Баланс рабочего времени с примером в excel

Порядок заполнения форм Т-12 и Т-13

При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

• в форме N Т-12 (графы 4, 6) — две строки;
• в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 — 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 — 34.

Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:

• при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
• при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

Нахождение даты, отстоящей от указанной на заданное количество дней, недель, месяцев с учетом праздников и выходных или без него.

Для того чтобы найти дату, отстоящую от указанной на заданное количество дней используются функции РАБДЕНЬ и ЧИСТРАБДНИ. Разница между ними только в том, что ЧИСТРАБДНИ позволяет задать произвольные выходные дни, а РАБДЕНЬ использует стандартный для данной страны вариант.  Для нашей страны это суббота и воскресенье.

Функция РАБДЕНЬ пишется так:

=РАБДЕНЬ(1;2;3)

1 – начальная дата, ОТ КОТОРОЙ ПОЙДЕТ ОТЧЕТ. Эта дата в число добавляемых дней НЕ ВХОДИТ!

2 – количество рабочих дней. Функция найдет дату последнего дня из указанного количества

3 – праздники. Показывают в виде диапазона, прописывают в виде массива в фигурных скобках. Если в рабочем периоде праздников нет, то не указывают. Либо указывают на диапазон с ними.

Для функции РАБДЕНЬ.МЕЖД используют такую запись:

= РАБДЕНЬ.МЕЖД(1;2;3;4)

1 – начальная дата, ОТ КОТОРОЙ ПОЙДЕТ ОТЧЕТ. Эта дата в число добавляемых дней НЕ ВХОДИТ!

2 – количество рабочих дней, функция покажет дату последнего из них.

3 – выходные дни. Excel предлагает на выбор числовые коды для выходных, но можно поступить проще. Надо указать дни недели в виде строки из единиц и нулей. Первый знак будет относиться к первому дню недели (у нас это понедельник, у кого-то воскресенье). Единицами указывается выходные дни. Например, если для стандартных выходных в субботу и воскресенье используется запись – «0000011». Не забываем про кавычки!

4 – праздничные дни

 Разберем такую пример. На выполнение работы по ремонту требуется согласно нормативу 15 рабочих дней. Какого числа работы должны быть закончены в Казахстане, если они начаты 22 апреля 2020 года при условии стандартных выходных или выходных по понедельникам. Праздничные дни Казахстана в мае 2020 года – 1 мая, 7 мая, 9 мая. Пи этом так как 9 мая выпало на субботу, поэтому согласно правилам и постановлению день отдыха перенесен на 8 мая.

Решения задачи следующее

Рисунок 4

Обратите внимание, что в функции РАБДЕНЬ.МЕЖД можно вообще убрать выходные, оставив только праздники и указов для параметра «выходные дни» строку их 7 нулей. В функции РАБДЕНЬ это невозможно, в ней выходные дни используются автоматически

И еще. Результатом работы обеих функций будет значение в числовом виде. Для преобразования их в формат дат воспользуйтесь форматом даты или примените к результату функцию ТЕКСТ, указав сначала полученное значение, а затем в кавычках нужный формат. Если нужно, чтобы дата выглядела как «число.номер месяца.номер года из 4 цифр», то есть вот так – 15.05.2020  -, тогда формат будет таким «ДД.ММ.ГГГГ».

Рисунок 5

Для получения даты, отстоящей от указанной на заданное количество месяцев используем функцию ДАТАМЕС. Для нее надо указать начальную дату и количество месяцев, которые надо прибавит или отнять.

Рисунок 6

 В качестве варианта используется функция ДАТА. Вначале мы извлекаем из начальной даты ДЕНЬ, МЕСЯЦ и ГОД соответствующими функциями. Затем к нужному промежутку добавляем требуемое количество. И наконец, функцией ДАТА превращаем это все в дату. В функции ДАТА вначале указываем ГОД, затем МЕСЯЦ и последним ДЕНЬ.

