Зачем нужен дашборд?
Дашборды – экранные формы информационно-аналитических систем — это современные отчёты, позволяющие принять управленческое решение быстро и обосновано. Классический вариант – это бумажное сообщение в определенной форме, где изложены данные, характеризующие процессы и события. Сотрудники, принимающие решения, изучают материал – и решают, что делать или от чего воздержаться. Дашбордами пользуются в продажах, маркетинге, политике, производстве, охране природы, путешествиях и так далее. Современный цифровой дашборд работает быстрее своего бумажного аналога, может быть интерактивным и содержать данные для разных категорий пользователей.
На тактическом уровне причины создания дашбордов могут быть разными:
Оцифровка бумажных отчетных форм. Например, в компании для руководства регулярно готовилась презентация со вполне определенной информацией. Эту презентацию перевели в цифровой вид, автоматизировали сбор и обработку данных — и получили экранную форму в системе.
Осознанная необходимость мониторинга в ходе развития. Компания проанализировала бизнес, выработала ряд гипотез, нуждающихся в проверке цифрами; описала ряд ключевых процессов — и сформулировала для них важные метрики (KPI). Для их визуализации и отслеживания построили дашборд.
Обобщение или детализация информации
Дашборд по конкретному процессу уже был, но стало важно получить больше данных – или посмотреть на них под другим углом. Если появляются новые пользователи с новыми запросами – возможно, будет логичнее сделать для них новый дашборд на основе работающего, а не дополнять старый данными и функциями для управления их визуализацией.
Копирование работающих решений из другой области. Взяли дашборд одного отдела — и внедрили его для других (с изменениями или без таковых); или же — посмотрели на конкурентов или партнеров и т.п.
Фигуры и WordArt
Это довольно простенький совет, но про эту возможность многие забывают. Excel (а также и Word, и PowerPoint) располагает большим количеством векторных фигур, при помощи которых можно нарисовать всё что угодно. У меня есть друг, который прекрасно рисовал в MS Office инженерные чертежи. Получалось очень недурно. Кроме этого многие фигуры могут иметь текстовые метки, которые можно привязать через именованный диапазон к ячейкам рабочего листа. А учитывая огромное количество эффектов оформления как самих фигур, так и текста внутри них, это становится незаменимым инструментом для придания dashboard визуальной привлекательности. Экспериментируйте — вам понравится!
Для вставки на лист фигуры выберите в ленте Вставка и в разделе Иллюстрации найдите кнопку Фигуры. Для вставки WordArt — на этой же ленте в разделе Текст нажмите кнопку Добавить объект WordArt. В принципе, никакой особой разницы между, скажем, фигурой Надпись и объектом WordArt нет. Это всё одно и то же, начиная с MS Office 2007.
Чтобы связать подпись фигуры с ячейкой, ячейку надо объявить в виде именованного диапазона и присвоить его фигуре в строке формул.
Создание простейшего дашборда с помощью надстройки PowerView в Excel
PowerView – это надстройка, входящая в состав Excel 2013. Вместе с PowerPivot надстройка PowerView позволяет создавать визуальные отчеты для ваших моделей данных в Excel.
Чтобы активировать надстройку, щелкните по кнопке PowerView, находящейся во вкладке Вставка в группе Отчеты.
Excel откроет новый лист PowerView (со сгенерированным названием PowerView1). К тому же, в списке вкладок появиться новая – PowerView, а в правой части экрана вы увидите панель Поля PowerView.
Чтобы отобразить данные в отчете PowerView, необходимо выбрать элементы, находящиеся в панели Поля PowerView. По умолчанию, информация будет представлена в виде маленькой сводной таблицы. Внешний вид визуализации можно изменить перейдя по вкладке Конструирование в группу Представление переключателя со следующими опциями:
- Таблица отображает выбранные данные на листе PowerView в табличном представлении. Данный вид отображения информации устанавливается по умолчанию.
- Линейчатая диаграмма отображает информацию в виде одной из выбранных линейчатых диаграмм.
- Гистограмма позволяет представить данные в виде гистограммы.
- Другая диаграмма представляет информацию в виде одной из трех доступных диаграмм: строчная, точечная и круговая.
- Карта представляет выбранные наборы данных в виде круговых диаграмм с географической привязкой к карте.
На рисунке сверху показан пример одного из видов визуальных отчетов, которые вы можете сделать с помощью надстройки PowerView. На карте отображены данные по продажам в виде кругов различных диаметров, которые показывают относительные продажи по регионам. Если вы наведете мышкой по одной из кругов, Excel отобразит текстовое поле с названием региона и значением продаж по нему.
