Инструкция со скриншотами, как составить план продаж

Как выставить план в сезон высоких продаж

Практически в любых продажах есть сезон и межсезонье. Сезон высоких продаж – это когда рынок оживает и на продаваемый товар резко возрастает спрос. К примеру ломом больше покупают кондиционеры, а зимой обогреватели

Естественно сезонность важно учитывать при выставлении планов. Неверно выставленный план на сезон может привести к слишком высоким или наоборот низким зарплатам продавцов и руководителей

Многие руководители затрудняются выставить план в сезон высоких продаж. Прежде всего это затруднительно тем, у кого не было опыта работы год назад. Поскольку если подобный опыт был, то можно просто отследить динамику продаж в прошлом году. Если такого опыта нет, то рекомендую пообщаться с более опытными коллегами, а также воспользоваться открытыми данными в интернете. К примеру многие крупные компании публикуют данные по выручке в открытом доступе, ежемесячные данные найти не прости, но ежеквартальные данные есть.

Отчет по продажам

Часто в компаниях отел маркетинга отчитывается за выполнение планов по продажам. Для еженедельного отчета достаточно отслеживать уровень выполнения плана продаж накопительным итогом и указывать прогноз выполнения плана продаж по текущему уровню отгрузок. Такой отчет позволяет своевременно определить угрозы невыполнения плана продаж и разработать корректирующие меры.

Рис.9 Еженедельный отчет о продажах

К такому отчету приложите небольшую табличку с описанием основных угроз выполнения плана продаж и предлагаемыми решениями, которые позволят снизить негативное влияние выявленных причин невыполнения плана. Опишите, за счет каких альтернативных источников можно увеличить уровень продаж.

В ежемесячном отчете о продажах важно отразить фактическое выполнение плана продаж, качество роста по отношению к аналогичному периоду прошлого года, анализ динамики средней цены отгрузки и рентабельности товара. Рис.10 Ежемесячный отчет о продажах

Рис.10 Ежемесячный отчет о продажах

Скачать представленный в статье шаблон для анализа продаж вы можете в разделе «Готовые шаблоны по маркетингу».

Предыдущая статья:

Классификация планов продаж

Планы продаж различают по следующим критериям.

По времени

Краткосрочные, или оперативные. Составляют на день, неделю, месяц. Применяют для составления графика работы, оценки результатов, ведения аналитики, контроля стратегических планов. По большей части предназначены для сотрудников. Направлены на повышение их производительности.

Среднесрочные, или тактические. Составляют на квартал, полугодие, год. Используют для постановки чётких целей развития компании на ближайшее будущее. Необходимы руководителям бизнеса.

Долгосрочные, или стратегические. Составляют на 3-5 лет и более. Ставят, чтобы определить общий вектор, отслеживать динамику развития бизнеса. По своему содержанию долгосрочные планы больше похожи на прогнозы.

Пример планирования на несколько месяцев. Источник

По степени эффективности

План-минимум. Определяет минимальный предел рентабельности бизнеса. Здесь отображен уровень прибыли, который позволит преодолеть точку безубыточности.

Основной план. Устанавливает цели, по достижении которых у компании появляется прибыль для дополнительных нужд (реклама, развитие, поощрение сотрудников, прочее).

План-максимум. Служит для мотивации, поскольку отображает заведомо трудновыполнимые задачи. Менеджеры, выполнившие их, как правило, получают хорошие премии сверх оклада.

Пример планирования с постановкой минимальной и базовой целей

По адресности

Индивидуальный — для менеджеров. В нём прописывают нормы для каждого сотрудника с учётом всех общих и персональных факторов.

Структурный — для отделов продаж. Здесь отображён порядок коллективной работы, выстроенный на основе индивидуальных графиков.

Общий — для компании. Отражает общие цели бизнеса. Учитывает совокупность всех структурных планов.

Образец индивидуального планирования. Источник

Любой план продаж, независимо от классификации, можно корректировать, изменять, дополнять по мере необходимости.

Можете ли вы анализировать тенденции данных с помощью спарклайнов?

