Как отсортировать данные в таблице excel

Фильтры

Применение автофильтра ограничивается тем, что его можно использовать только для фильтрации таблиц на основании данных в столбцах, причем не более чем по двум условиям. Фильтры же лишены этих ограничений и могут использоваться для полноценного отбора данных.

Фильтр — это сохраненный набор условий и значений фильтрации, согласно которому происходит отбор информации для отображения в представлении MS Project. Фильтры содержат условия на значения в столбцах, и поэтому (так же, как и таблицы) делятся на два типа: относящиеся к ресурсам и задачам. Соответственно, применить фильтр можно только к таблице одного типа с ним.

MS Project содержит набор предопределенных фильтров, которые позволяют быстро отбирать из таблиц наиболее необходимые данные. Список этих фильтров с описанием каждого из них можно просмотреть с помощью ссылки Доступные фильтры на странице Полезные страницы справки MS Project 2002 в индексном файле.

Работа с фильтрами осуществляется через подменю Project > Filtered for: (Проект > Фильтр). В пункте Filtered for: (Фильтр) (рис. 4.11, файл 1.mpp) указано название выбранного в данный момент фильтра, а при наведении на него курсора открывается подменю со списком фильтров, которые можно использовать для текущей

таблицы. В подменю отображается неполный список фильтров. Полный список фильтров можно получить, щелкнув на пункте More Filters (Другие фильтры).

Рис. 4.11. Работа с фильтрами осуществляется через подменю Project > Filtered for: (Проект > Фильтр)

Помимо меню для быстрого доступа к полному списку фильтров можно воспользоваться панелью форматирования (рис. 4.12, файл 5.mpp). Как вы можете заметить, первым пунктом в списке (и на панели, и в меню) идет фильтр All Tasks1 (Все задачи), при использовании которого отображаются все записи таблицы. Этот фильтр включен по умолчанию. (При открытой таблице с информацией о ресурсах фильтр будет называться All Resources (Вce ресурсы)).

Рис. 4.12. Панель форматирования позволяет получить быстрый доступ к фильтрам

При выборе любого другого фильтра данные в таблице отбираются в соответствии с условиями фильтрации. Например, если включить фильтр, отбирающий только критические задачи (пункт Critical (Критические задачи)), то число строк в таблице сразу уменьшится (рис. 4.13, файл 5.mpp).

Рис. 4.13. После включения фильтра, отбирающего критические задачи (этот фильтр выбран на панели форматирования), число строк, отображаемых в таблице, заметно уменьшилось

Фильтрация может выполняться и в другом режиме, когда строки таблицы, удовлетворяющие критериям, выделяются цветом, а остальные продолжают отображаться. Для того чтобы выделить цветом соответствующие условиям фильтра строки, нужно выбрать команду меню Project > Filtered for > More Filters (Проект > Фильтр > Другие фильтры), а затем в открывшемся диалоговом окне со списком всех фильтров (рис. 4.14) выбрать нужный фильтр и нажать кнопку Highlight (Выделить). Переключатели вверху диалогового окна позволяют переключаться между списками фильтров разных типов.

Выбранный в списке фильтр можно отредактировать, а также скопировать и создать на его основе новый фильтр, нажав соответствующую кнопку диалогового окна. Нельзя изменить лишь три фильтра: All Tasks/All Resources (Все задачи/Все Ресурсы) и Using Resource (Использование ресурса).

Вариант 3: Функция НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ

Последний вариант – единственный динамический, то есть после внесения изменений в клетках сортировка автоматически перестроится и ее последовательность будет правильной. Как вы уже поняли, для этого понадобится использовать функцию НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ.

В пустом столбце выберите первую ячейку для сортировки (желательно, чтобы она находилась параллельно ячейке с существующего столбца). Вызовите одну из указанных функций, отталкиваясь от необходимого вам типа упорядочения.
Далее в скобках укажите (C:C;СТРОКА(C1)), поменяв буквы на номер столбца сортировки.
Растяните функцию, зажав левую кнопку мыши в правой нижней точке ячейки и потянув вниз. Вы увидите, что данные указанного столбца перенесены параллельно, но соблюдена сортировка по возрастанию или убыванию. При этом исходные данные остаются в таком же хаотичном порядке, как были и раньше.