Excel PowerView: пример создания простейшего дашборда
Чтобы продемонстрировать возможности надстройки PowerView, воспользуемся статистикой продаж компьютерной техники по регионам, которой мы уже пользовались при демонстрации работы надстройки GeoFlow (на самом деле PowerView работает практически с любыми видами данных, даже выгруженных из Azure Marketplace). Для этого выделите любую ячейку в таблице с данными и активируйте надстройку PowerView, как было описано ранее (Вставка -> Отчеты -> PowerView). Excel создаст новый лист и поместит в него сводную таблицу со всеми полями таблицы.
Уберите в панели Поля PowerView галочки с элементов Дата и Категория. На листе PowerView щелкните по заголовку поля таблицы Сумма, чтобы данные сортировались по убыванию. Измените внешний вид представления на гистограмму (Конструирование -> Представление переключателя –> Гистограмма –> Гистограмма с накоплением). У вас должно получиться вот такое Парето.
Чтобы добавить еще одно представление, снимите выделение с диаграммы, щелкнув мышкой в любом месте листа PowerView. Следующее представление будет отображать тренд продаж по датам, поэтому в панели Поля PowerView ставим маркеры напротив элементов Дата и Сумма. Меняем внешний вид, появившейся на листе PowerView, сводной таблицы на линейчатую диаграмму (Конструирование -> Представление переключателя -> Другая диаграмма–> Строка).
Осталось добавить представление карты, чтобы мы смогли проанализировать значения в зависимости от региона. Снимаем выделения со всех диаграмм, в панели справа ставим маркеры напротив полей Город, Категория и Сумма.
Появившуюся на листе PowerView таблицу превращаем в карту, для этого переходим по вкладке Конструирование в группу Представление переключателя, щелкаем по иконке Карта. В зависимости от скорости интернета и мощности вашего компьютера, вы некоторое время будете наблюдать чудную картину, как Excel раскидывает полученные данные по регионам страны.
Теперь осталось дать название нашей работе, щелкнув на поле сверху листа, раскидать полученные представления по листу и наш дашборд готов.
Стоит отметить, что все представления, помещенные на лист PowerView, связаны между собой. Если вы щелкните по любой колонке диаграммы Сумма на Город, находящейся в левом верхнем углу, колонки, соответствующие другим городам, окрасятся в серый цвет, а две оставшиеся диаграммы отобразят информацию, касающуюся только выбранного города. То же самое произойдет, если вы щелкните по любому представлению данных других диаграмм.
Основные принципы работы с дашбордом
Практически любое современное программное обеспечение должно подчиняться правилам, озвученным известным инфографером Стефаном Фью. По его словам, ПО для визуализации данных должно стоять в стороне и не мешать пользователю концентрироваться на поставленных задачах. Это должно быть неким продолжением мышления человека, чтобы тот и не думал о технической реализации и механике выбранного «софта».
Он составил ряд базовых принципов для тех, кто разрабатывает утилиты по созданию дашбордов и сами дашборды:
- Упрощайте подаваемую информацию, передавайте только суть без бесполезных деталей.
- Стройте свои дашборды вокруг сравнения информации. Визуализируйте важные показатели рядом друг с другом.
- Не заставляйте реципиентов утруждаться и что-то выискивать самостоятельно, доносите все данные наглядно.
- Используйте разные варианты визуализации одних и тех же данных, чтобы найти наиболее наглядные.
- Вместо «что?» cпрашивайте «почему?». Ответ на этот вопрос даст больше информации о выводимых в dashboard данных. Имеется в виду необходимость анализировать любые заметные изменения в показателях.
- Задействуйте дашборд как дополнение, а не как основной источник информации.
Также профессионалы в области визуализации данных рекомендуют отказаться от излишнего количество «украшений»
Они считают, что подача важной информации важнее, чем красивое оформление этой самой информации
Этапы создания дашбордов
#1. Идея и сбор требований. В компании понимают, что им нужен инструмент для мониторинга KPI или метрик бизнеса. Идея создать дашборд может появиться на общем собрании, у отдельного сотрудника или у самого аналитика.
Чтобы создать полезный дашборд, аналитик разговаривает с клиентами. Собирает требования, спрашивает, что делают клиенты, когда им нужна эта информация и как они ее используют.