Да, вы определенно можете! Спарклайны — это небольшие диаграммы, которые вы видите внутри отдельных ячеек рабочего листа, которые можно использовать для отображения анализа тенденций в Excel или для визуального представления ваших данных и отображения тенденции в данных

Sparklines сможет привлечь внимание к более важным вкладкам, таким как экономические циклы и сезонные изменения. Кроме того, минимальное и максимальное значения будут представлены разными цветами. С помощью спарклайнов показывать тренды на ваших данных становится намного проще, особенно если вы делитесь ими с другими людьми

С помощью спарклайнов показывать тренды на ваших данных становится намного проще, особенно если вы делитесь ими с другими людьми.

Вот как вы можете сделать это:

Нажмите на пустую ячейку рядом с данными, которые вы хотите проиллюстрировать на спарклайне.
Затем вам нужно нажать на кнопку Вставить; оттуда вы направляетесь к набору Sparklines, а затем либо на столбец, линию или выигрыш / проигрыш.
Перейдите в поле «Диапазон данных», где вам нужно будет ввести диапазоны ячеек, которые содержат данные, которые вы хотите отобразить в спарклайне. Например, если ваши данные расположены в A, B, C и D строки 3, вам нужно ввести A3: D3.
Кроме того, вы также можете выбрать диапазон ячеек на листе напрямую. Вы можете временно свернуть диалоговое окно, а затем снова открыть его.
Как только вы нажмете на OK, вы увидите раздел Sparkline Tools на ленте. Вы можете воспользоваться рекомендациями на вкладке «Дизайн», чтобы адаптировать спарклайны в соответствии со своими предпочтениями.

Как вы настраиваете свои спарклайны?

Закончив создание спарклайнов, вы можете в любое время изменить его формат, стиль и тип:

Сначала вам нужно выбрать спарклайны, которые вы хотите настроить.
Для этого вам нужно перейти на вкладку «Дизайн» и выбрать параметры, которые вы хотите выбрать.
Здесь вы можете изменить формат или стиль спарклайнов, а также настройки оси.
При нажатии на параметр «Тип оси даты» в Excel откроется новое диалоговое окно «Спарклайн». здесь вы можете выбрать диапазон вашей рабочей книги, в котором есть все значения данных, которые вы ищете в своих данных спарклайна.
После завершения настройки вы увидите результаты в своем листе Excel.

Заключение по анализу трендов в Excel

Вышеуказанные три являются наиболее распространенными методами анализ тенденций Excel, Первая является наиболее простой формой и использует только графическое представление доступных данных. Второй использовал прошлые данные и усреднил их. Последний из них использовал формальную процедуру регрессионного анализа, которая была предоставлена в пакете инструментов анализа данных Excel и сегодня является стандартной процедурой для оценки взаимосвязи и тенденции. Вы также можете скачать образец файла по этой ссылке.

План продаж, инструкция для собственника и — руководителя отдела

Еще больше идей для роста выручки можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли.

График прогноза с линией тренда: По каждой товарной позиции собираются данные о фактических продажах за период (за месяц, как правило). Наша примерная таблица элементарна.

Cтавим цели
Декомпозируем цели для плана
Назначаем ответственных для выполнения плана
План продаж: примеры

Для начала определитесь, чего вы хотите достичь по следующим направлениям: В зависимости от сферы бизнеса вы можете добавить и другие направления и поставить цели по ним.

Регистрируйтесь прямо сейчас.

Обращаем внимание, что обязательно надо ставить цели не только по объему прибыли, но и заниматься планированием по выручки, иначе бизнес может перестать расти. Эти две финансовые цели надо сочетать

Используйте схему нисходящего планирования продаж. То есть декомпозируйте планы — разбейте большие задачи на ряд более простых.

По новым клиентам;
По новым продуктам;
По увеличению доли в текущих клиентах;
По лидогенерации из различных каналов;
По оттоку клиентов;
По невозврату дебиторской задолженности (если есть такая проблема).

Чем глубже вы копаете по каждому направлению и разбиваете каждую цифру плана, понимая что может на нее влиять, из чего она может складывать, тем лучше будут результаты.