Все вместе выглядит так:

Рисунок 7

Обратите внимание, что для этих функций преобразование в формат даты не требуется. Функцию ДАТА применяют и для нахождения даты через заданное количество недель

Надо только это количество умножить на 7, а результат прибавить к значению функции ДЕНЬ.

https://i.postimg.cc/4xxFrFKS/image9.jpg

Рисунок 8

Нормативный баланс рабочего времени

Фактический баланс рабочего времени составляется на основе следующих показателей:

• календарный фонд — включает в себя то количество дней, которые входят в рассматриваемый период, обычно это год;
• номинальный срок — из календарного периода вычитаются все выходные и праздники;
• максимальный — от номинального показателя отнимается полагающийся отпуск;
• явочный — учитываются те дни, когда работник не явился на работу;
• фактический — исключаются также все простои.

Дополнительно нормативный баланс рабочего времени может включать в себя следующие затраты:

• простои по объективным обстоятельствам;
• чрезвычайные ситуации;
• потери из-за личных причин со стороны сотрудников.

К последнему пункту относится халатность, разговоры с коллегами и по телефону, решение личных проблем. Для их выявления необходимо проведение фотографии рабочего времени. Она поможет установить фактическое время, которое требуется на исполнение обязанностей. На основе полученных данных могут формироваться сроки и нормативы уже по производственному календарю.

Расчет баланса рабочего времени

Планирование и расчет баланса рабочего времени осуществляется с учетом перечисленных показателей. Для наглядного обозначения нередко используют их коэффициенты. Чтобы найти их, рассчитывают соотношение фактического значения к нормативному по календарю. Полученный результат также можно перевести в проценты.

К примеру квартал имеет 91 день. Из них 25 дней — выходные и еще три — праздничные. Итого отработать нужно лишь 63 дня. Это нормативный показатель.

Из них работник вышел на работу лишь 59 смен, то есть имеет 4 прогула. Коэффициент составит их отношение к норме, то есть 0,063, или 6,3%. Аналогичным образом выявляются простои и другие потери.

Баланс рабочего времени включает в себя следующие аспекты:

• периоды, в течение которых работник выполнял свои трудовые обязательства;
• время, которое не использовалось по объективным причинам;
• потери — то время, которое не использовалось сотрудником для исполнения обязанностей.

Имеются несколько основных этапов составления данного документа. Весь процесс подразумевает следующий порядок действий:

• рассчитывается прогнозируемый показатель по календарю, учитывающий нормативное время труда, а также данные по отпускам и иным неявкам, регламентируемым законодательством;
• учитываются также те периоды простоев, которое ожидаются со стороны работодателя, здесь же может учитываться возможная нетрудоспособность работника;
• определяется средний показатель — продолжительность смены умножается на нормативные дни работы, после чего результат делится на количество работников.

Соотношение полученного результата к продолжительности смены является коэффициентом, определяющим отличие эффективности фактической выработки рассчитываемого подразделения от нормы труда.

После составления прогнозируемых нормативов по календарю и фактических, происходит сравнение их положений. На основе различий и рассчитывают те меры, которые необходимо принять для повышения эффективности труда.

Годовой баланс рабочего времени

Годовой баланс представляет собой прогнозируемый календарный год, в течение которого рассчитываются все трудовые дни, выходные и праздничные. Именно данный документ содержит в себе такие показатели как:

• регламентированные отпуски;
• ожидаемые простои;
• иные возможные причины производственных потерь.

На основе данного норматива осуществляют расчет основных коэффициентов. Однако рассчитываются они лишь по истечению указанного года и составлению фактического отчета.

Баланс рабочего времени одного рабочего

Баланс времени одного среднесписочного работника — это инструмент, который используется работодателем для определения эффективности работы отдельного сотрудника. Расчет используемых показателей осуществляется на индивидуальном уровне.

Как и в общем случае, создается изначально прогнозируемый баланс по календарю, который является нормативной базой. По истечению расчетного периода составляется отчет с фактическими значениями. Сравнение двух документов позволяет выявить производительность труда отдельного работника и возможности повышения ее эффективности.

Виды

Уже было указано, что составление баланса рабочего времени позволяет определить и повысить эффективность затрачиваемого времени. Он составляется в организации в комплексном формате и с учетом норм Трудового Кодекса. В законодательном плане не предусматривается, чтобы работник занимался данным процессом, поэтому можно смело сказать, что составление подобной статистической таблицы является инициативой самой организации.

