Создание сводных таблиц в excel

Видеоинструкция

Для тех, у кого всё равно остались вопросы без ответов, ниже прилагается видеоролик с комментариями к описанной выше инструкции.

Здравствуй уважаемый, читатель!

Сегодня хочу затронуть такую важную и глобальную функцию MS Excel — это сводная таблица. Сводная таблица в Excel специализирована для того, чтобы приводит в порядок огромное количество ваших данных которые состоят, в таблице и делает ее в том виде и объеме, который вам нужен. И если вы работаете с большими обьемами данных и не использовать сводную таблицу, это равноценно рассматривать калькулятор в роли молотка. Вы просто физически не в состоянии обработать за короткое время тысячи, десяток, а то и сотню тысяч строк в которых вы храните огромное количество материала, а вот способность сводной таблицы это вам позволит сделать и не в одной форме, а в том виде который вам нужен. При всем этом, такие манипуляции ни капельки не проявляются на первоначальных данных.

Сводная таблица может динамично менять данные, значит когда вы в базу данных (исходная таблица данных) вносите коректировки, они также само собой меняют вашу сводную таблицу.

Возникает закономерный вопрос, где же применение сводной таблицы даст наибольший эффект:

во-первых, когда проделывается анализ базы данных по разнообразных критериях (город, номенклатура, персонал, время года и пр.)
во-вторых, когда просто работаешь с огромным количеством статистической или аналитической информации фильтры с выборкой совсем не могут вам помочь;
в-третьих, это когда предыдущие 2 варианта нужно постоянно пересчитывать, обновляя свою базу данных.

Хотя я может быть я и не затронул еще какие-то варианты использования, но эти я считаю основными, а остальные — это уже походные от них.

Единственный большой минус во всех сводных таблицах, это то что она не сможет быть применена если данные в ней отвечают конкретным условиям, а именно:

Каждый без исключения столбец обязан иметь собственный заголовок шапки;
Все строки и столбики вы обязаны заполнить, пробелы должны отсутствовать.
Для всех столбцов данных, должены быть определенные форматы ячеек, для тех данных, которые должны в них хранятся (пример, для поля “Дата” нужен формат календарной даты, а для поля “Контрагент” — формат текста и т.п.)
Значения в этих ячейках должны быть “единоличным”, это значит такими которые не делятся (к примеру, “Договор №23 от 03.09.2016 года” должен быть записан в 3 разных столбцах “Документ”, “Номер” и “Дата”, это позволит создавать гибкую и удобную систему). Также это возможно при помощи функции СЦЕПИТЬ.
Если вы ведете расходно-доходную табличку в которой кроме суммирования еще есть надобность отнимания, то и в базу первоначальных данных вводите данные которые уже изначально со знаком “-” и тогда в свёрнутом виде вы получите нужный вам результат;
Сама конструкция вашей сводной таблицы обязана иметь оптимальный вид.

Если вы уже выполнили все условия вы получите чудо-инструментарий для работы с вашей базой данных информации, да и не только.

Объединение листов разных рабочих книг в одну

Объединение разных файлов в один либо определенных листов в одну книгу имеет разнообразные решения. Это и стандартный вариант с копированием и вставкой листов в нужную книгу, и использование макросов, и установка дополнительных программ, специализирующихся на объединении файлов, таких например, как MergeExcel. У каждого из этих способов есть свои плюсы и свои минусы. Со своей стороны хочу предложить еще один способ решения задачи по объединению листов из разных книг в одну. Не разбираясь с программным кодом макросов и не устанавливая дополнительных программ, можно быстро расширить Excel новыми возможностями, используя дополнение, называемое надстройкой.

Надстройка по объединению различных файлов в один создана на основе макроса VBA, но выгодно отличается от него удобством в использовании. Надстройка легко подключается и запускается одним нажатием кнопки, выведенной прямо в главное меню, после чего появляется диалоговое окно. Далее все интуитивно понятно, выбираются файлы, выбираются листы этих файлов, выбираются дополнительные параметры объединения и нажимается кнопка “Пуск”.

макрос (надстройка) для объединения нескольких файлов Excel в одну книгу

Надстройка позволяет:

1. Одним кликом мыши вызывать диалоговое окно макроса прямо из панели инструментов Excel;

2. выбирать файлы для объединения, а также редактировать список выбранных файлов;

3. объединять все листы выбранных файлов в одну рабочую книгу;

4. объединять в рабочую книгу только непустые листы выбранных файлов;

5. собирать в итоговую книгу листы с заданным именем (можно использовать маску при помощи спец. символов совпадения);

6. собирать в одну книгу листы выбранных файлов с определенным номером (индексом), либо диапазоном номеров;

7. собирать листы с определенным значением в заданном диапазоне ячеек;

8. задавать дополнительные параметры для объединения, такие как:

а) присвоение листам имен объединяемых файлов;

б) удаление из книги, в которой происходит объединение данных, собственных листов, которые были в этой книге изначально;

в) замена формул значениями (результатами вычислений).