Каждую цифру в плане разбейте еще по следующим направлениям:

По регионам;
По отделам;
По сотрудникам;
По месяцам/дням;
По промежуточным показателям эффективности с учетом показателей по конверсии в воронке (текущая и новая клиентская база).

За выполнение каждой цифры из плана должны быть назначены ответственный сотрудники. Цифры, за которые никто не несет ответственности, часто выпадают из зоны контроля. Хотя они могут значительно повлиять на достижение общего результата.

В зависимости от сферы бизнеса можно анализировать и улучшать более 350 показателей.

За каждый из них должен отвечать конкретный человек в компании.

Лидогенерация;
Воронка продаж по новым клиентам;
Активность новых покупателей;
Воронка продаж по текущим клиентам;
Юбка продаж (допродажи текущим клиентам, LTV — ценность клиента );
Активность текущих покупателей.

Используйте описанную выше систему, чтобы составить рабочий план продаж. Помните, что он никогда не будет идеальным и вы всегда сможете внести изменения в зависимости от ситуации на рынке.

Как составить план продаж на месяц: пример

У нас есть развивающееся предприятие, которое систематически ведет финансовую отчетность. На реализацию влияет такой показатель, как сезонность. Спрогнозируем продажи на будущие периоды.

Реализация за прошлый год:

Бюджет продаж на месяц будет тем точнее, чем больше фактических данных берется для анализа. Поэтому мы взяли цифры за 12 предыдущих периодов (месяцев).

Так как предприятие развивающееся, для прогнозирования продаж можно использовать линейный тренд. Математическое уравнение: y = b*x + a. Где

y – продажи;
х – порядковый номер периода;
а – минимальная граница;
b – повышение каждого следующего значения во временном ряду.

Значение линейного тренда в Excel рассчитывается с помощью функции ЛИНЕЙН. Составим табличку для определения коэффициентов уравнения (y и х нам уже известны).

Для быстрого вызова функции нажимаем F2, а потом сочетание клавиш Ctrl + Shift + Ins. А комбинацией SHIFT+F3 открываем окно с аргументами функции ЛИНЕЙН (курсор стоит в ячейке G 2, под аргументом b). Заполняем:

Выделяем сразу 2 ячейки: G2 и H2 (значения аргументов b и а). Активной должна быть ячейка с формулой. Нажимаем F2, а потом сочетание клавиш Ctrl + Shift + Enter. Получаем значения для неизвестных коэффициентов уравнения:

Найдем для каждого периода анализируемого временного интервала значение y. Подставим рассчитанные коэффициенты в уравнение.

Следующий этап – расчет отклонений значений фактических продаж от значений линейного тренда:

Это значение нам необходимо для расчета сезонности. Далее находим средний показатель реализации за все периоды с помощью функции СРЗНАЧ.

Рассчитаем индекс сезонности для каждого периода. Формула расчета: объем продаж за период / средний объем.

С помощью функции СРЗНАЧ найдем общий индекс сезонности:

Спрогнозируем уровень продаж на будущий месяц. Учтем рост объема реализации и сезонность.

Сначала найдем значение тренда для будущего периода. Для этого в столбце с номерами периодов добавим число 13 – новый месяц. Продлим формулу в столбце «Значение тренда» на одну ячейку вниз:

Умножим значение тренда на индекс сезонности соответствующего месяца (в примере – «января»). Получим рассчитанный объем реализации товара в новом периоде:

По такому же принципу можно спрогнозировать реализацию на 2, 3, 4 и последующие месяцы.

График прогноза с линией тренда:

При построении финансового плана продаж используется понятие «сечения». Это детализации плана в определенном «разрезе»: по времени, по каналам реализации, по покупателям (клиентам), по товарным группам, по менеджерам. Такая детализация позволяет проверить реалистичность прогноза, а в дальнейшем – проверить выполнение.

Распространённые ошибки при разработке плана продаж

Позволять продавцам самим определять свой личный план подходит для начинающего бизнеса, в остальных случаях подобные решения должны принимать только ТОПы.
Отсутствие потребительской сегментации.
Не определяются точные сроки и лица, ответственные за достижение ключевых показателей.
Не используется структурирование и метод декомпозиции.
План составляют теоретики и мнение непосредственных продажников, не учитывается.