Существует несколько видов баланса рабочего времени, которые затем сопоставляются для сравнительного анализа. Но в независимости от них, каждый баланс содержит следующую информацию:

1. Календарные дни (общее количество).
2. Количество занятых дней (в соответствии с законодательством, за исключением выходных и праздников).
3. Количество неявок, которые могли произойти по причине болезни, уважительной причины или отпуска.
4. Количество потерянного времени, которое вызвано прогулами или простоями.

Когда возникает потребность в выявлении эффективности использования рабочего времени, за основу берут два вида баланса рабочего времени: плановый и фактический. В качестве примера можно рассмотреть составление рабочего времени для 2 сотрудников, у которых организована 8-рабочая неделя и работают они пять дней в неделю.

Стоит немного изучить табличку, так как из нее можно вывести массу полезной информации. Как видно, для выявления эффективности, мы постарались рассчитать полезный фонд рабочего времени. А основанием для такого решения стали следующие показатели:

1. Общее количество календарных дней: 365.
2. Далее следует количество рабочих дней (в этом пункте стоит быть предельно внимательным и учитывать количество часов с учетом укороченного времени и не забывать вычесть выходные и праздничные дни).
3. Далее отметили неявки, но этот показатель уже напрямую зависит от самого работника. Для каждого выделяется свое количество и сумма.

Не стоит забывать, что это плановый показатель, который рассчитывается с долей вероятностей и прогностическим расчетам. После его составления следует перейти к следующему виду: фактический баланс рабочего времени.

Как видите, вторая табличка практически ничем не отличается от первой, правда, теперь информация указывается в зависимости от фактических данных, которые уже произошли. И если внимательно приглядеться, то можно заметить существенные отличия. Теперь остается только сравнить все эти значения, для получения итоговой информации.

Если проанализировать полученные данные, то можно сказать о том, что Иванов из-за превышения запланированных неявок, получил низкий показатель эффективности, следовательно, его рабочее время было занижено. А вот у Мартова наоборот, эффективность распределения рабочего времени подтвердилась.

Но стоит понимать, что приведенные таблички – это всего лишь примеры, которые популярно показывают, как сопоставляется расчет. Можно провести анализ всей организации и по общему шаблону, для этого достаточно сопоставить баланс рабочего времени с учетом особенности 2021 года. Мы его составили и выглядит он следующим образом:

Анализируя данный баланс, можно сказать о том, что при условии, что сотрудник работает 40-часовую рабочую неделю, он в среднем должен вырабатывать 20,6 дней в месяц. Если переводить это значение в часы, то получится 164,4 часа. При этом, усредненное значение календарных месячных дней имеет показатель в 29,3. Эти показатели не могут стать основной для выявления эффективности, но они могут послужить в качестве опорной информации для создания прогнозируемой таблицы.

Форма представления результатов анализа

Для проведения анализа трудовых затрат и сопоставления результатов расчета производительности труда составляют таблицы хозяйственно-экономических показателей.

В строках таблицы (по горизонтали) отображают:

• Численность работников предприятия за исследуемый период;
• Показатели трудовой деятельности: прибыль/убыток (в рублях), общий объем производства и стоимость валовой продукции, среднестатистическая зарплата работников;
• Объем производимой продукции отдельных видов.

В столбцах (по вертикали) отмечают периоды исследования данных (кварталы, годы), отклонения фактических рабочих показателей от плановых норм, проценты сравнения показателей разных периодов.

Пример таблицы использования рабочего времени:

Трудовой показатель (за год)	Фактические данные за предыдущий год	Данные за последний год	Отклонения от плановых норм	Процент отклонения от показателей прошлого года
плановые	фактические
Среднесписочное количество работников	350	370	360	-10	+10
Среднее рабочее время на одного работника	Дни работы	220	225	218	-7	-2
Часы работы	1804	1800	1766	-34	-38
ФРВ (в часах)	280 000	285 000	283 000	-2 000	+3 000
Количество сверхурочных рабочих часов	200	175	175	25
Длительность трудового дня (в часах)	8.2	8.0	8.1	0.1	-0.1

В анализе использования рабочего времени учитывают показатели работы производственного персонала (рабочих и инженеров, занятых в выпуске продукции), а также сотрудников административных отделов, медпункта, столовой, библиотеки.