#2. Сбор данных. Возможны два пути:
-
Данных нет. Например, на вашем сайте есть формы, которые заполняют потенциальные клиенты, и вы хотите измерить конверсию из открытий в отправку. Но не записываете событие открытия формы. Чтобы собрать данные, нужно добавить это событие в вашу систему аналитики или базу данных (например, через Google Tag Manager или JavaScript). Если проект использует собственную аналитическую БД, мы разрабатываем дизайн таблиц для хранения данных.
- Информация уже собрана в таблицах БД или «Google Таблицах». Тогда к ним можно подключиться сразу или написав SQL-код.
#3. Визуализация. Для нее есть две категории онлайн-инструментов:
Панель инструментов в Excel
Дашборд в Excel — мощный инструмент для визуализации информации и может радикально улучшить способ использования. Порядок создания с Dashboard в Excel:
- Выполнить планирование структуры.
- Подготовить данные для ввода.
- Привести данные к стандарту Excel с использованием их источников.
- Подготовить, консолидировать, очистить и стандартизировать исходные данные.
- Использовать эффективные способы анализа данных.
- Создать интерактивную панель инструментов.
Шаблоны дашборд в Excel отлично подходят для множества задач и не только для показа достижений компании, их в достаточном количестве можно найти в интернете, подобрав параметры под пользовательские задачи.
Например, шаблон производительности центра обработки вызовов.
Он имеет необычную аранжировку и дизайн, создатели попытались использовать возможности, предоставляемые инфографикой, которая популярна в наши дни. Этот шаблон клиентской аналитики — не что иное, как утверждение задач клиента из относительно большого источника данных Excel.
Dynamic chart of sales managers ranking
In the lower right corner is the 5th block “Rating of managers”. This is an ordinary bar chart with a grouping showing sales volumes for each manager. Its only feature is that it constantly sorts the signatures of the X axis and its indicators in descending order due to the use of the BIGGEST function in the source of its data on the “Processing” sheet:
The data range for the bar graph is A21:E22. Two lines of this range are filled with two different formulas. Formulas should be considered first from the second line of this range of cells:
- The second line contains the formula from the combination of the LARGEST and COLUMN functions, which allow you to sort the value of the final row of the first table on this sheet in the range B11:F11:
- The first line contains a formula from a combination of the INDEX and SEARCH functions to select the names of managers from the first table according to the values of the second row of this range. Thus, the order of filling the cells of the first row with the names and surnames of managers is filled in accordance with the sorting in descending order of their sales volumes:
As a result, we get a histogram for dynamic visualization of ratings of sales managers, which changes the order of the displayed series in accordance with other changes in the report.
Что за дашборд
В нашем случае — это результат работы каждого проекта. В СИБУРе выделили 12 сквозных процессов, которые начинаются в одной функции и заканчиваются в другой, то есть затрагивают почти все сферы деятельности компании. В 2021 по этим сквозным процессам мы запустили автоматизацию.
Глобальная идея в том, чтобы получить инструмент для бизнес-пользователей, благодаря которому можно быстро получить информацию и принять какое-то решение, сделав подкрепленный данными вывод
Тут важно отметить, что из-за специфики нашей работы это не онлайн-данные — это именно фактические данные, скажем, за прошедшие сутки, или за месяц. Зависит от департамента и собираемой информации
Глянул — и сразу знаешь всё самое важное о состоянии закупок
Со стороны дашборд может показаться чем-то избыточным или не самым важным, но для большой производственной компании вот так взять и вывести наглядно подробные данные даже за вчера — это так же критично, как ехать в авто и поглядывать на спидометр. Помогает контролировать ситуацию прямо здесь и сейчас, просто в случае с авто горизонт принятия решений на основе данных спидометра это секунды, а на наших объектах это равноценно пингу в сутки.
What is an Excel Dashboard and how does it differ from a report?
Let’s first understand what is an Excel dashboard.
An Excel dashboard is one-pager (mostly, but not always necessary) that helps managers and business leaders in tracking key KPIs or metrics and take a decision based on it. It contains charts/tables/views that are backed by data.
A dashboard is often called a report, however, not all reports are dashboards.
Here is the difference:
- A report would only collect and show data in a single place. For example, if a manager wants to know how the sales have grown over the last period and which region were the most profitable, a report would not be able to answer it. It would simply report all the relevant sales data. These reports are then used to create dashboards (in Excel or PowerPoint) that will aid in decision making.
- A dashboard, on the other hand, would instantly answer important questions such which regions are performing better and which products should the management focus on. These dashboards could be static or interactive (where the user can make selections and change views and the data would dynamically update).
Now that we have an understanding of what a dashboard is, let’s dive in and learn how to create a dashboard in Excel.