Сквозная аналитика Calltouch

Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Узнать подробнее

План объемов продаж

Есть споры по поводу того, нужен ли план по выручке или по марже?

— Зачем ограничивать менеджеров каким-то планом? Пусть продают как можно больше.

— Правильные планы продаж сложно установить без серьезной статистики, так зачем эти игры?

— Зачем создавать постоянный стресс? Система мотивации стимулирует к достижениям, а план только нервирует.

Практика показывает, что наличие плана, приближенного к реальности, повышает продажи. За счет чего? За счет ясного ориентира, к которому стремятся менеджеры. Он работает, если находится в пределах ±40% от реального. Вот тут возникает самый интересный вопрос. Как установить реальный план? Есть несколько подходов к этой задаче:

1. На основании показателей предыдущих периодов +10%;
2. На основании анализа показателей лучших и худших менеджеров;
3. На основании ситуации у конкурентов;
4. На основании воронки продаж и времени, затрачиваемого на каждый этап;
5. На основании потребностей бизнеса (бизнес-плана).

Каждый из этих методов неидеален.

Показатели предыдущих периодов могут быть сильно занижены, и менеджеры могут их легко выполнять. Руководство так никогда и не узнает, что можно продавать на самом деле в 2 раза больше. К тому же для эффективного использования этого метода необходима достаточная статистическая база с учетом сезонных колебаний и общей экономической ситуации.

Анализ показателей лучших и худших менеджеров сильно субъективен. Лучший в этой компании может быть худшим у конкурентов и наоборот. К тому же есть правило, что в каждой группе все равно определяются лучшие и худшие, и показатели будут зависеть от общей динамики группы, а не от исполнения масштаба отдельными менеджерами.

Информация о конкурентах — во-первых, труднодоступна, во-вторых, может не подходить к реалиям компании. Лучший официальный способ сбора информации о бизнес-процессах конкурентов — это приглашение на собеседование сотрудников из этих компаний. Тогда можно узнать не только планы, но и бизнес-процессы, в рамках которых они достигаются.

При использовании воронки продаж необходимо не только собрать данные нескольких менеджеров, но еще проанализировать эффективность их работы. И ставить планы работы по эффективной воронке продаж.

Потребности бизнеса это всего лишь «хотелки», они могут быть очень сильно оторваны от реальности. Хотя не обращать на них внимания вообще тоже нельзя. Если требования бизнеса расходятся с показателями, рассчитанными другими способами более чем в 2 раза, есть смысл задуматься о жизнеспособности всей бизнес-модели. Без этого не получится составить план продаж и правильную работу всего отдела.

Ни один из предложенных методов определения «реального» плана не может гарантировать точности. Но совокупность нескольких методов может дать приблизительный ориентир.

К содержанию

Анализ прогноза спроса продукции в Excel по функции ПРЕДСКАЗ

Пример 2. Компания недавно представила новый продукт. С момента вывода на рынок ежедневно ведется учет количества клиентов, купивших этот продукт. Предположить, каким будет спрос на протяжении 5 последующих дней.

Вид исходной таблицы данных:

Как видно, в первые дни спрос был небольшим, затем он рос достаточно большими темпами, а на протяжении последних трех дней изменялся незначительно. Это свидетельствует о том, что основным фактором роста продаж на данный момент является не расширение базы клиентов, а развитие продаж с постоянными клиентами. В таких случаях рекомендуют использовать не линейную регрессию, а логарифмический тренд, чтобы результаты прогнозов были более точными.

Рассчитаем значения логарифмического тренда с помощью функции ПРЕДСКАЗ следующим способом:

Как видно, в качестве первого аргумента представлен массив натуральных логарифмов последующих номеров дней. Таким образом получаем функцию логарифмического тренда, которая записывается как y=aln(x)+b.

Результат расчетов:

Для сравнения, произведем расчет с использованием функции линейного тренда:

И для визуального сравнительного анализа построим простой график.