При необходимости имена листов сформированной рабочей книги можно быстро изменить при помощи надстройки для автоматического переименования листов.

Постановка задачи

Итак, сводные таблицы могут быть применены к абсолютно любым данным, но чаще всего Excel применяют для анализа различных финансовых показателей компаний или проектов, поэтому давайте рассмотрим следующий пример (скачать файл).

Допустим вы трудитесь в компании, которая является поставщиком овощей и фруктов в сетевые супермаркеты, которые находятся в нескольких крупных городах страны.

По каждой поставке в базе есть информация, которую можно выгрузить в приблизительно вот такую таблицу:

Здесь в каждой строке мы видим дату заказа, название сети супермаркетов, город, в который осуществлялась поставка, категорию товара, его наименование, цену на дату поставки, количество заказов и итоговую сумму сделки.

Информации может быть намного больше. Для упрощения задачи я взял лишь минимальный набор данных. Тем не менее данных очень много и таблица состоит из нескольких тысяч строк.

Любую компанию в первую очередь интересует прибыль и поэтому может потребоваться найти ответы на ряд вопросов, например:

Определить, в каком из городов за прошедшее время выручка была максимальной.
Какая торговая сеть позволила получить компании наибольшую выручку.
Определить категорию товаров и конкретный товар, принесшие наибольшую выручку.

В таблице представлены данные за два года, поэтому приблизительно такие же вопросы могут возникнуть у руководства компании по отношению к какому-то конкретному временному интервалу, например, какой товар был наиболее востребованным прошлым летом, или в прошлом году, какова была динамика продаж товаров разных категорий в течении года (по месяцам, кварталам) или какой из заказчиков в прошлом месяце был для компании наиболее значимым. Также часто возникает необходимость определить лидеров продаж, например составить ТОП5 товаров, на которые был наибольший спрос в определенное время.

Создание сводных таблиц

Для того чтобы построить подобную таблицу, необходимо сделать следующие действия.

Для начала ее необходимо полностью выделить.

Затем перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на иконку «Таблица». В появившемся меню выберите пункт «Сводная таблица».

В результате этого появится окно, в котором вам нужно указать несколько основных параметров для построения сводной таблицы. Первым делом необходимо выбрать область данных, на основе которых будет проводиться анализ. Если вы предварительно выделили таблицу, то ссылка на нее подставится автоматически. В ином случае ее нужно будет выделить.

Затем вас попросят указать, где именно будет происходить построение. Лучше выбрать пункт «На существующий лист», поскольку будет неудобно проводить анализ информации, когда всё разбросано на несколько листов. Затем необходимо указать диапазон. Для этого нужно кликнуть на иконку около поля для ввода.

Сразу после этого мастер создания сводных таблиц свернется до маленького размера. Помимо этого, изменится и внешний вид курсора. Вам нужно будет сделать левый клик мыши в любое удобное для вас место.

В результате этого ссылка на указанную ячейку подставится автоматически. Затем нужно нажать на иконку в правой части окна, чтобы восстановить его до исходного размера.

Для завершения настроек нужно нажать на кнопку «OK».

В результате этого вы увидите пустой шаблон, для работы со сводными таблицами.

На этом этапе необходимо указать, какое поле будет:
1. столбцом;
2. строкой;
3. значением для анализа.

Вы можете выбрать что угодно. Всё зависит от того, какую именно информацию вы хотите получить.

Для того чтобы добавить любое поле, по нему нужно сделать левый клик мыши и, не отпуская пальца, перетащить в нужную область. При этом курсор изменит свой внешний вид.

Отпустить палец можно только тогда, когда исчезнет перечеркнутый круг. Подобным образом, нужно перетащить все поля, которые есть в вашей таблице.

Для того чтобы увидеть результат целиком, можно закрыть боковую панель настроек. Для этого достаточно кликнуть на крестик.

В результате этого вы увидите следующее. При помощи этого инструмента вы сможете свести сумму расходов в каждом месяце по каждой позиции. Кроме того, доступна информация об общем итоге.

Если таблица вам не понравилась, можно попробовать построить ее немного по-другому. Для этого нужно поменять поля в областях построения.