Продуктивность персонала можно измерить с помощью DLP-системы «СёрчИнформ КИБ», которая собирает развернутые данные об активности сотрудников в программах и на сайтах.

Для подведения итогов использования человеческих ресурсов также составляют таблицу среднегодового распределения рабочих дней на одного сотрудника. При этом за основу берут данные ежегодного Производственного календаря РФ.

В таблицу вносят следующие показатели:

• Число календарных дней и часов текущего года;
• Количество праздничных и предпраздничных рабочих дней;
• Номинальный ФРВ;
• Количество неявок на работу, в том числе из-за пребывания в ежегодном, учебном или неоплачиваемом отпуске, из-за болезни, вынужденных простоев или прогулов;
• Явочный ФРВ (разница между максимально возможным фондом и количеством неявок по различным причинам);
• Фактически использованный ФРВ (разница между явочным фондом и количеством простоев в течение целого рабочего дня);
• Длительность рабочей смены;
• Количество часов переработки.

Каждому из этих показателей соответствуют плановые и фактические данные. Приводится разница между ними, рассчитанная на одного работника и на весь персонал.

Анализ сведений, содержащихся в таблицах, позволяет сделать выводы о возможной корректировке режима работы для отдельных сотрудников.

По данным о количестве человеко-часов и дней, а также о длительности рабочей смены рассчитывают коэффициенты использования трудового времени в течение дня, квартала, года.

Также рассматривают возможность изменения продолжительности и очередности предоставления отпусков. Рассчитывают компенсацию за переработанные часы, сокращают рабочее время на вредных производствах.

Принимают меры по укреплению трудовой дисциплины, устранению простоев из-за поломки оборудования или перебоев с поставкой сырья.

При анализе использования рабочего времени учитывают характер производства (непрерывность, сезонность).

Праздничные дни в России в 2021 году

Трудовым кодексом РФ в статье 112 устанавливаются праздничные дни, которые считаются нерабочими на всей территории России:

• Новогодние каникулы — с 1 по 8 января;
• Рождество Христово – 7 января;
• День защитника Отечества – 23 и 24 февраля (выпадает на вс);
• Международный женский день – 8 и 9 марта;
• Праздник Весты и Труда – 1 мая, 4-5 мая;
• День Победы – 9, 11 мая;
• День России – 12 июня;
• День народного единства – 4 ноября.

Субъектам РФ разрешено статьей 6 ТК устанавливать своими нормативными актами дополнительные праздничные дни, в том числе религиозные, когда жители данной территории освобождаются от работы.

Почему специалистам по управлению персоналом нужен калькулятор трудозатрат

По очень простой причине — в отличие от представителей других профессий большинство нанимателей ожидает от специалистов по управлению персоналом настоящих подвигов.

Если дословно цитировать описания вакансий, то менеджер/директор по персоналу:

«Повышает лояльность и вовлеченность персонала».

«Выстраивает кадровую политику/стратегию и контролирует ее реализацию».

«Развивает систему оценки и управления талантами».

«Выстраивает и обеспечивает эффективную коммуникацию между сотрудниками и подразделениями».

«Формирует корпоративный имидж и HR-бренд».

«Развивает корпоративную культуру».

«Обеспечивает развитие карьеры, создает условия для развития и идентификации наиболее талантливых сотрудников».

«Создает эффективную систему обмена информацией в компании».

«Контролирует рентабельность персонала».

«Формирует эффективную организационную структуру».

» Оптимизирует численность персонала».

«Быстро и эффективно разрешает конфликтные ситуации».

«Внедряет мотивационные программы материальной и нематериальной мотивации, программы удержания профессиональных производственных и административных кадров».

В общем, HR «администрирует все HR-процессы», «строит структуру HR «с нуля» и постоянно «разрабатывает, анализирует, структурирует, внедряет, контролирует, организует, создает и обеспечивает».

Справедливости ради нужно отметить, наниматели не забывают и про такие прозаические обязанности, как ведение кадрового делопроизводства и подбор персонала, но объем этих работ мало кто рассчитывает.