Полученные результаты:

Как видно, функцию линейной регрессии следует использовать в тех случаях, когда наблюдается постоянный рост какой-либо величины. В данном случае функция логарифмического тренда позволяет получить более правдоподобные данные (более наглядно при большем количестве данных).

Анализ выполнения плана продаж в Excel

По каждой товарной позиции собираются данные о фактических продажах за период (за месяц, как правило).

Наша примерная таблица элементарна. Но на предприятии имеет смысл продукты распределить по товарным позициям, привести артикулы, продажи в штуках. Для более детального анализа – указать себестоимость, рассчитать рентабельность и прибыль.

Анализ выполнения плана по позициям позволяет сравнить текущие показатели с предшествующими и с запланированными. Если на каком-то участке произошло резкое изменение, требуется более детальное изучение направления.

Когда статистические данные введены и оформлены, необходимо оценить выполнение плана по товарным позициям. Таблица для сравнения может выглядеть так:

Для расчета процента выполнения плана нужно фактические показатели разделить на плановые, установить для ячеек в Excel процентный формат.

ПЛАНЫ БЫВАЮТ РАЗНЫЕ

Когда мы говорим о плане продаж, мы думаем о чём-то одном. Но это неправильно. Виды и формы плана продаж бывают разные, как для разных целей, так и для разных людей. Всё это разберём сейчас по частям сейчас. В момент чтения определяйте что будет у Вас в начале пути.

Измерение

План продаж нужно измерять в деньгах. И точка. А я вот думаю иначе. Измерять план продаж также можно в единицах или действиях. Хотя на первый взгляд это глупость, ведь самое главное в бизнесе это полученное количество денег в кассу. Но не во всех бизнесах нужно считать только деньги.

У нас в клиентах есть автодилер и у него мы поставили план продаж для менеджеров в машинах. Потому что не было смысла ставить его в деньгах. Так как был план персональных продаж, для дополнительной мотивации продавать повышенную комплектацию в нем были предусмотрены дополнительные бонусы. В этом же салоне был план по количеству действий, а именно по количеству проведённых тест-драйвов, которые косвенно влияли на выполнение плана.

Продолжительность

Мы привыкли считать план продаж на месяц. Хотя для повышения максимальной эффективности его нужно считать на день, неделю, год и 5-10 лет. С продолжительным периодом, от 5 лет, сложно. Особенно в условиях ситуации в мире. Такое планирование я больше называю прогнозом. Это более подходящее слово.

А вот определение плана продаж на год, неделю и день обязательно нужно. На год Вы ставите план в первую очередь для себя. А вот на неделю и на день для сотрудников. Это очень хорошо сказывается на эффективности, так как Ваши коллеги ежедневно видят сделали они план за этот день/неделю или нет. И в следствие принимают решение о том, что нужно “пахать” до того, как месяц подойдёт к концу, чтобы избежать невыполнения плана продаж.

Важно! Как установить план продаж при длинных циклах сделки? Вы ставите план в деньгах не на один месяц, а на два, три. А для того чтобы его легко было контролировать, нужен план “Действий” на каждый из этих месяцев

Персонализация

В некоторых компаниях есть помимо общих, ещё и личные планы продаж. Такую ситуацию легко заметить в тех компаниях, где каждый “сам за себя”. Это хорошо. Ведь помимо командной игры Вы также даёте каждому из сотрудников выделиться на фоне всех и заработать больше за счет перевыполнения плана продаж.

А ещё лучше, когда у Вас весь отдел продаж разделён на группы (смены/направления). Таким образом, помимо того что есть общий план по продажам на компанию, есть план персональных продаж у каждого лично, так ещё у каждой из групп/смен есть отдельный план. В результате все выполняют свои личные планы продаж, если кто-то не успевает, то ему помогает группа. А если какай-то группе из всего отдела грозит невыполнение плана продаж, то им руководитель отдела продаж помогает дойти до общей заветной цели.

