойдет.

новых листах. Способ в названии которых с помощью формул; указать и одну случае из списка стрелкой в столбце, мы выберем остальное временно скрыть. видов таблицы журнала функции СУММ мыНам необходимо отобразить разные

Запуск расширенного фильтра

ИЛИ (OR)<>*о*П исходных данных, начинающейся же, на этом Однако бывают ситуации, реализации зависит от есть слово «Набор».извлечь уникальные значения. ячейку. В этом выданной сотрудникам заработной

с которого необходимо

Ноутбуки В этом уроке истории взаиморасчетов по используем функцию: Из варианты данных с, то их надовсе слова, не содержащиеетро с А7, т.е. листе (как обычным когда нужно проводить поставленной пользователем задачи.Для поиска точного значенияАлгоритм применения расширенного фильтра

случае, она станет платы, мы решили снять фильтр. Ви мы научимся применять клиентам. Благодаря этому ходя из названия разделением на группы: просто вводить в буквув все будет фильтроваться фильтром), а выгрузить отбор по большомуСтандартными способами – никак. можно использовать знак прост: верхней левой ячейкой выбрать данные по нашем примере мыПланшеты фильтры к спискам мы получим молниеносный сложно догадаться что

название фирм, городов разные строки. Например,Ои т.д.

мгновенно, сразу после отобранные строки в количеству сложных условий Программа Microsoft Excel «=». Внесем вДелаем таблицу с исходными новой таблицы. После основному персоналу мужского удалим фильтр со, чтобы видеть только в Excel, задавать доступ к организации данная функция будет и сумм. К если нам нужно<>*вича*с

ввода очередного условия: другой диапазон, который сразу по нескольким отбирает данные только таблицу условий следующие данными либо открываем

того, как выбор пола за 25.07.2016. столбца D. эти типы оборудования. фильтрацию сразу по новой структуры данных суммировать значения. Но последней группе еще

найти все заказывсе слова, кроме заканчивающихсяслова начинающиеся сТак все гораздо лучше, тогда нужно будет столбцам. Обычный фильтр в столбцах. Поэтому критерии: имеющуюся. Например, так: произведен, жмем наТолько после того, как

Появится меню фильтра.

lumpics.ru⁪>

Плюсы и минусы расширенного фильтра в программе «Эксель»

Так как расширенная фильтрация — это дополнение к обычной, то в ее использовании есть свои преимущества и недостатки. Их мы сейчас и рассмотрим.

Плюсы расширенной фильтрации:

можно использовать формулы.

Минусы расширенной фильтрации:

чтобы проделать данную операцию, необходимо потратить больше времени на разбирательство с введением диапазона и исходных данных;
для использования расширенного фильтрования с применением формул необходимо знать и уметь пользоваться правилами логики и составления уравнений MS Excel.

Несмотря на наличие минусов, эта функция имеет все же большее количество возможностей, нежели просто автофильтрация. Хотя при последней нет необходимости вводить что-то свое, кроме критерия, по которому будет проводиться выявление значений.

Excel фильтр более 2 критериев

Если у вас есть лист Excel, по которому вы хотите выполнить фильтрацию по нескольким критериям, у вас есть три различных способа, в зависимости от того, хотите ли вы фильтровать по одному, двум или нескольким критериям, и в этом случае вам нужно использовать расширенный фильтр Excel в дополнение с подстановочными знаками Excel для уточнения фильтров.

В Excel можно использовать несколько фильтров с Autofilter, чтобы использовать расширенный фильтр для открытой электронной таблицы и найти соответствие Excel нескольким критериям для одного или нескольких столбцов.

После применения одного из этих приемов, описанных в этой статье справки Excel, вы сможете применять к результату дополнительные расширенные функции Excel, такие как подсчет количества ячеек в результате, отфильтрованных по одному критерию, для выполнения расширенного Vlookup в Excel с данные с двойной фильтрацией или, например, для подсчета количества вхождений из расширенного фильтра Excel по нескольким критериям для одного столбца.

Как применить

Теперь давайте рассмотрим, как использовать расширенный фильтр в Excel. Для начала, нужно создать диапазон условий – делается это путем копирования всех заголовков столбцов, в другое место листа.

Лучше всего скопировать их над таблицей, иначе они тоже могут попасть под фильтр, например, если расположить их рядом с ней. Также учтите, что между условиями и основной информацией, должна быть как минимум одна пустая строка.