Объем занятости HR-специалистов в части бюджетирования затрат на персонал, разработки систем мотивации и организации обучения может существенно отличаться в разных компаниях, поэтому часто бывает непредсказуем.

Подводя итог, можно сказать, что издержками профессии специалиста по управлению персоналом часто являются несколько завышенные ожидания нанимателей по отношению к результатам работы службы персонала и расплывчатые представления о том, что он будет делать для достижения поставленных целей.

Чтобы избегать взаимного разочарования HR-специалистов и нанимателей, стоит формировать и согласовывать реалистичные планы, в которых результаты работы HR-специалистов описаны реалистичнее, чем абстрактные «оптимизация» и «формирование».

Решению этой задачи и может помочь HR-калькулятор.

Праздничные дни в России в 2021 году

Трудовым кодексом РФ в статье 112 устанавливаются праздничные дни, которые считаются нерабочими на всей территории России:

• Новогодние каникулы – с 1 по 8 января;
• Рождество Христово – 7 января;
• День защитника Отечества – 23 и 24 февраля (выпадает на вс);
• Международный женский день – 8 и 9 марта;
• Праздник Весты и Труда – 1 мая, 4-5 мая;
• День Победы – 9, 11 мая;
• День России – 12 июня;
• День народного единства – 4 ноября.

Субъектам РФ разрешено статьей 6 ТК устанавливать своими нормативными актами дополнительные праздничные дни, в том числе религиозные, когда жители данной территории освобождаются от работы.

Скачать календарь на 2021 год в Excel

Нормы рабочего времени в 2023 году

Расчет нормы рабочего времени в 2023 году производится в зависимости от продолжительности недельного рабочего времени. За рабочую неделю принимается пятидневка с двумя выходными днями (суббота и воскресенье) с установленной продолжительностью работы в день:

• при 8-часовой смене – 40-часовая неделя;
• при 7,2-часовой смене – 36-часовая;
• при 4,8-часовой смене – 24-часовая.

Смена, предшествующая праздничному нерабочему дню, подлежит уменьшению на 1 час, согласно ч. 1 ст. 95 ТК РФ.

Поэтому в 2023 году на час меньше станут дни: 30 апреля, 8 мая, 11 июня, 3 ноября, 31 декабря. Правило сокращения на 1 час смены действует и при переносах.

В итоге в этом году работники, осуществляющие трудовую деятельность по пятидневной рабочей неделе, на час меньше отработают 5 рабочих дней.

Норма рабочего времени вычисляется путем умножения количества часов в рабочей смене (8, 7,2 или 4,8) на количество рабочих смен в месяц по производственному календарю.

Месяц /Квартал /Год	Количество дней	Рабочее время (час)
Календарных	Рабочих	Выходных	40 час/нед	36 час/нед	24 час/нед
Январь	31	17	14	136,0	122,4	81,6
Февраль	29	19	10	152,0	136,8	91,2
Март	31	21	10	168,0	151,2	100,8
Апрель	30	22	8	175,0	157,4	104,6
Май	31	17	14	135,0	121,4	80,6
Июнь	30	21	9	167,0	150,2	99,8
Июль	31	23	8	184,0	165,6	110,4
Август	31	21	10	168,0	151,2	100,8
Сентябрь	30	22	8	176,0	158,4	105,6
Октябрь	31	22	9	176,0	158,4	105,6
Ноябрь	30	20	10	159,0	143,0	95,0
Декабрь	31	23	8	183,0	164,6	109,4
1 квартал	91	57	34	456,0	410,4	273,6
2 квартал	91	60	31	477,0	429,0	285,0
3 квартал	92	66	26	528,0	475,2	316,8
4 квартал	92	65	27	518,0	466,0	310,0
2023 год	366	248	118	1 979,00	1 780,60	1 185,40

Количество рабочих смен и норма времени работы отражены в производственном календаре помесячно и поквартально.

Порядок ведения

Документ позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочное время и переработки и получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы. Форма табеля учета рабочего времени в 2019 г. прежняя, она не менялась с 2004 г., когда была утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Приказ на составление формы документа издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения. Ведомость составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.

Всего у табеля две формы — T-12 и T-13, которые утверждены тем же Постановлением Госкомстата. Первая форма позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Вторая, напротив, содержит только графы для заполнения фактически отработанного времени.