Зачем собирать данные на экране
Дашборд — это доска, на которой собраны графики и таблицы. Например, график на смартфоне, который показывает, сколько шагов вы сделали за неделю. На интерактивных дашбордах есть фильтры или кнопки. Их можно нажать, чтобы дашборд перестроился.
Сейчас популярно собирать данные на одном экране. Так удобнее принимать решения на основе данных и делиться информацией внутри компании. Поэтому дашборды востребованы. Как показывает мой опыт, их заказывают сотрудники, которые хотят принимать решения или отслеживать метрики. Так CEO может увидеть и оценить весь бизнес, отдел маркетинга — воронку привлечения лидов, а отдел продаж — распределение лидов по этапам.
Основные метрики: о чем они говорят
ARPU (Average Revenue Per User, средний платеж одного клиента в месяц)
Наш опыт показывает, что на разных тарифах клиенты ведут себя неодинаково: здесь и отличный коэффициент конвертации в лиды, и разный средний чек, который не равен цене тарифа, так как есть еще дополнительные опции, разный отток клиентов.
Поэтому мы прогнозируем ARPU отдельно по каждому тарифу. Это намного полезней, чем если бы мы считали общий ARPU — так получалось бы что-то вроде средней температуры по больнице. Сейчас же мы можем прогнозировать, как ARPU изменится в течение года по каждому тарифу.
MRR (Monthly Recurring Revenue, регулярный месячный доход)
MRR показывает ежемесячный платеж всей клиентской базы в идеальных условиях, когда все платят помесячно и без скидок. Это ключевая метрика, которая позволяет понять, насколько быстро растет компания.
Например, в «МоемСкладе» в декабре традиционно есть акция, когда можно с большой скидкой оформить годовую подписку на сервис. Поэтому в декабре выручка вырастает в два раза.
Но это не значит, что теперь у вас каждый месяц будут такие показатели: напротив, компания может просесть по выручке в следующие месяцы, так как многие клиенты купили годовую подписку за меньшие деньги.
Фото: Unsplash
MRR же позволяет точно узнать, насколько выросла (или наоборот) ваша компания. Даже если деньги вы увидите несразу (клиент в этом месяце продлевал trial), все равно будет понятно, что компания выросла на условные пять процентов.
Есть еще одна похожая метрика – ARR (Annual Recurring Revenue), которая показывает то же самое, но за годовой период. Ее больше используют на Западе, и она скорее подходит для более дорогих продуктов. Там, где используется ежемесячная подписка, лучше смотреть на MRR.
Качество лидов в конкретном месяце
Важно измерять не только количество новых клиентов в месяц, но и число новых клиентов из регистраций за этот месяц (оно будет постепенно расти). Эта конверсия показывает качество лидов за период: например, сколько зарегистрированных пользователей в феврале стали платными клиентами. Фото: Unsplash
Фото: Unsplash
Такая статистика в нашей компании ведется с 2012 года. То есть прямо сейчас мы можем посмотреть, сколько зарегистрированных семь лет назад пользователей оплатили подписку.
Так мы понимаем, насколько хорошо работает маркетинг, какого качества лиды получаются из текущего трафика, видим конверсию и продажи по когортам. Показатели в динамике намного полезней для понимания того, как работает ваш бизнес.
Churn, процент ежемесячного оттока клиентов
Churn правильнее считать в процентах оттока MRR. Считать отток количества аккаунтов – проще, но не так полезно. Если вы будете считать в процентах оттока MRR, то будете знать, сколько денег потеряли.
Для этого нужно посчитать, сколько платил каждый из ушедших клиентов. Отток MRR может составлять 15%, а может 50%, ведь какие-то клиенты платят больше, какие-то – меньше.
LTV (Lifetime Value)
LTV показывает, сколько вы заработали на одном клиенте за все время
Здесь также важно учитывать метрику CAC (Customer Acquisition Value) – стоимость привлечения клиента (затраты на рекламу, зарплата сейлзам – сама по себе эта метрика довольно сложная)
Только после того, как LTV обгонит CAC, клиент по-настоящему начнет приносить вам прибыль — до этого, фактически, его платежи просто окупали стоимость его привлечения.
Что мы изучим в этой статье?
Как можно визуализировать данные при помощи таких средств, как «фигуры» и объекты «WordArt».
Автоматическая сортировка таблиц по факту изменения одной ячейки. То есть, если ячейка A3=1, то таблица сама (!), только при помощи формул сортируется по имени продукта, а если A3 изменяет своё значение на 2, то таблица пересортировывает себя по убыванию продаж.