Теперь в исходном столбце вы можете вносить любые изменения для значений, а параллельные данные в отсортированном столбце поменяются в зависимости от указанных данных, но порядок все равно будет правильным.

Используйте любой из вариантов сортировки по надобности, но учитывайте, что динамически меняется только способ с применением функции. Конечно, он потребует создания дополнительного столбца, но в некоторых случаях это является оптимальным решением. Только не забудьте дать название столбцу, чтобы все пользователи таблицы понимали, для чего он нужен на листе.

Динамическая сортировка таблицы в MS Excel

Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.

Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.
Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.
Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.

Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.

Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.

Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.
Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.
В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.
Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон «фрукты» еще одно значение «помело» и проверим:

Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.

Сортировка по нескольким примерам столбцов

В приведенном выше примере для сортировки данных в диапазоне H2 в L12 на двух столбцах данных — сначала по имени, а затем по возрасту.

Выделите диапазон сортируемых ячеек.
Нажми на Главная вкладку ленты.
Нажми на Сортировка и фильтр на ленте, чтобы открыть раскрывающийся список.
Нажмите на Пользовательская сортировка в раскрывающемся списке, чтобы Сортировать диалоговое окно.
Под колонка заголовок в диалоговом окне, выберите название из раскрывающегося списка, чтобы сначала отсортировать данные по столбцу Имя.
Сортировать по параметр остается установленным для Ценности — поскольку сортировка основана на фактических данных в таблице.
Под Порядок сортировки заголовок, выберите От Z до A в раскрывающемся списке для сортировки данных Name в порядке убывания.
В верхней части диалогового окна нажмите Добавить уровень чтобы добавить второй вариант сортировки.
Для второго ключа сортировки, под колонка заголовок, выберите Возраст из раскрывающегося списка для сортировки записей с дублирующимися именами столбцом «Возраст».
Под Порядок сортировки заголовок, выберите Самый большой и наименьший из раскрывающегося списка для сортировки данных возраста в порядке убывания.
Нажмите Хорошо в диалоговом окне, чтобы закрыть диалоговое окно и отсортировать данные.

В результате определения второго ключа сортировки в приведенном выше примере две записи с одинаковыми значениями для название поля были дополнительно отсортированы в порядке убывания, используя Возраст поле, в результате чего запись для ученика Уилсона, 21 года, была до записи для второго Уилсона в возрасте 19 лет.

Способ 3: Формула сортировки

Недостатки предыдущих методов состоят в том, что они сортируют только единоразово, а динамически при внесении изменений таблица не меняется. Если вас не устраивает такой вариант, понадобится вручную создать формулу сортировки, которая при добавлении или удалении элементов автоматически пересчитает их и поставит в нужном порядке. Формул будет несколько, поскольку пока разработчики не добавили специальную функцию, которая позволяла бы обойтись без применения вспомогательных подсчетов. Весь дальнейший процесс состоит из нескольких этапов для правильного понимания принципа сортировки по алфавиту.

Шаг 1: Создание вспомогательной формулы

Основная задача – создать вспомогательную формулу, которая анализирует слова в ячейках и определяет их порядковый номер в будущем отсортированном по алфавиту списке. Это происходит при сравнении встроенными алгоритмами Excel, работающими по принципу анализа кодировки. Детально разбирать работу этой формулы не будем, только покажем ее создание.

Для работы с будущими вычислениями понадобится создать из ячеек группу, для чего их необходимо выделить и в специально отведенном поле сверху задать новое название.

Сортировка по форматированию

Часто для анализа данных делается заливка ячеек (или шрифта) цветом. С помощью сортировки можно также упорядочивать данные на основе их форматирования.