Условия задаем следующим образом. Оставим, для примера, всех девочек, которые учатся в 9 классе. Заполняем нужные ячейки в диапазоне условий. Затем выделяем любую ячейку в основной таблице, переходим на вкладку «Данные» и нажимаем в группе «Сортировка и фильтр» на кнопку «Дополнительно» .

Откроется диалоговое окно «Расширенный фильтр» . В нем выберите маркером, где отобразить результат, в этой же таблице или сделать ее в другом месте. В качестве «Исходного диапазона» выбираем наши ячейки А6:Е31 . «Диапазон условий» – это наши заголовки с условиями А1:Е2 . Нажмите «ОК» .

Очень важно правильно задать диапазон условий. В примере это А1:Е2

Если нужно будет добавить еще одно условие, он станет А1:Е3 , и так далее. В противном случае ничего работать не будет.

В диапазоне условий, данные для столбцов, которые введены в одну строку, воспринимаются как логическое «И» . Данные на разных строках воспринимаются как логическое «ИЛИ» . В примере, мы оставили всех девочек, и из них выбрали тех, кто учится в 9 классе. Если во второй строке записать «девочка» – «>170» , то будут отобраны из таблицы еще и девочки, рост которых больше 170 см. При этом они могут учиться в других классах – это логическое «ИЛИ» .

Текстовый фильтр в Эксель

Рассмотрим, как отфильтровать в Excel ячейки с определенным текстом. Простейший способ – это, по аналогии с прошлым примером, ввести нужный текст (или его часть) в поиске.

Однако, можно и более гибко настраивать отбор. Если в окне фильтра нажать «Текстовые фильтры», то в контекстном меню появится выбор способа сопоставления: равно, не равно, начинается с, заканчивается на, содержит, не содержит.

Например, нужно выбрать людей, которых не зовут Богдан. Выберем вариант «не содержит» и запишем ему критерий « Богдан ». Поставим пробелы перед именем и после. Иначе, например, Богданов Егор Егорович тоже попадет под фильтр, хотя его не зовут Богданом:

Использование фильтра

Числовой

Применим «Числовой…»
к столбцу «Цена»
. Кликаем на кнопку в верхней ячейке и выбираем соответствующий пункт из меню. Из выпадающего списка можно выбрать условие, которое нужно применить к данным. Например, отобразим все товары, цена которых ниже «25»
. Выбираем «меньше».

В соответствующем поле вписываем нужное значение. Для фильтрации можно применять несколько условий, используя логическое «И»
и «ИЛИ»
. При использовании «И»
– должны соблюдаться оба условия, при использовании «ИЛИ»
– одно из заданных. Например, можно задать: «меньше»
– «25»
– «И»
– «больше»
– «55»
. Таким образом, мы исключим товары, цена которых находится в диапазоне от 25 до 55.

В примере у меня получилось так. Здесь отображены все данные с «Ценой»
ниже 25.

Текстовый

«Текстовый фильтр»
в таблице примера, можно применить к столбику «Название продукта»
. Нажимаем на кнопочку со стрелкой вверху и выбираем из меню одноименный пункт. В открывшемся выпадающем списке, для примера используем «начинается с»
.

Оставим в таблице продукты, которые начинаются с «ка»
. В следующем окне, в поле пишем: «ка*»
. Нажимаем «ОК»
.

«*»
в слове, заменяет последовательность знаков. Например, если задать условие «содержит»
– «с*л»
, останутся слова: стол, стул, сокол и так далее. «?»
заменит любой знак. Например, «б?тон»
– батон, бутон, бетон. Если нужно оставить слова, состоящие из 5 букв, напишите «?????»
.

Вот так я оставила нужные «Названия продуктов»
.

По цвету ячейки

Фильтр можно настроить по цвету текста или по цвету ячейки.

Сделаем «Фильтр по цвету»
ячейки для столбика «Название продукта»
. Кликаем по кнопочке со стрелкой и выбираем из меню одноименный пункт. Выберем красный цвет.

В результате остались только продукты красного цвета, а точнее все ячейки, которые залиты выбранным цветом.

По цвету текста

Теперь в используемом примере отображены только фрукты красного цвета.