Снова закрываем помощник для построения.

На этот раз мы видим, что сводная таблица стала намного больше, поскольку сейчас в качестве столбцов выступают не месяцы, а категории расходов.

Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов

Данные о деятельности компании иногда оказываются на разных листах в одном документе. Вновь воспользуемся Мастером сводных таблиц, чтобы получить сводный отчет.

Откройте Мастер сводных таблиц и диаграмм. В окне первого шага нужно выбрать источник данных «в разных диапазонах консолидации» и тип «сводная таблица».
На втором шаге выбираем пункт «Создать поля страницы». Откроется окно выбора диапазонов. Сначала выделяем ячейки с информацией на первом листе и нажимаем кнопку «Добавить». Далее нужно переключиться на следующий лист с данными, выделить их и нажать кнопку «Добавить». После внесения всех ячеек в список выбираем количество полей и их очередность. Если информация добавлена правильно, можно перейти к следующему шагу по кнопке «Далее».

Размещаем табличку на новом листе или на одном из существующих листов и нажимаем «Готово».

Сводные таблицы в Excel

Excel предлагает ряд стандартных шаблонов, которые позволяют сэкономить время на построении таблиц. Независимо от того какие задачи стоят перед пользователем: подсчет семейного бюджета, учет средств самозанятого или продажи юридического лица или подготовка диаграмм и таблиц для научной работы студента.

Помимо стандартных шаблонов в Excel можно реализовать функцию обработки данных при помощи сводных таблиц. Сводные таблицы являются инструментом, аккумулирующим данные из нескольких источников (таблиц).

Процесс создания сводной таблицы будет зависеть от того для каких целей она создается. Для её создания нужно выбрать те данные, которые необходимо будет перенести в сводную таблицу и воспользоваться функцией создания. Первоначально Excel предлагает шаблон. Кроме тех параметров, которые уже будут заданы, в состав таблицы можно включить иные нужные данные.

Помощь в конструировании окажут имеющиеся функции:

фильтр отчётов;
суммирование значений.

А также необходимое название строк и столбцов.

С помощью фильтра можно отсортировать необходимые данные, том числе и по цветовому решению таблиц. Например, данные в таблице можно выделить несколькими цветами и применив значение «Цвет элемента» отфильтровать эти данные. Перед сводной таблицей появится фильтр из значений которого можно будет выбрать необходимый цвет.

Наименования столбцов и названия строк служат таким же инструментом для создания фильтров. Задать можно как одно, так и несколько значений, по которым необходимо осуществить поиск информации. При работе с числовыми значениями пригодится функция «Суммирования значений». С её помощью можно сводить итоги выбранных позиций.

Сводные расчеты в Microsoft Excel — Формулы

При составлении отчетов в созданной сводной таблице, можно использовать большое количество статистических функций и формул для того, чтобы проанализировать полученные значения и базовые входящие данные.

В таблицу можно добавить, к примеру, элемент для вычисления комиссии для платежа или любой другой вид расчетного элемента.

Все формулы в столбики и строки добавляются с помощью поля «Вставка».

С помощью данной вкладки можно создать график, рассчитать элементы по формуле и построить гистограмму зависимости.

Вкладка сводных расчетов

Еще интересный материал на тему:

Практичные советы — Как объединить ячейки в Excel
Округление в Excel — Пошаговая инструкция

Как сделать сводную таблицу в excel: пошаговая инструкция

Если вы не знаете, как сделать сводную таблицу в excel, советую читать дальше. Я продемонстрирую вам подробный пример, используя вымышленные данные магазина одежды. Таблица отображает дату продажи, имя продавца, наименование и сумму проданного им товара.

Для создания сводной таблицы необходимо:

Сделайте в основной таблице выделение ячейки. Вкладка «Вставка» содержит кнопку «Сводная таблица», которую и нажимаем.
В появившемся окне прописываем диапазон либо название исходника, выбираем место создания отчета. В нашем случае это отдельный лист.
Подтверждаем решение нажатием «ОК».

Создался пустой лист, где видно списки областей и полей. Заголовки стали полями в нашей новой таблице. Сводная таблица будет формироваться путем перетаскивания полей.

Помечаться они будут галочкой, и для удобства анализа вы будете их менять местами в табличных областях. Я решил, что анализ данных буду делать через фильтр по продавцам, чтобы было видно кем и на какую сумму каждый месяц было продано, и какой именно товар.