Ведение учета рабочего времени сотрудников Timesheet

Табель учета Timesheet ведется каждым сотрудником по отдельности и состоит из двух листов: «Табель» и «Справочник». Давайте для удобства разделим лист «Табель» на области и рассмотрим заполнение каждой из них. 

1. Зеленая зона – общая информация о сотруднике: ФИО сотрудника, занимаемая должность.
2. Красная зона – список задач. Заполняется номер задачи (порядковый номер, либо номер из системы учета задач, если такая используется), задача и активность (или тип задачи). Столбец Активность – поле с выпадающим списком, который подтягивается с листа «Справочник», что дает возможность завести любое количество активностей, актуальных для Ваших сотрудников, но которые Вы хотели бы поделить задачи. Данная классификация позволит нам в дальнейшем проанализировать трудозатраты персонала по типу активности за любой расчетный период.
3. Желтая зона – трудозатраты (часы). Сотрудник оценивает свои временные затраты по каждой задаче и вписывает их в соответствующие ячейки. Для удобства в 7й строке и столбце «Итого» автоматически считаются суммы трудозатрат по дню и по задаче.
4. Синяя зона – управление отображаемым периодом. Для того чтобы отобразить данные за конкретный период выберите даты «с-по» и нажмите кнопку «Обновить». В таблице отобразятся актуальные данные за выбранный период, автоматические суммы пересчитаются.

 Для добавления новой задачи в табель выберите первую пустую строку в конце списка задачи и введите необходимые данные. Не используйте вставку строки, чтобы не нарушить порядок расчетов. Удаление задачи осуществляется с помощью операции удаления строки. Задача может быть удалена из любой части табеля.

Пример листа «Справочник» программы Табель учета времени excel приведен ниже:

На листе «Справочник» необходимо ввести активности, на которые Вы хотите разделить трудозатраты Вашего персонала. Список автоматически подтянется в поле выбора «Активность» листа «Табель».

Баланс времени одного среднесписочного рабочего

На одного человека составляют балансы, как правило, на промышленных предприятиях.

Этапы составления:

1. Определение количества рабочих дней. От числа календарных дней отнимаются праздники и выходные, неявки на работу по уважительным причинам, простои (если они заняли целый день).
2. Расчет продолжительности трудового дня. От номинальной продолжительности отнимаются установленные законодательством временных потерь (для кормящих матерей, для работающих в тяжелых условиях и т.д.).
3. Расчет эффективного фонда времени одного среднесписочного рабочего.

Внесем показатели и известные величины в таблицу Excel:

Все остальные числовые значения по показателям найдем с помощью формул:

1. Нерабочие дни (строка 2): праздничные + выходные (=C4+C5).
2. Номинальный фонд (строка 3): календарные дни – нерабочие (=C2-C3).
3. Неявочные дни (строка 4): сумма всех дней, пропущенных по уважительным и неуважительным причинам (=СУММ(C9:C15)).
4. Явочные дни (строка 5): номинальный фонд– неявки (=C6-C7).
5. Временные потери (строка 7): сумма всех «сокращений» трудового дня, связанных с праздниками и льготными условиями труда (=СУММ(C20:C24)).
6. Средняя продолжительность рабочего дня (строка 8): среднеарифметическая величина, взвешенная с учетом установленной государством продолжительности рабочей смены. Формула: =(C17*(C17*C16)+5*C18)/((C17*C16)+C18)).

Разделим по «математическим» действиям:

1. Сначала найдем бюджет рабочего времени: продолжительность смены * явочные дни.
2. При пятидневной рабочей неделе в числителе: установленная продолжительность смены * бюджет раб. час + 5 * временные потери.
3. В знаменателе: сумма бюджета и потерь.

Полезный фонд (строка 9): бюджет рабочего времени (продолжительность раб. дня * явочный фонд) – временные потери. Формула: =(C17*C16)-C18.

Результат расчетов:

Фактический и нормативный балансы рабочего времени

Расширяем таблицу с нормативным балансом – добавляем столбец с фактически использованным рабочим временем за период и с отклонениями.

Скачать баланс рабочего времени
Скачать табель учета рабочего времени