Пошаговый порядок действий:

Щелкнуть по любой ячейки из столбца, по которому будет выполняться сортировка.
На вкладке Данные выбрать группу Сортировка и фильтр , а затем выбрать команду Сортировка .
В поле Столбец укажите столбец по которому будет проводиться сортировка.
В поле Сортировка из всплывающего меню выбрать критерий сортировки: цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
Поле Порядок содержит два выпадающих списка. В первом нужно выбрать тип критерия, а во втором – размещение ячеек, отсортированных по данному критерию (строку Сверху или Снизу ).
При необходимости добавить еще один критерий сортировки, в окне Сортировка нужно выбрать кнопку Добавить уровень.

Можно также воспользоваться командой «Копировать уровень» , заменив в поле «Порядок» прежнее значение на новое.

После выбора сортировки нажать кнопку ОК.

Настройка порядка столбцов

Однако редко бывает, что столбцы в правильном порядке являются простой задачей из-за ограничений в порядке возрастания и убывания порядка сортировки для значений. Как правило, необходимо использовать собственный порядок сортировки, а Excel включает в себя параметры сортировки по цвету ячеек или шрифтов или условным символам форматирования.

Самый простой способ сообщить Excel порядок столбцов — добавить строку выше или ниже таблицы данных, содержащей числа 1, 2, 3, 4.., которые указывают порядок столбцов слева направо. Сортировка по строкам становится простым делом сортировки столбцов с наименьшей по величине строкой, содержащей числа.

После сортировки добавленная строка чисел может быть легко удалена.

Настраиваемая сортировка по алфавиту

В качестве правильной настройки вы можете воспользоваться специальным фильтром, который способствует скрытию ненужной информации или ее перемещению в другое пространство на электронном листе.

Снова заходите на Главную вкладку, переходите в раздел Редактирование, где вызываете список действий путем нажатия на кнопку Сортировка и фильтр. Здесь кликаете на отметку Фильтр.

После нажатия у вас на списке появляется флажок. Кликнув по нему, перед вами появится выпадающее окошко с инструментами для сортировки. Чтобы ими воспользоваться, необходимо знать, что конкретно нужно исключить из вашего списка.

Если некоторые объекты списка содержат лишние символы (например, точки или ненужные запятые), их можно убрать следующим образом. Открываете этот список и выбирает утилиту «Текстовые фильтры». Переходим в подпункт Содержит, так как в нашем списке присутствуют лишние знаки препинания, собственные имена с которыми в списках неуместны.

Перед вами открывается окно, в котором вы должны выбрать точный аргумент, где есть дефекты или лишние символы. Затем подтверждаете кнопкой «Ок». После этого вы увидите каким образом изменился ваш список.

Удалить установленный фильтр и сделать иную отметку для конкретного поля вы можете теми же действиями, ведь после применения любого из текстовых фильтров автоматически активизируется кнопка «Удалить фильтр».

Многоуровневая сортировка

Выделить одну ячейку из сортируемого массива данных.

Если диапазоне данных имеются пустые столбцы или строкой, то Excel автоматически воспринимает их как границы сортируемого массива данных. В таком случае следует выделить все данные, подлежащие сортировке.

На вкладке Данные найти группу команд Сортировка и фильтр и на ней выбрать команду Сортировка .
Последовательно задать уровни сортировки (определяемые именем столбца).

Нажимая на стрелку возле трех полей (Столбец, Сортировка, Порядок) необходимо выбрать:

Имя столбца для сортировки.
Тип критерия (в зависимости от того, будет ли вестись сортировка по значениям данных в столбце, или по оформлению ячейки, или по значку ячейки).
Порядок сортировки (по убыванию или по возрастанию).

Если выбранный для сортировки столбец содержит названия месяцев или дней недели, то в списке поля Порядок можно выбрать опцию Настраиваемый список и в новом окне отметить один из предлагаемых вариантов сортировки.

Как убрать фильтры с таблицы

Отменять действия – не лучший вариант, это может привести к потере важных изменений. Для отключения фильтров и сортировочных инструментов стоит пользоваться теми же инструментами. Взглянем на предыдущую отфильтрованную таблицу и попробуем удалить из нее фильтр. Нажмите кнопку с воронкой в заголовке столбца. В списке находится пункт «Удалить фильтр с <название>». Кликните по нему, и фильтрация будет отменена – исчезнувшие ячейки вернутся на лист.