Новосибирский
Государственный Университет
экономики
и управления

Кафедра
Экономической информатики

БОРИДЬКО
О.Н.

Методические
указания по выполнению
лабораторной
работы

Фильтрация
в Microsoft Excel 2007,функции базы данных

по
дисциплине «
Информатика

для
студентов 1 курса дневного
отделения
экономических специальностей

Новосибирск

Табличный
процессор
Microsoft

Excel 2007

Методические
указания к выполнению
лабораторной
работы № 3

”Фильтрация
в Excel,функции
базы данных”

1СПИСКИ
данных в EXCEL 3

2Фильтрация
данных в EXCEL 3

2.1Типы
критериев 3

2.1.1Критерии
на основе сравнения 4

2.1.2Критерии
в виде образца-шаблона 5

2.1.3Множественные
критерии на основе логических операций 5

2.1.4Вычисляемые
критерии на основе логических формул 5

3Средства
фильтрации 6

3.1Автофильтр 6

3.2Расширенный
фильтр 9

4ВСТРОЕННЫЕ
ФУНКЦИИ базы данных 15

5Вопросы
к защите лабораторной работы 18

СПИСКИ данных в
EXCEL

При
работе с таблицами большую помощь могут
оказать содержащиеся в Excel
средства работы с базой данных.

Таблица
в Excel
представляет собой однотабличную

базу

данных

.

В
Excel
базы данных называются списками

.

Список

– определенным образом сформированный
на рабочем листе Excel
массив данных со столбцами и строками.

Список
может использоваться как база данных,
в которой строки выступают в качестве
записей

,
а столбцы являются полями

.
Первая строка списка при этом содержит
названия столбцов. Список должен быть
организован так, чтобы в каждом столбце
содержалась однотипная информация.
Пустые ячейки недопустимы.

Отличие между версиями Excel

Описанные выше методы сортировки используются в современных версиях редактора Эксель. То есть если у вас программа 2007, 2010, 2013 или 2016 года, то данная инструкция подходит.

Но если же у вас старый «Офис» 2003 года, то принцип работы будет немного отличаться. Например, меню фильтрации выглядит совсем просто.

Также есть небольшое различие в пункте «Условие». Данное окно выглядит следующим образом. Как видите, здесь можно сделать практически те же самые действия.

Кроме этого, данный инструмент находится в другом меню. Для того чтобы использовать фильтрацию в Excel 2003, необходимо следовать дальнейшим указаниям.

Кликните на меню «Данные».
Выберите раздел «Фильтр».
Нажмите на пункт «Автофильтр».
Благодаря этому вы сможете включить или выключить эту функцию.

Формирование условий фильтрации

Этот этап является ключевым и раскрывает всю мощь инструмента. Для начала Вы должны научиться правильно задавать критерии для отбора.

Они могут быть 3 видов:

— текстовые критерии

Если в качестве текстового критерия ввести в поле какое-то слово, например, «Москва», то будут отобраны ВСЕ строки, в которых в заданном столбце запись начинается со слова «Москва»

Если слово или часть слова нужно искать не с начала строки, а во всей, то необходимо пользоваться подстановочными знаками. Если Вы про них не знаете, читайте вот здесь и здесь. В примере ниже найдены все строки, в которых в столбце «Город» есть слово «Петербург»

Если нужно найти точное вхождение слова или фразы, то критерий придется задать несколько необычной формулой. Например, чтобы найти строки, в которых записано «Петербург» и не отображать строки «Санкт-Петербург», нужно ввести формулу: =»=Петербург» (именно так, с двумя знаками «=»).

— числовые критерии и даты

В качестве критерия можно вводить число (и тогда будут отобраны строки, в которых значения столбца равны этому числу)

Также можно вводить выражения с использованием логических операторов (>, <, >=, <=, <>). Например, найти строки с суммой больше 500 000 можно введя критерий >500000

Особо внимательным нужно быть при вводе критериев в виде даты. Даты обязательно необходимо вводить через косую черту. Например, чтобы отобрать все сделки после 4 января 2017, нужно ввести критерий по полю «Дата» — >04/01/2017 (в некоторых версиях Excel требуется осуществлять ввод в формате ММ/ДД/ГГГГ, то есть сначала указывать месяц. Имейте это в виду при работе).