Точность

Возвращаемся к нашим убеждениям относительно того, что “план продаж состоит из всех пришедших денег в компанию”. И опять же, этот момент мы можем разделить на разные действия с целью поднять результативность в необходимом для нас направлении. Например:

По новым клиентам;
По старым клиентам;
По продукту;
По дебиторке;
По возврату ушедших клиентов.

Таким образом, мы показываем своим сотрудникам что нам очень важно. А то, как правило, они фокусируются на чём-то одном

И чаще всего это либо привлечение новых клиентов, или (хуже) работа только со старыми. В этот момент они забывают, что нужно работать с дебиторкой, что у Вас есть новый продукт, который нужно продавать, так как у него высокая маржинальность и т.д.

Бюджет компании пример Excel

Бюджетирование в Excel заключается в создании форм бюджетов в формате Excel и связывании этих форм при помощи формул и макросов. Формы бюджетов, в том числе бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств могут быть различными, с укрупненными статьями или более подробные, разбиты на длительные периоды (например, годовой бюджет по кварталам) или на более короткие периоды (например, месячный бюджет по неделям) – в зависимости от потребности финансового менеджмента в компании.

Ниже приведен Бюджет доходов и расходов (пример составления в эксель) и пример Бюджета движения денежных средств.

Рисунок 1. Бюджет доходов и расходов предприятия образец Excel.

Рисунок 2. Бюджет движения денежных средств пример в Excel.

Этапы работы

Существуют различные методы планирования продаж. Самым простым из них, но в то же время ошибочным, является учет результатов и прибыли, полученной предприятием в прошлых периодах. Постановка целей при этом будет способствовать существованию типовой ситуации, при которой планирование продаж на предприятии вроде бы существует, но для выполнения поставленных задач от менеджеров не потребуется никаких дополнительных усилий. Разумеется, для организаций розничной или оптовой торговли весьма важен анализ продаж. И планирование в этом случае будет более эффективным. Однако анализ реализации является лишь одним из шагов выполнения поставленной цели. В противном случае предприятие окажется в такой ситуации, когда у руководства и у продавцов будет иметь место различное представление о «правильных планах», которые, скорее всего, окажутся невыполнимыми.

Правильное решение поставленной задачи предусматривает доведение до каждого продавца своего объема реализации. При этом план продаж должен быть составлен с разложением по всем квотам (сечениям). Попадание в его интервал должно находиться в пределах от 85 до 105%. Возможно и перевыполнение плана в размерах 105-120%.

Рассмотрим, каковы основные этапы работы по составлению подобного документа.

Как правильно сформировать и рассчитать план продаж компании

Следующим этапом мы переходим к самим расчетам плана продаж исходя из разных условий.

При расчете плана продаж мы рекомендуем опираться на количество единиц продукции и желаемую маржинальность (или прибыльность) по данной продукции, а не на сумму общих продаж, т.к. она может вводить в заблуждение.

Если у Вас каждый год себестоимость товара не уменьшается, то Вы будете вынуждены увеличивать стоимость единицы продукции, как минимум, на размер инфляции, чтобы не терять свои средства.

Для того, чтобы правильно рассчитать объем продаж на весь год нам необходимо понять, какую заложить маржинальность на единицу продукции. Для этого мы с вами произведем расчеты: Какая же цена сможет удовлетворить желания покупателя и руководителя компании? Этот вопрос задают себе все предприниматели.

Когда Вы занимаете малую долю рынка, то простора для работы у Вас значительно больше, но бороться с серьезными конкурентами Вам намного тяжелее. Мы оказываемся между нескольких огней.

Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим Выпадающий (раскрывающийся) список на основе Проверки данных со следующими значениями: (Все); Да; Нет . Если будет выбрано значение фильтра (Все) , то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра « Да» , то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано « Нет» , то только убыточные.

Суммарные продажи подсчитаем следующей формулой массива : =СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица=A8)* ЕСЛИ($B$5=”(Все)”;1;(Исходная_Таблица=$B$5))* Исходная_Таблица)

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши ENTER нажать CTRL + SHIFT + ENTER .

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица=A8)* ЕСЛИ($B$5=”(Все)”;1;(Исходная_Таблица=$B$5)))

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение Нет (в ячейке B 5 ), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.