Рассмотрим очень интересный вариант получения мини-таблицы с полосой прокрутки, которая проецируется на большую таблицу на другом листе. Это крайне актуально в связи с тем, что места в любой dashboard всегда не хватает.
И в качестве вишенки на торте, я покажу, как совместить сортировку и мини-таблицу, и обучить последнюю сортироваться, когда пользователь всего-лишь наводит указатель мыши на название колонки (ничего не нажимая!). Это выглядит очень эффектно и продвинуто.
В каких инструментах собирать дашборды
Разные инструменты подходят для разных задач. Например, у нас в Яндексе существует большое количество операционных отчетов, которыми пользуется много сотрудников. Для таких задач неплохо подходит Tableau: в нём мы создаем отчетность для всей компании, в том числе для менеджеров продуктов. А какие-то более простые и быстрые визуализации собираем, например, в Yandex DataLens. Это тоже BI-инструмент: он проще Tableau, но хорошо подходит для ad-hoc исследований и простых дашбордов. То есть у каждого инструмента есть свои слабые и сильные стороны.
Я для себя определил такую иерархию инструментов визуализации:
- Инструменты для исследования данных и представления результатов в виде набора графиков. Это «исследовательские» языки программирования и ноутбуки.
- Инструменты для простых дашбордов и быстрой аналитики. В основном это облачные BI-системы типа DataLens, QuickSight, Graphana
- Инструменты для операционной и регулярной отчетности. Это современные BI-платформы: Tableau, Power BI, Qlik.
- Фронтенд-языки и библиотеки для создания сложных аналитических инструментов или дашбордов с большим охватом пользователей. Это JS, d3.js, highcharts.js и т.п.
R, Python и другие языки программирования и библиотеки визуализации подходят для быстрого анализа и сложных аналитических расчетов. Например, аналитик закидывает данные в свой Jupiter Notebook, запускает эксперименты, формирует гипотезы и выводит результаты. Чаще всего это разовые задачи, которые выполняют на выходе какого-то исследования — и такие визуализации не переходят в категорию регулярной, операционной отчетности.
Пример визуализации с помощью Python-библиотеки matplotlib.
Простые инструменты визуализации. Они помогают, когда мы хотим что-то проверить на уже готовых данных. При этом не надо делать какие-то сложные расчеты — достаточно извлечь из базы текущие данные и поработать с ними. Для этого подходят Yandex DataLens, Google D, Excel и так далее. Пользователь может просто подключиться к ним и самостоятельно вытянуть, визуально отобразить и посмотреть необходимые данные. В таких инструментах основной акцент делается на удобстве извлечения данных.
Пример визуализации данных в Yandex DataLens. Посмотреть в высоком разрешении
Tableau, Power BI — специальные инструменты для построения отчетности. Они помогают создавать дашборды, которыми люди пользуются на регулярной основе — то есть в тех случаях, когда в компании складываются более или менее постоянные процессы. Например, с их помощью удобно на ежедневной основе следить за здоровьем мобильного приложения: открывать отчеты каждое утро, проверять важные показатели, изучать графики. В таких «промышленных» инструментах хорошее соотношение между стоимостью разработки и качеством отчетов.
Пример визуализации в Tableau из публичного аккаунта Романа. Посмотреть в высоком разрешении
D3.js, Highcharts.js и т.п. подходят для сложной кастомной аналитики, например, для анализа рынка ценных бумаг или данных из биотеха. С их помощью можно собирать и тонко настраивать практически идеальные дашборды: они работают быстро и выглядят очень красиво.
Сервис для анализа рынка ценных бумаг от «Лаборатории данных». Смотреть в высоком разрешении
What Is A Excel Dashboard?
A dashboard is a visual representation of KPIs, key business metrics, and other complex data in a way that’s easy to understand.
Let’s be real, raw data and numbers are essential, but they’re super boring.
That’s why you need to make that data accessible.
What you need is a Microsoft Excel dashboard.
Luckily, you can create both a static or dynamic dashboard in Excel.
What’s the difference?
Static dashboards simply highlight data from a specific timeframe. It never changes.
On the other hand, dynamic dashboards are updated daily to keep up with changes.
So what are the benefits of creating an Excel dashboard?
Similar to Google Sheets dashboards, let’s a look at some of them:
- Gives you a detailed overview of your business’ Key Performance Indicators at a glance
- Adds a sense of accountability as different people and departments can see the areas of improvement
- Provides powerful analytical capabilities and complex calculations
- Helps you make better decisions for your business