Если таблица отформатирована, можно убрать из нее кнопки для настройки фильтров:

Выберите любую ячейку в диапазоне и откройте меню «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная».
Кликните по пункту «Фильтр» – он подсвечен оранжевым.

Кнопки со стрелками пропадут, но останется цветовая тема. Заменить ее можно через раздел «Форматировать как таблицу». Меню фильтров не появится снова после применения новых настроек.

В зависимости от возрастания и убывания

Данный метод сортировки осуществляется так же, как по алфавиту. Различие будет лишь в наименовании функций: «По возрастанию», а также, «По убыванию».

По нескольким полям файла

Если сортировка необходима одновременно в нескольких столбиках и по нескольким параметрам, пригодится опция под названием «Настраиваемая сортировка». Рассмотрим ее.

Шапка окна содержит следующие кнопки:

Добавление уровня;
Удаление уровня;
Копирование уровня;
Клавиши вверх и вниз.

Говоря о том, каким именно образом будет осуществлена подобная сортировка, стоит заметить, что Эксель пойдет по списку сверху. Первый уровень является наиболее приоритетным. Например, нами выбрано «сортировать людей в зависимости от имени от А до Я – выполнено.

Затем, следующее условие состоит в сортировке списка в зависимости от возраста (по увеличению). Что же получается? Имена так и останутся рассортированные по алфавиту, однако люди-тёзки будут располагаться в определенном порядке – от самых младших к самым старшим.

Итак, прежде всего, были отсортированы строчки в зависимости от имен

После этого, следует обратить внимание на имя Дарья. Их 4, однако располагаются они в той последовательности, как и были в таблице изначально

Тогда было добавлено дополнительное условие – расположить людей в от самого младшего к наиболее старшему. В итоге, наша таблица отсортирована не только в зависимости от имен, но также, по возрастам и теперь вы знаете как сортировать по алфавиту в excel.

В этой статье я покажу Вам, как в Excel выполнить сортировку данных по нескольким столбцам, по заголовкам столбцов в алфавитном порядке и по значениям в любой строке. Вы также научитесь осуществлять сортировку данных нестандартными способами, когда сортировка в алфавитном порядке или по значению чисел не применима.

Думаю, всем известно, как выполнить сортировку по столбцу в алфавитном порядке или по возрастанию / убыванию. Это делается одним нажатием кнопки А-Я
(A-Z) и Я-А
(Z-A) в разделе Редактирование
(Editing) на вкладке Главная
(Home) либо в разделе Сортировка и фильтр
(Sort & Filter) на вкладке Данные
(Data):

Однако, сортировка в Excel имеет гораздо больше настраиваемых параметров и режимов работы, которые не так очевидны, но могут оказаться очень удобны:

Сортировка по указанным числовым значениям

Анализ проделанной работы, объёмов продаж, роста прибыли, успеваемости учащихся, закупки дополнительных материалов сопровождаются выделением параметров, имеющих максимальный и минимальный показатели. Конечно, если таблица небольшая, то пользователь сумеет просто так отыскать лучший показатель. Но в тех случаях, когда Excel имеет чрезмерно большое количество строк и столбцов, без применения встроенных функций, позволяющих отсортировать таблицу, найти желаемый показатель можно, но придётся потратить большое количество рабочего времени.

Можно поступить гораздо практичнее, ознакомиться с информацией, как сортировать в Excel, и сразу приступить к практическому закреплению полученных знаний.

Фильтр по возрастанию и убыванию

Отсортировать данные по возрастанию или убыванию совсем просто. Необходимо только выяснить, сопровождается ли таблица многочисленными формулами. Если это так, то лучше всего перед тем, как сортировать данные, таблицу перенести на новый лист, что позволит избежать нарушений в формулах или случайного разрыва ссылок.