— формулы

Самое лучшее, что умеет расширенный фильтр — это использовать в качестве критерия формулы. Чтобы все работало, задаваемая Вами формула должна возвращать значение ИСТИНА (и тогда строка выведется) или ЛОЖЬ (строка будет скрыта)

Крайне важно — шапка столбца с формулой должна отличаться от любой записи в шапке таблицы (можете вообще оставить ее пустой). При написании формул, не забывайте правильно расставлять абсолютные и относительные ссылки

Например, если нужно показать топ 5 строк по полю сумма, то необходимо будет ввести следующую формулу:

=F10>НАИБОЛЬШИЙ($F$10:$F$37;6),

где F10 — ячейка первой строки в столбце «Сумма» (она не закреплена, так как формула будет перебирать строки по очереди), $F$10:$F$37 — ссылка на диапазон, который занимает столбец «Сумма» (ссылка закреплена, так как столбец не изменяется).

В результате формула пройдет по всем строкам (от 10-ой до 37-ой) и скроет все, кроме тех, где значение больше шестого по величине (то есть оставит ТОП 5).

Конечно, все описанные критерии и примеры можно реализовать с помощью обычного автофильтра (кроме возможности использовать формулы). Однако, весь потенциал расширенного фильтра раскрывается, когда Вы умеете правильно комбинировать множество критериев между собой.

Итак, основные концепции, которые Вам нужно усвоить для успешного применения Расширенного фильтра:

— заголовок столбца, в котором пишем критерий отбора, должен быть точно таким же, как у того столбца, к которому применяем этот критерий. То есть, если отбираем строки, в которых в столбце «Сумма» значение больше 500, то и условие >500 пишем под шапку «Сумма»;

— условия, записанные в одной строке, воспринимаются фильтром как связанные оператором И. Например, на картинке ниже записано условие И год 2017, И город Москва, И менеджер Петров.

— условия, записанные в разных строках, воспринимаются фильтром как связанные оператором ИЛИ. Условия могут применяться как к одному столбцу, так и к разным. Например, на картинке ниже записано условие ИЛИ город Москва, ИЛИ менеджер Иванов. Таким образом, каждая строка — это единый набор условий.

— если нужно задать условие И, но при этом использовать один и тот же столбец (например, И сумма больше 500 000, И сумма меньше 600 000), то заголовок такого столбца нужно продублировать дважды. Пример:

Теперь Вы знаете, какие критерии можно задавать, и как их правильно комбинировать. Этого достаточно, чтобы создавать сложные запросы, которые не под силу обычному автофильтру. Например, если нужно показать все сделки в Москве за 2017 год с суммой больше 500 000, а также одновременно отобразить все сделки Иванова за 2016 год, которые входят в ТОП5, то критерии будут выглядеть вот так:

Фильтрация данных в Excel

В Excel предусмотрено три типа фильтров:

Автофильтр – для отбора записей по значению ячейки, по формату или в соответствии с простым критерием отбора.
Срезы – интерактивные средства фильтрации данных в таблицах.
Расширенный фильтр – для фильтрации данных с помощью сложного критерия отбора.

Автофильтр

Выделить одну ячейку из диапазона данных.
На вкладке Данные найдите группу Сортировка и фильтр .
Щелкнуть по кнопке Фильтр .

В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.

Выбрать условие фильтрации.

Варианты фильтрации данных

Фильтр по значению – отметить флажком нужные значения из столбца данных, которые высвечиваются внизу диалогового окна.
Фильтр по цвету – выбор по отформатированной ячейке: по цвету ячейки, по цвету шрифта или по значку ячейки (если установлено условное форматирование).
Можно воспользоваться строкой быстрого поиска
Для выбора числового фильтра, текстового фильтра или фильтра по дате (в зависимости от типа данных) выбрать соответствующую строку. Появится контекстное меню с более детальными возможностями фильтрации:

При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно, больше, меньше, Первые 10… и др.
При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит. , начинается с… и др.
При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации – завтра, на следующей неделе, в прошлом месяце и др.
Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… , используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И – одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ – выполнение хотя бы одного условия.

Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Отмена фильтрации

Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр.

Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбца.

Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные

Срезы

Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор .

В диалоговом окне отметить поля, которые хотите включить в срез и нажать OK.

Форматирование срезов

Выделить срез.
На ленте вкладки Параметры выбрать группу Стили срезов , содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.

Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.