Выбираем конкретного продавца. Зажимаем мышку и переносим поле «Продавец» в «Фильтр отчета». Новое поле отмечается галочкой, и вид таблицы немного изменяется. Категорию «Товары» мы поставим в виде строк. В «Названия строк» мы переносим необходимое нам поле. Для отображения выпадающего списка имеет значение, в какой последовательности мы указываем наименование. Если изначально в строках делаем выбор в пользу товара, а потом указываем цену, то товары как раз и будут выпадающими списками, и наоборот.

Столбец «Единицы», будучи в главной таблице, отображал количество товара проданного определенным продавцом по конкретной цене. Для отображения продаж, например, по каждому месяцу, нужно поле «Дата» поставить на место «Названия столбцов». Выберите команду «Группировать», нажав на дату. Указываем периоды даты и шаг. Подтверждаем выбор. Видим такую таблицу. Сделаем перенос поля «Сумма» к области «Значения». Стало видно отображение чисел, а нам необходим именно числовой формат Для исправления, выделим ячейки, вызвав окно мышкой, выберем «Числовой формат».

Числовой формат мы выбираем для следующего окна и отмечаем «Разделитель групп разрядов». Подтверждаем кнопкой «ОК».

Сортировка значений

Также тут можно изменить порядок отображения строк. Иногда это нужно для удобства анализа расходов. Особенно, если список очень большой, поскольку необходимую позицию проще найти по алфавиту, чем листать список по несколько раз.

Для этого нужно сделать следующее.

Кликните на треугольник около нужного поля.
В результате этого вы увидите следующее меню. Здесь вы можете выбрать нужный вариант сортировки («от А до Я» или «от Я до А»).

Если стандартного варианта недостаточно, вы можете в этом же меню кликнуть на пункт «Дополнительные параметры сортировки».

В результате этого вы увидите следующее окно. Для более детальной настройки нужно нажать на кнопку «Дополнительно».

Здесь всё настроено в автоматическом режиме. Если вы уберете эту галочку, то сможете указать необходимый вам ключ.

Обновление данных в сводной таблице в Excel

Важным вопросом является то, как сделать и обновить сводную таблицу в Excel 2010 или другой версии. Это актуально тогда, когда вы собираетесь добавить новые данные. Если обновление будет проходить только для одного столбца, то необходимо на любом её месте щелкнуть правой кнопкой мыши. В появившемся окне нужно нажать «Обновить». Если же подобное действие необходимо провести сразу с несколькими столбцами и строками, то выделите любую зону и на верхней панели откройте вкладку «Анализ» и кликните на значок «Обновить». Дальше выбирайте желаемое действие. Если сводная таблица в Excel не нужна, то стоит разобраться, как её удалить. Это не составит большого труда. Выделите все составляющие вручную, или используя сочетание клавиш «CTRL+A». Далее нажмите клавишу «DELETE» и поле будет очищено.

Создание в Excel для Windows

Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.

Примечание: Ваши данные не должны содержать пустых строк или столбцов. Они должны иметь только однострочный заголовок.
На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.
В разделе Выберите данные для анализа установите переключатель Выбрать таблицу или диапазон.
В поле Таблица или диапазон проверьте диапазон ячеек.
В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист, чтобы поместить сводную таблицу на новый лист. Можно также выбрать вариант На существующий лист, а затем указать место для отображения сводной таблицы.
Нажмите кнопку ОК.

Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц

Зачастую важные для отчета данные размещены в разных таблицах, и их требуется объединить. Воспользуемся Мастером сводных таблиц и совместим несколько баз данных в одну. Представим, что есть две таблицы с данными о наличии товаров на складе. Нужно воспользоваться инструментами Excel, чтобы объединить их в одну базу данных.

Выбираем ячейку и открываем Мастер сводных таблиц и диаграмм. Если он уже есть на панели быстрого доступа, нужно нажать на соответствующий значок. О том, как добавить инструмент на панель, рассказано в разделе «Использование Мастера сводных таблиц».
Данные находятся в двух источниках, поэтому выбираем пункт «В нескольких диапазонах консолидации». Также нужно выбрать разновидность отчета – «сводная таблица».

На следующем шаге выбираем пункт «Создать поля данных» и нажимаем «Далее».
Появится окно со списком диапазонов. Туда можно добавить несколько таблиц. Выделяем мышкой первую таблицу и нажимаем «Добавить», то же делаем со второй таблицей.

Выбираем диапазоны по очереди и даем им имена как полям сводной таблицы. Также нужно указать количество полей.

Последний шаг – выбор места для размещения отчета. Удобнее будет использовать новый лист, так новая таблица не нарушит расположение другой информации в документе.