Кроме этого, запасной вариант таблицы никогда не помешает, поскольку иногда, запутавшись в собственных рассуждениях, желая вернуться к первоначальному варианту, осуществить это будет трудно, если не будет создана предварительная копия.

Итак, первоначально необходимо выделить таблицу, подлежащую проведению анализа. Далее следует перейти на новый лист, кликнуть правой кнопкой мыши, а затем кликнуть по строке «Специальная вставка». Перед пользователем на экране появится окно с параметрами, среди которых нужно выбрать параметр «Значение», после чего нажать «Ок».

Теперь дублирующий вариант создан, поэтому можно приступать к дальнейшим действиям. Чтобы полностью понять, как отсортировать таблицу в Excel по возрастанию, необходимо выделить вновь всю таблицу, затем перейти во вкладку «Данные», там среди нескольких инструментов будет находиться и желаемый «Сортировка», по которому нужно кликнуть.

В открывшемся окне параметров имеется строка «Мои данные содержат заголовки». Возле нее расположено маленькое окошко, в котором следует поставить галочку. Остаётся выставить в ниже открывшихся окнах столбец, который подлежит анализу, а также вариант желаемой сортировки: по возрастанию или убыванию. Далее соглашаемся с выставленными параметрами, после чего таблица продемонстрирует мгновенно желаемый результат, избавляя от многочасовой изнурительной работы.

Если необходимо осуществить сортировку не во всей таблице, а только в одном столбце, действия будут практически такими же, за исключением только двух моментов. Первоначально следует выделить не всю таблицу, а лишь желаемый столбик, а впоследствии, когда Excel предложит автоматически расширить диапазон, чтобы осуществить сортировку, нужно отказаться от этого, установив галочку рядом с фразой «Сортировать в пределах указанного диапазона».

Сортировка по нескольким столбцам

Я покажу Вам, как в Excel сортировать данные по двум или более столбцам. Работа инструмента показана на примере Excel 2010 – именно эта версия установлена на моём компьютере. Если Вы работаете в другой версии приложения, никаких затруднений возникнуть не должно, поскольку сортировка в Excel 2007 и Excel 2013 работает практически так же. Разницу можно заметить только в расцветке диалоговых окон и форме кнопок. Итак, приступим…

Сортировать данные по нескольким столбцам в Excel оказалось совсем не сложно, правда? Однако, в диалоговом окне Сортировка
(Sort) кроется значительно больше возможностей. Далее в этой статье я покажу, как сортировать по строке, а не по столбцу, и как упорядочить данные на листе в алфавитном порядке по заголовкам столбцов. Вы также научитесь выполнять сортировку данных нестандартными способами, когда сортировка в алфавитном порядке или по значению чисел не применима.

Сортировка с несколькими условиями (по годам/месяцам/дням)

В некоторых таблицах необходимо рассортировать данные по дате, но не целиком, а по отдельным дням. Например, годы в результате должны идти по возрастанию, а некоторые месяцы и дни – по убыванию. С помощью функций Excel можно рассортировать данные в таком порядке, не затрачивая слишком много времени на перемещение строк вручную. Воспользуемся функцией настраиваемой сортировки.

Нужно выбрать любую ячейку в таблице и открыть меню сортировки на вкладке «Данные». Кликаем по пункту «Настраиваемая сортировка» — откроется диалоговое окно.

Проверяем, что в графе «Мои данные содержит заголовки» стоит галочка. Эта опция исключает шапку таблицы из сортировки и помогает предотвратить ошибки. Далее заполним первый уровень сортировки: согласно условиям, нужно выбрать столбец «Год» и порядок «По возрастанию».

Нажимаем кнопку «Добавить уровень», чтобы установить сортировку по дополнительным условиям. В итоге диалоговое окно должно содержать три уровня для годов, месяцев и дней. Выбираем в списках нужные значения и нажимаем «ОК».

Строки встали в нужном порядке. Дни и месяцы идут по убыванию в рамках года, потому что сортировка по годам была первична. Об этом говорят надписи «Затем» на уровнях настраиваемой сортировки, относящихся к месяцам и дням.